Práca s formulárom - Príchod skupiny hostí

Z Hotelové systémy - Wiki
Skočit na navigaci Skočit na vyhledávání

Táto kapitola popisuje prácu s formulárom príchodu hostí. Podľa zvoleného typu príchodu - objednaná/neobjednaná skupina sa líšia jednotlivé funkcie, ktoré sú pri príchode k dispozícii. Popis jednotlivých typov príchodov sa nachádza v osobitných kapitolách pre objednané skupiny a neobjednané skupiny.

Výber izieb

Formulár slúži na manuálny výber izieb pri príchode neobjednanej skupiny. Je dostupný z formulára Príchodu skupinovej objednávky po stlačení tlačidla Izby. Pred samotným výberom izieb odporúčame vyplniť správny dátum príchodu a odchodu skupiny, nakolko systém dohľadáva voľné izby práve podľa zadaného intervalu.

Popis formulára

Formulár sa skladá z troch osobitných tabuliek:

  • Žiadané typy izieb - zoznam obsahuje tie typy izieb, ktoré v zadanom intervale obsahujú aspoň jednu voľnú izbu.
    • Typ - kódu typu izby z číselníka typov izieb.
    • Žiadané - počet izieb daného typu, ktorý je požadovaný pre konkrétnu objednávku. Počet nesmie prevýšiť hodnotu v stĺpci Dovol.. Tento stĺpce je využívaný iba v prípade, že výber konkrétnych čísiel izieb pre príchod riadi systém - tzv. automatický výber žiadaných izieb z typu.
    • Dovol. - maximálny dostupný počet izieb daného typu. Hodnota je predplnená systémom na základe zadaného dátumu príchodu a odchodu.
    • Vybr. - počet izieb daného typu zvolených užívateľom. Túto hodnotu zapisuje systém na základe počtu vybraných izieb daného typu.
  • Dovolené izby - zoznam izieb zvoleného typu zoradený podľa čísla izby vzostupne.
    • Izba - číslo izby z číselníka izieb.
    • % - priemerná vyťaženosť izby. Táto hodnota napomáha pri manuálnom aj automatickom výbere izieb dosiahnuť rovnomerné obsadzovanie izieb.
  • Vybrané izby - zoznam všetkých vybraných izieb bez ohľadu na typ. V tomto zozname je možné manipulovať s počtom lôžok pri jednotlivých izbách.
    • Izba- číslo izby z číselníka izieb.
    • Typ - kód typu izby z číselníka typov izieb.
    • Lôžka - požadovaný počet lôžok pre konkrétnu izbu. Prednastavená hodnota sa riadi nastaveniami systému pre objednávky. Hodnota môže byť jedno lôžko, plný počet lôžok alebo len počet pevných lôžok.

Práca s formulárom

Jednotlivé izby pre príchod je možné zvoliť dvoma spôsobmi:

  • manuálne - po označení príslušného typu v časti žiadané typu izieb je potrebné v časti dovolené izby označiť konkrétnu izby zo zoznamu a stlačiť tlačidlo šípky Btn p1arrow.png. Izba sa presunie medzi vybrané izby a zároveň je odstránená zo zoznamu dovolených izieb. Takto je potrebné postupovať, až pokým nie sú vybrané všetky izby. Pokiaľ niektorá z vybraných izieb nevyhovuje, jej odstránenie zo zoznamu je možné po stlačení opačnej šípky Btn l1arrow.png.
  • automaticky - tento spôsob je plne riadený systémom a je postavený na požiadavke rovnomernej obsadenosti všetkých izieb daného typu. V časti Žiadané izby je opätovne potrebné vyznačiť typ, pri tomto type zapísať do stĺpca Žiadané požadovaný počet izieb. Po stlačení tlačidla dvojšípky Btn p2arrow.png systém zapíše jednotlivé izby do časti Vybrané. Izby sú zvolené na základe priemernej vyťaženosti. Zrušenie takto zapísaných izieb je možné po stlačení opačnej dvojšípky Btn l2arrow.png. Pokiaľ je potrebné len upraviť zoznam vybraných izieb je možné využiť tlačidlá šípok, tak ako pri manuálnom výbere.
FSkupinyNoveIzbyObjednavkaNova.png


Rozpis objednávky

Táto funkcia umožňuje zapísať a prezerať údaje jednotlivých hostí, pridať alebo odobrať hostí zo skupiny, vyradiť objednávky zo skupiny, zmeniť objednané izby. Po vyvolaní funkcie z formulára príchodu skupiny Informácie o skupine sú zobrazené len v režime prezerania.

popis formulára

Na ľavej strane formulára sú tlačidlá, ktoré slúžia na prácu s rozpisom, v strede sú zobrazené informácie o skupine a vedúcom skupiny (len v režime prezerania). Na pravej strane fomulára

FSkupinaRozpisObjednavka.png
  • prezeranie
  • zmena
  • Ins Nová
  • Del Zrušenie
  • Vyradiť
  • Izby
  • Výpis
  • Zatvoriť

Načítanie hosťa z bývalých

Túto funkciu je možné využiť, pokiaľ prichádzajúci hosť už niekedy bol v zariadení ubytovaný. Systém eviduje po určitú dobu (podľa nastavenia systému) údaje tzv. bývalých hostí. Po stlačení tlačidla Bývalí systém otvorí zoznam bývalých hostí. Údaje v tomto formulári sú zotriedené podľa abecedy zostupne.

Vo formulári je možné využiť filtre pre vyhľadávanie na základe priezviska alebo dátumu narodenia. Pre uľahčenie hľadania priezviska je možné využiť nastavenia na ľavej strane formulára:

  • hľadanie bez diakritiky - toto nastavenie zapína a vypína rozlišovanie diakritiky pri vyhľadávaní. Pokiaľ nie je v ubytovacom zariadení záväzne stanovené, či sa diakritika používa alebo nie, je vhodné toto nastavenie vypnúť (zrušiť označenie v checkboxe)
  • prefixové hľadanie - toto nastavenie zodpovedá za vyhľadávanie zadaného reťazca na začiatku alebo v strede priezviska. Pokiaľ je checkbox začiarknutý, systém vyhľadá iba tie priezviská, ktoré začínajú na zadaný reťazec. Pri vypnutom nastavení, systém vyhľadá všetky záznamy, ktoré daný reťazec obsahujú, či už na začiatku alebo v strede výrazu.

Po nastavení parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre opätovné načítanie upraveného zoznamu.

Výber hostí z bývalých

V zozname bývalých hostí je možné prezerať údaje bývalých hostí. Po stlačení tlačidla Pozri sa zobrazí neaktívny formulár s údajmi o bývalom hosťovi. Táto funkcia slúži na overenie údajov daného hosťa, aby nedošlo k zámene najmä pri zhode priezviska bývalých hostí.

Po zvolení správneho hosťa zo zoznamu je možné zapísať jeho údaje do formulára príchodu stlačením tlačidla Výber.

Objednanie služieb skupiny

Upozorňujeme: Služby celej skupiny je možné objednávať, meniť a rušiť iba pri realizácii príchodu. Zmena pobytu skupiny neumožňuje prácu s objednanými službami celej skupiny.

Pri príchode hosťa je možné objednať služby, ktoré bude hosť počas pobytu čerpať. Je potrebné uvedomiť si, že pokiaľ zvolený cenový profil obsahuje aj balík služieb (napr. polpenziu), tieto služby už nie je potrebné osobitne objednávať.


Okrem príchodu externých hostí nie je potrebné osobitne objednávať ubytovanie a miestny poplatok. Každodenné účtovanie týchto dvoch služieb zabezpečuje priamo systém Horec a to na základe zvoleného cenového profilu resp. individuálnej ceny a nastavenia miestneho poplatku. Btn sluzby.png

Prostredníctvom tohto tlačidla je možné objednať platené či neplatené služby na celý pobyt alebo na časť pobytu.

Po stlačení tlačidla Služby sa otvorí formulár Objednané služby, prostredníctvom ktorého je možné objednať služby a následne tieto aj upravovať pre daného hosťa.

Tento formulár už môže obsahovať služby, tieto však nie je možné opravovať, nakoľko tieto sa riadia priamo cenovým profilom.

Popis jednotlivých polí

  • Kód služby setu - kód a názov z číselníka služieb, príp.balíkov služieb
  • Prvý pobytový deň - deň príchodu hostí
  • Posledný pobytový deň - deň odchodu hostí, toto pole je neaktívne (nie je možné ho zmeniť), ak je služba nastavená ako trvalá
  • Čas poskytovania - nepovinná informácia o čase čerpania služby
  • Poznámka - pole na zaznačenie doplnkovej informácie
  • Počet - počet čerpaných služieb na deň, t.j. koľkokrát za deň bude daný hosť službu čerpať
  • Poskytovaná po polnoci - parameter, ktorý
  • Trvalá služba - tento parameter riadi. Ak je služba nastavená ako trvalá, v stĺpci St. je služba označená hodnotou *.
  • Platená služba - parameter, ktorý určuje, či bude služba hosťovi účtovaná. Ak je parameter nastavený na hodnotu Nie, potom bude hosť čerpať bezplatne. V tomto prípade je v stĺpci St. služba označená hodnotou #.
Objednávka služieb

Práca s formulárom

Objednanie nových služieb je možné cez tlačidlo Ins Nový. Po stlačení tohto tlačidla je aktívna horná časť formulára objednávaných služieb. Službu alebo balík služieb je možné zapísať manuálne (je však potrebné poznať kód z číselníka služieb/balíkov) alebo vybrať zo zoznamu, ktorý systém ponúkne po stlačení tlačidla vyberača Btn vyberac.png.

Zoznam služieb pre objednanie

Po zvolení služby je potrebné nastaviť parametre danej služby - trvanie, účtovanie, čas poskytovania. Na základe týchto nastavení bude systém naťažovať objednanú službu na účet ubytovaného hosťa.

Oprava objednaných služieb je možná cez tlačidlo Oprava. Upozorňujeme, že služby, ktoré boli naťažené v rámci cenového profilu nie je možné opravovať. Pri takýchto službách je samotné tlačidlo Oprava neaktívne (zasivené).

Prezeranie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Pozri. V tomto režime sú jednotlivé polia neaktívne a nastavenia služby nie je možné meniť.

Vymazanie objednaných služieb je možné cez tlačidlo Del Vymazať. Systém umožňuje vymazanie iba služieb, ktoré neboli objednané v rámci cenového profilu. Pri službách objednaných prostredníctvom cenového profilu je tlačidlo del Vymazať neaktívne (zasivené).

Výber objednávanej služby