Horec - Skupiny - Odchod

Skupina

Funkcia Odchod skupiny umožňuje zaevidovanie odchodu celej skupiny alebo jedného príp. viacerých hostí zaradených do zvolenej skupiny, vystavenie záverečného účtu týchto hostí a prípadné uvoľnenie izieb. Funkcia je dostupná cez menu Skupina -> Odchod -> Skupina, cez klávesovú skratku Shift+Ctrl+D alebo ako ikona v nástrojovej lište.

Po výbere funkcie sa zobrazí formulár so zoznamom všetkých ubytovaných skupín. Zoznam skupín je primárne zoradený podľa interného identifikačného čísla skupiny vzostupne. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Po označení konkrétnej skupiny je možné stlačením tlačidla Pozri prezrieť informácie o danej skupine. Informačný formulár je v režime prezerania - neaktívny, položky nie je možné opravovať. Podrobný popis položiek formulára je dostupný na tejto stránke.

Realizáciu odchodu je možné kedykoľvek ukončiť po stlačení tlačidla Zrušiť v jednotlivých formulároch, vrátane formulára účtu.

Výber skupiny a hostí pre odchod

Po označení skupiny zo zoznamu je vykonanie odchodu potrebné potvrdiť stlačením tlačidla Výber. Následne systém Horec ponúkne vyhotovenie záverečného účtu alebo vykonanie odchodu. Jednotlivé kroky sú popísané v texte nižšie.

Zúčtovanie hostí

Po výbere skupiny hostí systém Horec vykoná kontrolu účtov jednotlivých hostí. V prípade, že minimálne jeden hosť zo skupiny má na účte nevyplatené položky, systém automaticky ponúkne vystavenie záverečného účtu pre všetkých hostí zo skupiny, a to vrátane hostí, ktorí majú účty vyplatené. Práca s účtom hostí je podrobne popísaná v tejto časti. Zo zoznamu hostí pre účet, ktorý systém ponúka, je možné jednotlivých hostí odstrániť po stlačení tlačidla Del Vymazať. Týmto je zároveň hosť odstránený z odchodu.

Pri zúčtovaní hostí môže nastať situáca, že z nejakého dôvodu nie je možné zaevidovať platbu záverečného účtu. V tomto prípade by nebolo možné vykonať odchod hostí, preto systém Horec ponúka možnosť presunutia účtu medzi tzv. "zmrazené". Viacej informácií o zmrazených účtoch sa nachádza na tejto stránke.

Pokiaľ hostia označení pre odchod majú všetky účty vyplatené alebo pracovník recepcie odstráni zo zoznamu hostí pre účet všetkých s nevyplatenými položkami, systém Horec medzikrok zúčtovania nevykoná a postupuje rovno ku realizácii odchodu.

Realizácia odchodu

V prípade, že sa pri odchode nevykonalo automatické vystavenie záverečného účtu, tento zoznam obsahuje všetkých hostí skupiny. Ak bolo zúčtovanie vyvolané priamo funkciou odchodu, potom tento zoznam obsahuje iba tých hostí, ktorí boli zaradení do záverečného účtovania. Tento formulár slúži pre definitívne potvrdenie odchodu hostí. rostredníctvom tlačidiel vo formulári je možné so zoznamom hostí zvolených pre odchod pracovať. Je možné využiť nasledovné tlačidlá:

• Všeci - tlačidlo slúži na vykonanie odchodu všetkých hostí v zozname. Po jeho stlačení systém vykoná odchod všetkých hostí naraz.
• Jeden - tlačidlo slúži na vykonanie odchodu iba jedného označeného hosťa zo zoznamu. Pri odchode jedného hosťa sa otvorí neaktívny informačný formulár daného hosťa. Po odsúhlasení je tento hosťa zodchodovaný. Pokiaľ sú v zozname hostí označených pre odchod viacerí hostia, po vykonaní odchodu jednotlivca systém opätovne zobrazí tento zoznam.
• Neodchádza - tlačidlo slúži na označenie hosťa, ktorý neodchádza. Pri zrušení odchodu daného hosťa systém otvorí neaktívny informačný formulár tohto hosťa. Po odsúhlasení je jeho odchod zrušený. Pokiaľ sú v zozname hostí označených pre odchod viacerí hostia, po zrušení odchodu jednotlivca systém opätovne zobrazí zoznam pre odchod.

Cez tlačidlo Výpis je možné vytvoriť a následne vytlačiť Zoznam odchádzajúcich hostí.

Hosť zo skupiny

Funkcia Odchod hostí zo skupín umožňuje zaevidovanie odchodu jedného alebo viacerých hostí zaradených do skupín, vystavenie záverečného účtu týchto hostí a prípadné uvoľnenie izby. Funkcia je dostupná len cez menu Hostia -> Odchod -> Hostia zo skupín.

Po výbere funkcie systém zobrazí formulár so zoznamom všetkých ubytovaných hostí, ktorí sú zaradení do skupín. Zoznam ubytovaných hostí je primárne zoradený podľa čísiel izieb vzostupne, následne podľa priezviska ubytovaných hostí. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Vyhľadávanie hostí v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie všetkých hostí z jednej skupiny alebo dohľadanie hostí na základe dátumu odchodu. . Taktiež je možné vyhľadať hostí z jednej izby na základe čísla izby alebo vyhľadať konrétneho hosťa na základe jeho priezviska. Po nastavení dátumov prípadne filtrov je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.

Význam stĺcov:

• Atr. - atribút daného hosťa. V prípade, že stĺpec obsahuje *, hosť má na účte nevyplatené položky. Symbol + označuje hosťa, ktorý je ubytovaný na prístelke.
• Skupina - evidenčné číslo skupiny, ktoré môže zadať obsluha pri vytváraní objednávky alebo príchodu skupiny.
• Č.skup. - poradové číslo skupiny pridelované automaticky systémom.

Po označení konkrétneho hosťa je možné stlačením tlačidla Pozri prezrieť informácie o danom hosťovi. Informačný formulár o hosťovi je v režime prezerania, položky nie je možné opravovať. Podrobný popis položiek formulára je dostupný na tejto stránke.

Realizáciu odchodu je možné kedykoľvek ukončiť po stlačení tlačidla Zrušiť v jednotlivých formulároch, vrátane formulára účtu.

Výber hostí pre odchod

Funkcia umožňuje realizovať odchod jedného alebo viacerých hostí.

• Pre vykonanie odchodu jedného konkrétneho hosťa stačí tohto hosťa zvoliť v zozname a následne stlačiť tlačidlo Výber
• Pre vykonanie odchodu viacerých hostí je potrebné označiť jednotlivých hostí. Na označenie je možné využiť tlačidlo Ins. Zvolený hosť má v poslednom stĺpci príznak fajky. Na zrušenie označenia slúži tlačidlo Del. Po označení všetkých hostí, u ktorých sa bude realizovať odchod je potrebné stlačiť tlačidlo Výber.

Po potvrdení výberu hostí systém Horec porovná plánovaný a reálny dátum odchodu a v prípade, že sa nezhodujú, je pracovník recepcie informovaný o predčasnom odchode týchto hostí.

Zúčtovanie hostí

Pri vykonávaní odchodu systém Horec kontroluje stav účtov jednotlivých hostí. Pokiaľ sú na účte nevyplatené položky systém Horec automaticky ponúkne vystavenie záverečného účtu. Tento záverečný účet je spoločný pre všetkých hostí, ktorí boli označení pre odchod. Práca s účtom hostí je podrobne popísaná v tejto časti.

Pri zúčtovaní hostí môže nastať situáca, že z nejakého dôvodu nie je možné zaevidovať platbu záverečného účtu. V tomto prípade by nebolo možné vykonať odchod hostí, preto systém Horec ponúka možnosť presunutia účtu medzi tzv. "zmrazené". Viacej informácií o zmrazených účtoch sa nachádza na tejto stránke.

Pokiaľ hostia označení pre odchod majú všetky účty vyplatené, systém Horec medzikrok zúčtovania nevykoná a postupuje rovno ku realizácii odchodu.

Realizácia odchodu

V tomto kroku systém zobrazí zoznam hostí označených pre odchod a to aj v prípade, že bol zvolený iba jeden hosť. Tento formulár slúži pre definitívne potvrdenie odchodu hostí. Prostredníctvom tlačidiel vo formulári je možné so zoznamom hostí zvolených pre odchod pracovať. Je možné využiť nasledovné tlačidlá:

• Všeci - tlačidlo slúži na vykonanie odchodu všetkých hostí v zozname. Po jeho stlačení systém vykoná odchod všetkých hostí naraz.
• Jeden - tlačidlo slúži na vykonanie odchodu iba jedného označeného hosťa zo zoznamu. Pri odchode jedného hosťa sa otvorí neaktívny informačný formulár daného hosťa. Po odsúhlasení je tento hosťa zodchodovaný. Pokiaľ sú v zozname hostí označených pre odchod viacerí hostia, po vykonaní odchodu jednotlivca systém opätovne zobrazí tento zoznam.
• Neodchádza - tlačidlo slúži na označenie hosťa, ktorý neodchádza. Pri zrušení odchodu daného hosťa systém otvorí neaktívny informačný formulár tohto hosťa. Po odsúhlasení je jeho odchod zrušený. Pokiaľ sú v zozname hostí označených pre odchod viacerí hostia, po zrušení odchodu jednotlivca systém opätovne zobrazí zoznam pre odchod.

Cez tlačidlo Výpis je možné vytvoriť a následne vytlačiť Zoznam odchádzajúcich hostí.

Realizáciu odchodu je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.