SAP VW - BlueGastro - Nastavenia externého systému

Táto kapitola popisuje nastavenia externého systému SAP VW a takisto aj postup importov hostí, ktorých poskytuje SAP a exportov dotovaných tovarov pre SAP.

Externý systém SAP VW

Externý systém SAP VW je dostupný cez menu Servis -> Špeciál -> Externé systémy -> SAP VW. Prístup ku tejto funkcii nie je licenčne obmedzený, avšak bez licencie nie je možné prepojenie na systém SAP VW povoliť.

záložka Základ

Na tejto záložke sa definujú základné vlastnosti externého systému SAP VW.

• Názov - používateľom definovaný názov externého systému
• Číslo - systémom pridelené číslo externého systému
• Povolený - príznak povoleného systému
• Kódovani - nastavenie predvoleného kódovania pre vstupný súbor pre import a takisto pre export
• Import - nastavenia pre automatický import (viacej o importe je v časti Manuálny import)
  • Čas - čas spustenia automatického importu
  • Cesta - cesta k súboru pre import
• Export - nastavenia pre automatický export
  • Čas - čas spustenia automatického exportu
  • Cesta - cesta a názov súboru pre export, do názvy je možné doplniť aj kódy, na základe, ktorých systém Asseco BLUEGASTRO zapíše dátum generovania súboru. DD - predstavuje deň, MM - mesiac, YYYY - rok. Upozornňujeme - skrátená forma YY nie je podporovaná.

záložka Skupiny hostí

Táto záložka slúži na vytváranie a modifikáciu skupín hostí. Skupina hostí slúži na určenie parametrov stáleho hosťa. Informáciu o príslušnosti k určitej skupine si nesie každý hosť v importe. Poznámka - ak hosť v importe obsahuje neexistujúcu skupinu, systém takýto záznam nenaimportuje.

Popis polí skupiny hostí

• Číslo skupiny - používateľom zadané číslo skupiny. Pozor - číslo musí byť v takom istom formáte ako je zapísané v súbore pre import, tj. musia byť zadané aj vedúce nuly. Ak sa číslo líši systém neviem skupinu priradiť.
• Názov - používateľom definované pomenovanie skupiny
• Povolená - príznak povolenej skupiny. Ak je checkbox začiarknutý, potom je táto skupina povolená. Pri založení nového záznamu je hodnota prednastavená na Povolená = Áno. Príznak je dôležitý pri importe hostí - ak je skupina povolená, hosť je taktiež povolený. V prípade, že je skupina zakázaná, potom systém zakáže počas importu aj všetkých hostí z danej skupiny - ale len v okamihu importu. Samotné zakázanie resp. povolenie skupiny nemá nijaký vplyv na existujúcich hostí, prejaví sa až pri importe.
• Obch.partner - údaj o obch. partnerovi. Tento údaje je následne využívaný pre rôzne štatistiky.
• Kategória hosťa - priradenie kategórie hosťovi. Počas importu sa jednoltivým hosťom priraďuje kategória na základe príslušnosti ku jednotlivým skupinám. Práve kategória určuje parametre stáleho hosťa a preto je nevyhnuté správne nastavenie kategórie. Pre kontrolné účely sú zobrazené aj jednotlivé nastavenia (cenový profil, tlačový profil, typ účtu), tieto polia sdú však neaktívne, slúžia len ako informácia. Ak niektoré z nastavení nevyhovuje je nutné modifikovať kategóriu hosťa priamo cez číselník kategórií.
• Kredit
  • Operácia - voľba akcia, ktorá sa pri importe vykoná.
    • Nastaviť - pri tejto voľbe sa kredit na konte hosťa prepisuje, bez ohľadu na to, aký je aktuálny zostatok na konte hosťa.
    • Pripočítať - pri tejto voľbe sa kredit na konte hosťa pripočíta ku aktuálnemu zostatku kreditu.
  • Výška - suma kreditu, ktorá sa pri importe pripíše hosťovi na jeho kreditné konto.

Skupina hostí

Práca so záznamami

• Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla Ins Nový. Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť všetky polia. Následne stačí iba stlačiť tlačidlo Súhlas.
• Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípok, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára.
• Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava.Údaje je možné meniť kedykoľvek. Upozorňujeme, že zmeny sa prejavia až pri nasledujúcom importe hostí.
• Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať. Ak je skupina priradená hosťovi, systém nedovolí záznam vymazať a používateľ je upozornený varovným hlásením.

záložka História

Táto záložka zobrazuje históriu exportov a importov. Slúži na kontrolu, či bol import-export vykonaný.

• Import

Zoznam obsahuje jednotlivé záznamy importov. Vždy je uvedený dátum a čas importu, celkový počet riadkov v súbore, počet úspešne načítaných hostí a prípadne aj chybové hlásenie. Toto hlásenie napomáha pri identifikácii problémov pri importe, obsahuje totiž informáciu o jednotlivých nenaimportovaných záznamoch a takisto aj dôvod, z akého nebol konkrétny záznam naimportovaný.

• Export

Zoznam obsahuje jednotlivé záznamy exportov. Vždy je uvedený dátum a čas exportu, celkový počet exportovaných riadkov v súbore a prípadne aj chybové hlásenie. Toto hlásenie napomáha pri identifikácii problémov pri exporte.

Denník importov a exportov

záložka Kategórie PLU export

Táto záložka slúži na voľbu jednej alebo viacerých kategórií PLU pre export do SAP. Na základe týchto kategórií sa v exporte spočítava počet dotovaných položiek za deň. V prípade, že nie je zadaná žiadna kategória PLU, potom export spočítava všetky dotované položky bez ohľadu ich kategóriu. Pozn. - pri balíkoch PLU sa riadi export kategóriami jednotlivých PLU v rámci balíka.

Pridanie novej kategórie je možné cez tlačidlo Ins Nový. Vymazanie kategórie cez tlačidlo Del Vymazať. Upozorňujeme - údaje o pridaní resp. vymazaní kategórie nie je potrebné potvrdiť tlačidlom Súhlas. Tieto údaje sa ukladajú priebežne.

Manuálny import a export

V prípade neúspešného automatického importu alebo exportu existuje v systéme možnosť aj manuálneho spustenia.

Import

Manuálny import je možné vykonať po stlačení tlačidla Import. Podmienkou je, aby súbor pre import bol umiestnený na vyššie zadanej ceste a mal totožné meno. Po ukončeni manuálneho importu systém zobrazí informačné hlásenie o počte naimportovaných a neaimportovaných riadkov. Pozor - počas importu dochádza ku prepisovaniu parametrov (cenový profil, výška kreditu) jednotlivých hostí, preto neodporúčame spúštať import počas prevádzky.

Pre import hostí zo SAP platia nasledovné pravidlá:

• pred importom sa všetci hostia vytvorení prostredníctvom týchto importov zakážu
• počas importu systém povoľuje jednotlivých importovaných hostí
• kľúčový údaj pre import je číslo hosťa (číslo karty sa neberie do úvahy)
• ak pri importe SAP prichádza nové číslo hosťa - je vytvorený nový hosť s týmto číslom
• ak pri importe SAP prichádza existujúce číslo hosťa - hosť s daným číslom je povolený a jeho údaje sú prepísané údajmi zo súboru importu

Export

Manuálny export je možné vykonať po stlačení tlačidla Export. Po stlačení tlačidla systém vygeneruje súbor na vyššie zadanú cestu. Názov súbor sa takisto preberá zo zadanej cesty.

Pre export dotovaných jednotiek do SAP platia nasledovné pravidlá:

• štruktúra exportu kopíruje požiadavky systému SAP
• jednoznačným identifikátorom hosťa je jeho číslo
• dátum v exporte predstavuje dátum ukončenia účtu
• suma predstavuje súčet cien všetkých dotovaných položiek
• počet predstavuje počet všetkých dotovaných položiek, ktoré patria do kategórie PLU určenej pre export v nastaveniach systému SAP. Ak nie je zvolená žiadna kategória PLU, potom ide o počet všetkých predaných dotovaných položiek za daný deň.