Popis formulára - Skupinová objednávka hostí

Táto stránka popisuje celý formulár skupinovej objednávky hostí. Formulár obsahuje všetky potrebné informácie o objednanej skupine. Následne, pri realizácii príchodu sú tieto informácie o hosťovi využité, čím systém Horec významne šetrí čas pracovníkom recepcie.

Formulár taktiež umožňuje aj prácu s objednávkou, či už zapísanie hostí na izby, objednanie služieb a pod. Podrobný popis práce so skupinovou objednávkou je dostupný na tejto stránke.

Formulár skupinovej objednávky sa vždy pri otvorení zobrazí v rovnakom náhľade ako je na uvedenom obrázku. V závislosti od toho, ktorá funkcia systému Horec tento formulár vyvolala, je zobrazený formulár v aktívnom alebo neaktívnom režime. Aktívny režim znamená, že jednotlivé polia je možné meniť alebo dopĺňať - napr. pri vytváraní novej objednávky alebo pri zmene objednávky. Neaktívny režim znamená, že do polí nie je možné zapisovať, v tomto prípade sú všetky polia zasivené. Najčastejšie ide o prípad prezerania objednávky.

Na ľavej hornej strane súbor tlačidiel pre prácu, tieto tlačidlá sa môžu líšiť, záleží od toho, aká akcia sa má s objednávkou vykonať. Na ľavej dolnej strane je niekoľko prepínačov zobrazenia - náhľadov. Tieto prepínače zodpovedajú za zobrazenie informácii z objednávky v jej spodnej časti. Prednastavené je zobrazenie poznámky.

Na pravej strane je tabuľka so zoznamom objednaných izieb.

Náhľad Poznámka

Tento náhľad je prednastavený pri každom otvorení formulára. Obsahuje základné údaje o skupine a vedúcom skupiny:

• Dátum nástupu - dátum je automaticky nastavený na hodnotu hotelového dátumu. Tento je však možné prepísať na hodnotu už nasledujúceho hotelového dňa a tak realizovať tzv. predčasný príchod hosťa ešte pred dennou uzávierkou. Týmto sa zároveň automaticky zabezpečí, že ubytovanie sa bude zaratávať až od nasledujúcej noci. Predčasný príchod je potrebné povoliť v nastaveniach systému.
• Dátum odchodu - tento dátum sa vyplňuje vždy a je kontrolovaný, aby nemohlo dôjsť ku zápisu chybnej hodnoty. Pri chybnom alebo nevyhovujúcom dátume je hlásená chyba "Neprípustný dátum". Dátum odchodu je možné zadať dvomi rôznymi spôsobmi:
  • manuálne. Režim prepisu je aktívny hneď po kliknutí myšou do poľa dátum odchodu. V poli začne blikať kurzor a vtedy je možné prepisovať dátum.
  • výberom z kalendára. Ikonka kalendára je na pravej strane poľa. Kliknutím na ikonu sa otvorí kalendár, tento je nastavený na aktuálny mesiac. Dvojité šípky slúžia na prepínanie rokov, jednoduché šípky na prepínanie mesiacov. Prepínanie dátumov smerom dopredu je možné pomocou šípok doprava, dátum nazad sa posúva šípkami doľava. Po zvolení správneho dátumu, stačí na daný deň raz kliknúť ľavým tlačidlom myši a tento sa zapíše ako dátum odchodu.
• Počet nocí - parameter, ktorý nie je možné editovať a slúži iba pre informáciu o počte nocí. Vypočítava sa ako rozdiel dátumov príchodu a odchodu.
• Počet hostí - parameter, ktorý nie je možné editovať a slúži iba pre informáciu o počte hostí v skupinovej objednávke. Vypočítava sa na základe počtu lôžok z objednaných izieb.
• Číslo a názov sk. - nepovinné polia, do ktorých je možné zadať vlastné číslo skupiny (ak ubytovacie zaraidenie túto možnosť využíva) a taktiež názov skupiny. Tieto dve polia následne uľahčujú vyhľadávanie konkrétnej skupinovej objednávky v zoznamoch. Okrem tohto čísla skupiny, systém pridelí každej skupinovej objednávke a následne skupine (ak je realizovaný príchod) vlastné interné číslo.
• Priezv. vedúceho - povinný údaj pre zápis objednávky. Systém nedovolí zapísať objednávku hosťa, pokiaľ nie je zadané priezvisko. Navyše, akonáhle je raz kurzor v tomto poli, systém nedovolí toto pole opustiť, kým nie sú zapísané minimálne tri znaky. Pri zápise skupinovej objednávky je navyše priezvisko vedúceho prenesené do objednávok na jednotlivé izby, nakoľko aj tieto objednávky podliehajú pravidlo o povinnom priezvisku.
• Meno,Titul
• Štát - povinný údaj pre realizáciu príchodu hosťa. Systém nedovolí zapísať príchod hosťa, pokiaľ nie je zadaný štát. Štát je možné zadať manuálne, a to zapísaním trojznakového kódu. Druhou možnosťou je zvoliť štát cez vyberač . Po kliknutí sa zobrazí zoznam štátov. Pre vyhľadanie v zozname stačí iba napísať začiatočné písmena z názvu štátu. Zoznam štátov obsahuje aj informáciu o vízovej povinnosti.
• Mesto, PSČ, Ulica, E-mail, Telefón
• Hodina nástupu - nepovinné informačné pole, kde je možné zapísať očakávanú hodinu príchodu hostí.
• Účet vedený v mene - pole umožňuje zvoliť pre vedenie účtu inú menu ako domácu. Podmienkou je však povolenie žiadaných mien pre cenotvorbu a zároveň nastavenie cien v daných menách. Táto informácia nehovorí o spôsobe platby, ale o jednotlivých položkách, ktoré sa naťažujú na účet počas pobytu hostí. Ak je nastavená iná mena ako domáca, systém neprepočítava ceny v domácej mene podľa aktuálneho kurzu, ale zohľadňuje ceny v inej mene nastavené rovno pri jednotlivých službách. Ak tieto nie sú správne nastavené, potom je cena za službu v zvolenej mene nulová.
• Rezervované do - v prípade, ak objednávka nie je záväzná, toto pole slúži na zadanie dátumu, do ktorého má byť objednávka potvrdená. Na základe dátumu v tomto poli je objednávka následne označená ako potvrdená - dátum nástupu je totožný s dátumom rezervované do alebo nepotvrdená - dátum Rezervované do je maximálne jeden deň pred dátumom nástupu. Po prekročení tohto dátumu nedochádza ku vymazaniu objednávky, len je táto objednávka zapísaná vo výstupnej zostave D30 - Prekročené termíny rezervovania objednávok. Je na pracovníkoch konkrétneho zariadenia či objednávku zrušia, prípadne zmenia dátum Rezervované do.
• Kategória - jeden z marketingových parametrov, ktorý slúži na triedenie hostí. Tento parameter sa veľmi často využíva aj pri nastavení zliav alebo osobitných cien pre hostí jednotlivých kategórií. Ide o najčastejšie používaný marketingový parameter, preto je dostupný priamo na úvodnom náhľade formulára. Navyše systém ponúka viaceré výstupné zostavy, ktoré umožňujú sledovať hostí práve podľa kategorií.
• Cenový profil - vyberač, ktorý umožňuje voľbu cenového profilu pre novú skupinovú objednávku. Systém prideľuje cenový profil automaticky podľa poradia v číselníku cenových profilov, taktiež može byť cenový profil priradený na základe štátu alebo katgórie hostí. Pokiaľ tento výber cenového profilu nevyhovuje, je možné zvoliť cenový profil z číselníka manuálne cez vyberač cenových profilov - šípka na ľavej strane poľa cenový profil. Vyberač ponúka všetky cenové profily zadefinované v číselníku cenových profilov, ak nie sú nastavené ako pomocné.
• Voľba individuálneho profilu - v prípade, že žiadny cenový profil nevyhovuje požiadavkám, je možné prostredníctvom tlačidla vyvolať formulár nového cenového profilu a v tomto formulári vytvoriť cenový profil priamo na mieru aktuálnemu zákazníkov. Viacej informácií o tvorbe cenových profilov sa nachádza v tejto kapitole.
• Spôsob platby - ôsob platby určuje predpokladaný spôsob platby hosťa. Položka je nepovinná a hodnotu možno vkladať priamo alebo pomocou výberu. Zadaný spôsob platby však nezaväzuje hosťa platiť tak, ako bolo zadané - je to len orientačná hodnota.
• Poznámka - pole, ktoré slúži na zapísanie údajov, ktoré nie je možné zapísať do iných polí.

Pohľad Ostatný popis

V tomto náhľade je možné zapísať dlhší popis, ktorý slúži napríklad na zaznamenanie požiadaviek zákazníka alebo na zápis komunikácie so zákazníkom.

Pohľad Služby

V tomto náhľade je možné prezerať objednané služby skupiny hostí. V jednoduchej tabuľka sú k dispozícii všetky potrebné informácie o objednaných službách.

• Kód - kód služby z číselníka služieb
• Názov - názov služby z čísleníka služieb
• St. - stav služby
• Počet - údaj o počte objednaných služieb. Upozorňujeme, že toto je počet objednaných služieb pre jednotlivého hosťa, preto nie je potrebné pri zadávaní počtu služieb zohľadňovať počet objednaných hostí. Systém si celkový počet služieb vypočíta na základe počtu pre jednotlivca, ktorý prenásobí počtom hostí.
• Od - dátum pobytového dňa, v ktorom sa čerpanie služieb začína
• Do - dátum pobytového dňa, v ktorom čerpanie služieb končí

Prehľad izieb

V ľavej časti formulára sa nachádza zoznam objednaných izieb. Tento zoznam môže byť prázdny, a to vždy prípade, ak je formulár zápisu skupinovej objednávky vyvolaný prvýkrát inak ako z mapy prehľadu. Pre úšpešný zápis objednávky je potrebné zaradiť do skupinovej objednávky minimálne jednu izbu. Výber izieb do skupinovej objednávky je možné uskutočniť prostredníctvom tlačidla Izby.

Po zapísaní izieb je ich zoznam možné prezerať priamo vo formulári skupinovej objednávky.

Objednané izby

Tento zoznam obsahuje všetky izby, ktoré boli zaradené do objednávky. Záznamy sú zoradené podľa čísla izby vzostupne a obsahujú okrem čísla izby aj informáciu o type izby a meno hosťa. Pri zápise objednávky sa do položky meno hosťa prenáša prezvisko vedúceho. Toto je možné po zápise objednávky zmeniť cez funkciu Zmena objednávky.

Typy izby

Táto záložka obsahuje zoznam typov izieb. Záznamy sú zoradené podľa typu izby vzostupne. Okrem kódu typu izby obsahujú záznamy aj názov typu izby a počet izieb jednotlivých typov.