Horec - Hostia - Objednávka
Obsah
- 1 Vytvorenie novej objednávky
- 2 Výber izby
- 3 Zadanie údajov o hosťovi a službách
- 4 Lôžka v objednávke
- 5 Viacerí hostia v jednej objednávke
- 6 Načítanie hosťa z bývalých
- 7 Automatické predplnenie hostí z bývalých
- 8 Zapísanie ďalšieho hosťa prostredníctvom kópie
- 9 Zapísanie ďalšieho hosťa
- 10 Načítanie údajov z poslednej objednávky
- 11 Načítanie zrušenej objednávky
- 12 Objednanie služieb
Vytvorenie novej objednávky
Funkcia Objednávka umožňuje evidenciu prijímanej sólo objednávky na jednu izbu. Evidencia novej objednávky je jednoduchá a neskôr je možné objednávku doplnovať alebo meniť pomocou funkcie Zmena objednávky.
Funkcia Objednávka je dostupná prostredníctvom menu Hostia -> Objednávka, prostredníctvom klávesovej skratky Ctrl+O alebo cez ikonu 
v nástrojovej lište. Objednávku je možné nahrať aj cez mapu prehľadu.
Po výbere funkcie Objednávka sa zobrazí nasledovný formulár. Podrobný popis jednotlivých polí v objednávke nájdete v tejto kapitole.
Pri vyvolaní funkcie nová objednávka cez menu, príp. ikonu je vo formulári predplnený termín pobytu v dĺžke trvania jedna noc s dátumom nástupu podľa nastavení systému (zvyčajne ide o dátum aktuálny pobytový deň + 1). Taktisto je predplnené evidenčné číslo objednávky a dátum Rezervovaná do. Počet lôžok je predvolený podľa nastavení systému.
Do objednávky je potrebné zadať číslo izby alebo minimálne typ izby a všetky povinné údaje hosťa. Povinné údaje sú na záložke Pobyt jasne vyznačené žltou farbou, povinné položky na záložke Marketing nie sú farebne vyznačené. Systém však vykonáva pri uložení objednávky kontrolu povinných údajov, v prípade, že niektoré chýbajú, tak je používateľ upozornený. Navyše systém nasmeruje kurzor myši do poľa, kde by mal byť zadaný povinný údaj.
Objednávka cez mapu prehľadu
Pri otvorení cez mapu prehľadu je predplnený termín pobytu a taktiež číslo izby, prípadne typ izby (ak je objednávka vyhotovená v spodnej časti mapy). Počet lôžok je predvolený podľa nastavení systému.
Taktisto je predplnené evidenčné číslo objednávky a dátum Rezervovaná do. Do objednávky je potrebné zadať všetky povinné údaje hosťa. Povinné údaje sú na záložke Pobyt jasne vyznačené žltou farbou, povinné položky na záložke Marketing nie sú farebne vyznačené. Systém však vykonáva pri uložení objednávky kontrolu povinných údajov, v prípade, že niektoré chýbajú, tak je používateľ upozornený. Navyše systém nasmeruje kurzor myši do poľa, kde by mal byť zadaný povinný údaj.
Podrobný popis formulára objednávky je na tejto stránke. Popis funkčnosti Povinné polia je na tejto stránke.
Výber izby
Objednávka na konkrétnu izbu
Pre zaevidovanie objednávky je nutné zvoliť izbu (alternatívou je zapísanie objednávky na typ izby, tento variant je popísaný neskôr).
Systém pri výbere izieb ponúka len voľné izby. Pred samotným výberom izby je potrebné mať vyplnený správny dátum odchodu. Systém predplňa dátum odchodu na hodnotu o jeden deň vyššiu ako je dátum nástupu. Správne vyplnený dátum odchodu je kritériom, ktoré systém zohľadňuje pri výbere voľných izieb.
Číslo izby je možné zapísať priamo (ale musí zodpovedať voľnej izbe) alebo kliknutím na tlačidlo 
systém vyvolá zoznam voľných izieb.
Zoznam izieb je zotriedený podľa čísla izby. Kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca. Zoznam obsahuje všetky voľné izby alebo je filtrovaný na základe zvoleného poschodia prípadne typu izby. Poschodie je možné do príslušného poľa vo formulári zapísať iba manuálne, typ izby je možné buď zvoliť cez vyberač alebo taktiež zapísať manuálne.
Zoznam izieb obsahuje okrem čísla izby a jej názvu aj informácie o type a vyťaženosť jednotlivých izieb (táto informácia napomáha ku výberu vhodnej izby, ak je požiadavky obsadzovať izby rovnomerne).
Vhodnú izby zo zoznamu je potrebné potvrdiť tlačidlom Výber. Po výbere príslušnej izby sa z ponuky automaticky preberie aj typ izby a číslo poschodia.
Pokiaľ je nežiadúce, aby bola objednávka presunutá na inú izbu, systém umožňuje označiť túto objednávku ako fixovanú.
V prípade, že nie je zvolená žiadna izba, systém nedovolí objednávku hosťa zapísať a zobrazí zoznam dostupným voľných izieb.
Objednávka na typ izby
Tento typ objednávky predstavuje špeciálnu objednávku. Najčastejšie sa používa v prípade, ak je potrebné prekročiť kapacitu hotela pri objednávkach na veľmi exponované termíny ako je napr. Silvester.
Objednávanie na typ izby je potrebné explicitne zapnúť. Pri poli Číslo izby je prepínač režimu objednávania, po jeho stlačení sa deaktivujú polia Izba a Poschodie. Následne stačí na zapísanie objednávky iba zadanie hodnoty do poľa Typ izby.
S touto objednávkou je možné pracovať ako s klasickou objednávkou na konkrétnu izbu.
Základným rozdielom je, že táto objednávka sa zobrazuje v spodnej časti mapy prehľadu, až za izbou s najvyšším čislom. Pre rýchlejšie rozlíšenie je objednávka na typ izby je priamo na mape prehľadu vyznačená zelenou farbou.
Porovnanie formulárov objednávky
|
|
Hlavička formulára Objednávka v režime objednávania na izbu:
|
Hlavička formulára Objednávka v režime objednávania na typ izby:
|
Zadanie údajov o hosťovi a službách
Po zvolení izby alebo typu je potrebné zapísať údaje o hosťovi. Systém je zaeviduje objednávku až potom, ako sú zadané minimálne povinné údaje. Povinné polia sú vo formulári z dôvodu prehľadnosti vyznačené žltou farbou. Zoznam povinných polí sa môže líšiť podľa nastavení systému v jednotlivých zariadeniach, minimálne sú to však polia Priezvisko a Štát. Údaje o hosťovi je možné zadať niekoľkými spôsobmi:
- výberom hosťa z bývalých - v prípade, že hosť bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov do objednávky zo zoznamu bývalých hostí. Zoznam bývalých hostí je dostupný po stlačení tlačidla Bývalí.
- výberom hosťa z bývalých - v prípade, že hosť bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov do objednávky zo zoznamu bývalých hostí priamo pri zadávaní priezviska. Pokiaľ sa po zadaní definovaného počtu znakov (zvyčajne 3 znaky) nájde zhoda s bývalým hosťom, systém ponúkne zoznam všetkých bývalých hostí, ktorých údaje vyhovujú.
- skopírovaním poslednej zadanej objednávky - systém umožňuje skopírovať údaje z poslednej zapísanej objednávky a to prostredníctvom tlačidla Posledná. Pozor: v tomto prípade sa kopírujú všetky údaje z pôvodnej objednávky vrátane cenotvorby.
- opakovaným zápisom zrušenej objednávky - systém umožňuje aj opätovné načítanie zrušenej objednávky. Zoznam zrušených objednávok je dostupný po stlačení tlačidla Zrušené obj.
- manuálnym zadaním údajov - v prípade, že hosť nikdy nebol evidovaný v systéme Horec. Pozor: v tomto prípade sa kopírujú všetky údaje z pôvodnej objednávky vrátane cenotvorby.
Údaje zadané do objednávky je možné kedykoľvek pred príchodom zmeniť alebo doplniť prostredníctvom funkcie Zmena objednávky.
Pri evidenicii objednávky je možné objednať služby, ktoré bude hosť počas pobytu čerpať a to cez tlačidlo Služby. Ubytovanie aj miestny poplatok (pokiaľ hosť tento má platiť) je naťažovaný automaticky. Takisto nie je potrebné opätovne objednávať služby, ktoré sú ako balík súčasťou cenového profilu.
Lôžka v objednávke
Počet lôžok v objednávke je vždy pri vytváraní objednávky zadefinovaný podľa nastavení systému. Minimálny počet lôžok je 1, bežné je nastavenie objednávania na počet pevných postelí (BED). Zmenu počtu lôžok je možné vykonávať dvoma spôsobmi - priamym zadaním hodnoty do poľa Počet lôžok alebo cez tlačidlo Lôžka, kde je možné zadefinovať nielen počet ale aj presné typy lôžok.
Dôsledné zadávanie počtu lôžok v objednávke je kľúčové pre výpočet správnej ceny za ubytovanie.
Počet lôžok je možné meniť aj pridávaním záložiek pre jednotlivých hostí z objednávky. Záložky a práca s nimi sú popísané nižšie v texte.
Viacerí hostia v jednej objednávke
Pri realizácii objednávky pre viacero hostí na jednu izbu (typ) môžu nastať dve situácie:
- sú známe iba údaje jedného hosťa
- sú známe údaje všetkých hostí
Nižšie v texte sú oba prípady bližšie popísané, vrátane postupu, akým je odporúčané realizovať objednávku.
Objednávka bez záložiek
Ide o situáciu, kedy má pracovník recepcie pri zápise objednávky k dispozícii údaje iba jedného hosťa, ale objednávka je pre hostí viacerých.
Toto je veľmi častým javom na väčšine ubytovacích zariadení. Systém Horec je nastavený tak, že po zadaní údajov jedného hosťa a nastavení počtu lôžok je možné objednávku zapísať. Počet lôžok odporúčame nastaviť kvôli správnemu výpočtu predbežnej ceny za ubytovanie.
Upozorňujeme, že pri takejto evidencii hostí môže dochádzať ku nepresnostiam a to najmä v evidencii objednávaných služieb. Systém pracuje na základe jednoduchého kľúča - objednaného služby jedného hosťa vynásobí počtom lôžok. Je zjavné, že takto nie je možné rozlíšiť služby pre jednotlivých hostí (napr. polpenzia pre deti a dospelých) a takisto nie je možné objednať pre všetkých hostí iba jednu službu (napr. jednorazový poplatok za psa na izbe).
Objednávka so záložkami
Pracovník recepcie realizuje objednávku na izby (typ) a má k dispozícii údaje všetkých hostí. V tomto prípade je vhodné zaevidovať týchto hostí rovno do objednávky. Napomáha to aj pri objednávaní rozdielnych služieb alebo v prípade, že jednotliví hostia majú rozdielne ceny za ubytovanie.
Každý ďalší hosť v objednávke je zapísaný na osobitnej záložke v rámci jedného formulára objednávky.
Pre rýchlejšie zapísanie hostí do jednej objednávky sú k dispozícii dve funkcie (tlačidlá).
- vloženie záložky s kópia údajov prvého hosťa - systém umožňuje skopírovať údaje, ktoré boli zapísané pri evidencii prvého hosťa, a tým uľahčuje evidenciu ďalších hostí. Funkcia je dostupná po stlačení tlačidla Kópia. Pozor: Pri využití tohto tlačidla sa kopírujú všetky údaje z prvého hosťa a to vrátane objednaných služieb, marketingových parametrov, veku a pod. V tomto prípade musí ešte obsluha recepcie vykonať kontrolu a prípadnú úpravu údajov a objednaných služieb.
- vloženie prázdnej záložky - v prípade, že je kopírovanie údajov predchádzajúceho hosťa nežiadúce, je možné využiť vloženie prázdnej záložky po stlačení tlačidla + priamo na záložke.
V prípade tejto objednávky platí, že každý hosť môže mať objednané celkom odlišné služby od ostatných, taktiež cena za ubytovanie a dokonca marketingové parametre hostí môžu byť rozdielne.
Načítanie hosťa z bývalých
Túto funkciu je možné využiť, pokiaľ sa objednávka vytvára pre hosťa, ktorý už niekedy bol v zariadení ubytovaný. Systém eviduje po určitú dobu (podľa nastavenia systému) údaje tzv. bývalých hostí. Po stlačení tlačidla Bývalí systém otvorí zoznam bývalých hostí. Údaje v tomto formulári sú zotriedené podľa abecedy zostupne.
Vo formulári je možné využiť filtre pre vyhľadávanie na základe priezviska alebo dátumu narodenia. Pre uľahčenie hľadania priezviska je možné využiť nastavenia na ľavej strane formulára:
- hľadanie bez diakritiky - toto nastavenie zapína a vypína rozlišovanie diakritiky pri vyhľadávaní. Pokiaľ nie je v ubytovacom zariadení záväzne stanovené, či sa diakritika používa alebo nie, je vhodné toto nastavenie vypnuť (zrušiť označenie v checkboxe)
- prefixové hľadanie - toto nastavenie zodpovedá za vyhľadávanie zadaného reťazca na začiatku alebo v strede priezviska. Pokiaľ je checkbox začiarknutý, systém vyhľadá iba tie priezviská, ktoré začínajú na zadaný reťazec. Pri vypnutom nastavení, systém vyhľadá všetky záznamy, ktoré daný reťazec obsahujú, či už na začiatku alebo v strede výrazu.
Po nastavení parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre opätovné načítanie upraveného zoznamu.
V zozname bývalých hostí je možné prezerať údaje bývalých hostí. Po stlačení tlačidla Pozri sa zobrazí neaktívny formulár s údajmi o bývalom hosťovi. Táto funkcia slúži na overenie údajov daného hosťa, aby nedošlo k zámene najmä pri zhode priezviska bývalých hostí.
Po zvolení správneho hosťa zo zoznamu je možné zapísať jeho údaje do formulára objednávky stlačením tlačidla Výber.
Automatické predplnenie hostí z bývalých
Táto funkcia je obdobou načítania hosťa z bývalých cez tlačidlo Bývalí, takisto umožňuje nahrávať uložené údaje hosťa, ktorý už bol ubytovaný. Nahrávanie údajov je však rýchlejšie nakoľko zoznam bývalých hostí je automaticky ponúknutý systémom po zadaní určeného počtu znakov do poľa Priezvisko. Pokiaľ je toto pole prázdne musí byť zadaný minimálny počet znakov podľa nastavení systému. Pri editácii Priezviska he zoznam hostí ponúkaný automaticky. Zoznam v poli Priezvisko je automaticky obnovovaný po zadaní každého ďalšieho znaku, takto sa zužuje množina nájdených záznamov.
Pre pohyb v zozname je možné využiť klávesy šipiek nahor a nadol alebo len koliesko myši, prípadne posuvník. Po zvolení hosťa zo zoznamu je zápis údajov hosťa do formulára možný buď po stlačení klávesy Enter na zvolenom zázname alebo po jednom kliku myškou na zvolený záznam. Po výbere hosťa sa zoznam automaticky zatvorí a všetky údaje uložené v systéme pre daného hosťa sú zapísané do formulára.
Zoznam v poli Priezvisko ponúka spojený reťazec nasledovných hodnôt "Priezvisko+Meno+Titul+Narodený+Štát+Mesto". Týmto spôsob je možné presne vybrať daného zákazníka.
Vyhľadávanie v zozname je ďalej možné aj pre polia Meno, Titul, Mesto, PSČ - v tomto prípade sa ale vyhľadá a nahrá len konkrétny údaj pre zvolené pole (pole Mesto ponúka iba zoznam Miest atď.), zvyšné správanie zoznamu je totožné ako pri zozname pre pole Priezvisko. Vyhľadávanie v poli Meno, Titul, Mesto a PSČ je možné využiť aj pre nahrávanie údajov u nového hosťa.
Aj v prípade, že je automatické predplnenie údajov zapnuté, nie je nijako ovplyvnené správanie tlačidla Bývalí.
Zapísanie ďalšieho hosťa prostredníctvom kópie
Pre zrýchlenie zápisu objednávky ďaľšieho hosťa ponúka systém Horec možnosť kopírovania údajov predchádzajúceho hosťa. Ide o pomôcku napr. pri objednávke pre celú rodinu.
Po zapísaní údajov prvého hosťa je možné tieto údaje skopírovať na ľubovolný počet ďalších záložiek (počet záložiek je obmedzený len maximalným počtom lôžok na izbe). Na skopírovanie sa používa tlačidlo Kópia - po stlačení tohto tlačidla systém automaticky vytvorí novú záložku, predplní lôžko (toto je možné zmeniť podľa dostupných typov lôžok)a vyplní všetky údaje hosťa zo záložky, ktorá bola aktívna pri vyvolaní funkcie kopírovania.
Zapísanie ďalšieho hosťa
Systém Horec umožňuje zapísať do objednávky ďalšieho hosťa aj spôsobom bez kopírovania údajov. Tento postup je vhodný v prípade, keď hostia v objednávke nemajú žiadne spoločné údaje. Pre vyvolanie prázdneho formuláru na zápis je potrebné stlačiť tlačidlo + na záložke, ktorá bezprostredne nasleduje za záložkou, kde sú už zadané údaje hosťa. Pri nahrávaní údajov tohto hosťa je možné využiť tlačidlo Bývalí alebo automatické predplnenie údajov.
Na druhej a ďalšej záložke už nefungujú tlačidlá Zrušené obj. a Posledná obj.
Načítanie údajov z poslednej objednávky
Túto funkciu je možné využiť pri vytváraní objednávok na niekoľko izieb pre viacerých hostí, ktorí ale nie sú ubytovaní v skupine. Pri zadávaní objednávky na prvú izbu je potrebné vyplniť všetky údaje, pri každej ďalšej izbe stačí stlačiť tlačidlo Posledná a systém do prázdneho formulára načíta všetky údaje z poslednej zapísanej objednávky.
Následne je potrebné zvoliť iba voľnú izbu - typ ostáva zachovaný a prípadne prepísať osobné údaje hosťa. Prepísanie údajov nie je podmienkou pre zápis novej objednávky, bežne sa stáva, že pri objednávkach komunikuje s ubytovacím zariadením iba jedna osoba a údaje ďalších hostí sa zapisujú až pri príchode. Výhodou kópie poslednej objednávky je, že sa načíta aj dátum príchodu a odchodu, cenový profil alebo individuálna cena a všetky ostatné parametre objednávky vrátane objednaných služieb. Pokiaľ obsahovala pôvodná objednávka tzv.záložky, tieto sa pomocou tejto funkcie taktiež prenesú.
Pre definitívne zapísanie objednávky do systému je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas.
Načítanie zrušenej objednávky
Systém umožňuje opätovné zapísanie zrušenej objednávky. Túto funkciu je možné využiť v prípade, že je potrebné zaevidovať objednávku, potom ako táto bola zrušená napr. pre prekročenie lehoty rezervácie. Zároveň táto funkcia predstavuje opravný prostriedok pre situáciu, keď došlo ku zrušeniu objednávky omylom.
Po stlačení tlačidla Zrušené obj. systém ponúkne zoznam zrušených objednávok. V zozname sú zobrazené všetky zrušené objednávky s dátumom nástupu rovnakým alebo vyšším ako je aktuálny pobytový deň.
Vo formulári je možné využiť filtre pre vyhľadávanie na základe priezviska alebo dátumu narodenia. Po nastavení parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre opätovné načítanie upraveného zoznamu.
V zozname zrušených objednávok je jednotlivé objednávky aj prezerať. Po stlačení tlačidla Pozri sa zobrazí neaktívny formulár pôvodnej objednávky. Táto funkcia slúži predovšetkým na overenie údajov danej objednávky, aby nedošlo k zámene.
Po zvolení vyhovujúcej objednávky zo zoznamu je možné zapísať údaje do formulára stlačením tlačidla Výber.
Načítanie objednávky zo zrušených objednávok funguje len na prvej záložke.
Objednanie služieb
Pri evidencii objednávky je možné objednať služby, ktoré bude hosť počas pobytu čerpať. Je potrebné uvedomiť si, že pokiaľ zvolený cenový profil obsahuje aj balík služieb (napr. polpenziu), tieto služby už nie je potrebné osobitne objednávať.
Pri objednávaní služieb nie je potrebné osobitne objednávať ubytovanie a miestny poplatok. Každodenné účtovanie týchto dvoch služieb zabezpečuje priamo systém Horec a to na základe zvoleného cenového profilu resp. individuálnej ceny a nastavenia miestneho poplatku.
Prostredníctvom tohto tlačidla je možné objednať platené či neplatené služby na celý pobyt alebo na časť pobytu.
Po stlačení tlačidla Služby sa otvorí formulár Objednané služby, prostredníctvom ktorého je možné objednať služby a následne tieto aj upravovať pre daného hosťa.
Tento formulár už môže obsahovať služby, tieto však nie je možné opravovať, nakoľko tieto sa riadia priamo cenovým profilom.
Popis jednotlivých polí
- Kód služby setu - kód a názov z číselníka služieb, príp.balíkov služieb
- Prvý pobytový deň - deň príchodu hostí
- Posledný pobytový deň - deň odchodu hostí, toto pole je neaktívne (nie je možné ho zmeniť), ak je služba nastavená ako trvalá
- Čas poskytovania - nepovinná informácia o čase čerpania služby
- Poznámka - pole na zaznačenie doplnkovej informácie
- Počet - počet čerpaných služieb na deň, t.j. koľkokrát za deň bude daný hosť službu čerpať
- Poskytovaná po polnoci - parameter, ktorý
- Trvalá služba - tento parameter riadi. Ak je služba nastavená ako trvalá, v stĺpci St. je služba označená hodnotou *.
- Platená služba - parameter, ktorý určuje, či bude služba hosťovi účtovaná. Ak je parameter nastavený na hodnotu Nie, potom bude hosť čerpať bezplatne. V tomto prípade je v stĺpci St. služba označená hodnotou #.
Práca s formulárom
Objednanie nových služieb je možné cez tlačidlo Ins Nový. Po stlačení tohto tlačidla je aktívna horná časť formulára objednávaných služieb. Službu alebo balík služieb je možné zapísať manuálne (je však potrebné poznať kód z číselníka služieb/balíkov) alebo vybrať zo zoznamu, ktorý systém ponúkne po stlačení tlačidla vyberača .
Po zvolení služby je potrebné nastaviť parametre danej služby - trvanie, účtovanie, čas poskytovania. Na základe týchto nastavení bude systém naťažovať objednanú službu na účet ubytovaného hosťa.
Oprava objednaných služieb je možná cez tlačidlo Oprava. Upozorňujeme, že služby, ktoré boli naťažené v rámci cenového profilu nie je možné opravovať. Pri takýchto službách je samotné tlačidlo Oprava neaktívne (zasivené).
Prezeranie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Pozri. V tomto režime sú jednotlivé polia neaktívne a nastavenia služby nie je možné meniť.
Vymazanie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Del Vymazať. Systém umožňuje vymazanie iba služieb, ktoré neboli objednané v rámci cenového profilu. Pri službách objednaných prostredníctvom cenového profilu je tlačidlo del Vymazať neaktívne (zasivené).
