Horec - Servis - Špeciálne služby - Nastavenia systému Horec

Formulár slúži na vykonanie základných nastavení systému Horec. Je rozdelený na záložky podľa okruhu problematiky, ktoré rieši resp. nastavuje.

Upozornenie: Prosím pozorne si prečítajte nasledujúcu časť pojednávajúcu o vlastnostiach jednotlivých parametrov nastavenia, pretože nesprávnym nastavením môže dôjsť k neželanému správaniu sa systému Horec vo Vašom zariadení ! Povoľte prácu s týmto nastavením iba zodpovednému pracovníkovi !

záložka Vlastník & Internet

Vlastník

Na tomto mieste sa definujú základné údaje o firme a prevádzke. Údaje treba vyplniť správne a úplne, pretože sa zobrazujú na výstupných zostavách a účtoch, ktoré dostávajú zákazníci. Polia na formulári sa delia do dvoch skupín:

• polia, ktoré je možné vyplniť ľubovoľne podľa potreby.
  • ulica, číslo
  • mesto
  • telefón, fax
  • IČ DPH a DIČ firmy
  • účet firmy
  • IBAN firmy
  • BIC-SWIFT
  • register firmy
  • číslo zápisu do registra

• polia predplnené inštaláciou, ktoré nie je možné užívateľsky prepísať. Tieto polia majú štandardne sivé pozadie.
  • názov firmy
  • názov strediska (prevádzky)
  • IČO

Pokiaľ by ste potrebovali zmeniť obsah týchto polí, kontaktujte prosím pracovníkov firmy Asseco Solutions, a.s.

Internet

Pokiaľ vlastníte internetové kontakty, je možné ich doplniť práve na tomto mieste. Ide o nepovinné položky, ale pokiaľ sú vyplnené, zobrazujú sa na výstupných zostavách (potvrdenie objednávky a účet hosťa) smerom k zákazníkovi.

E-mail ubytovacieho zariadenia:	adresa elektronickej pošty ubytovacieho zariadenia (najčastejšie všeobecná anonymná adresa pre príjem pošty zvonku)
Internetová stránka:	webová stránka Vašeho ubytovacieho zariadenia
SMTP server:	informácia o mailovom server ubytovacieho zariadenia
Webová služba zmeny licencie:	služba automatického poskytnutia protihodnoty pre zmeny licencie cez internet

záložka Pokladňa

Systém Horec obsahuje certifikovanú registračnú pokladňu, ktorá vystavuje daňové doklady. Zároveň eviduje všetky platby a aktuálny stav pokladne. Nastavenie pokladne určuje základné nastavenia účtovania a samotné správanie pokladne.

Parametre pokladne

Na záložke parametre pokladne je možné nastaviť rôzne parametre účtovania.

Vysvetlenie jednotlivých polí:

Čas obnovenia stavu pokladne predstavuje počet sekúnd, za ktorý sa automaticky obnoví zobrazený stav pokladne, pokiaľ má užívateľ okno pokladne otvorené (zjednodušene povedané – automatická obnova).

Sadzby DPH - systém umožňuje nadefinovať 4 rôzne sadzby DPH. Pri inštalácii sú tieto sadzby predplnené v súlade s platnou legislatívou. Štandardne sú sadzby A,B,C určené pre použitie pri tovaroch a službách, písmeno Z označuje sadzbu DPH určenú pre prijatú zálohu. Pri definovaní tovarov a služieb v príslušných číselníkoch sa vyberá jedna z uvedených sadzieb DPH (vyberá sa písmeno).

Desatinné miesta – zaokrúhľovanie - systém umožňuje nadefinovať počty desatinných miest pre rôzne typy účtovných položiek. Pri inštalácii systému sú tieto počty desatinných miest preddefinované, avšak je možné zmeniť ich podľa potreby. Počet desatinných miest je možné nastaviť individuálne pre:

• cenu všeobecne (koncová cena s DPH)
• výpočet DPH (suma DPH)
• cenu telefónov (suma za tel. hovory účtované na účet hosťa) - cena sa zaokrúhľuje podľa daného nastavenia po aplikovaní systémových prirážok
• výpočet jednotkovej ceny bez DPH
• výpočet platby za lôžko z ceny izby
• nákupnú cenu (jednotková cena bez DPH zadaná pri príjme tovaru)
• príjem na sklad (pripísanie tovaru na sklad).

Odporúčame ponechať nastavené počty desatinných miest jednotlivých položiek podľa vzoru.

Účty a účtenky - položky - systém umožňuje upraviť zobrazenie položiek na podľa požiadaviek. Je možné nastaviť:

• účtovné položky na 2 riadky - nastavenie platné iba pre účtenky. Ak je zapnuté zobrazovanie položiek na dva riadky (začiarknutý checkbox), potom sa na účtenke tlačí aj jednotková cena pre jednotlivé položky.
• tlač jednotkovej ceny bez DPH - v systéme je možné zvoliť zobrazovanie jednotkovej ceny za položku. Ak je nastavenie zapnuté (začiarknutý checkbox), potom sa na všetkých účtovných dokladoch tlačí jednotková cena bez DPH. Pre účtenky je toto nastavenie relevantné iba v prípade, že je zapnuté zobrazovanie účtovných položiek na 2 riadky.

Minimálna hotovosť

V systéme je možné podľa potreby vykonávať tzv. odvod pokladne. Táto operácia pracuje s minimálnou pokladničnou hotovosťou. Tento výraz znamená minimálnu sumu, ktorá ostáva k dispozícii v pokladni po odvode, ktorý vykonáva recepčná.

Príklad: V pokladni sa v hotovosti nachádza 1300 Eur. Minimálna hotovosť je nastavená na 150 Eur.
Systém v prípade odvodu necháva v pokladni 150 Eur a rozdiel (1150 Eur) odvádza. 

Prostredníctvom tohto je možné individuálne nastaviť sumu z každej meny, ktorá má po operácii odvod ostať v pokladni.

Nastavenie vykonáte jednoduchým zadaním žiadanej sumy v príslušnom riadku meny.

Odporúčame: nastaviť minimálnu hotovosť iba pre Eur, nakoľko recepcia si nepotrebuje nechávať zostatky v iných menách (pri príjme cudzej meny vydáva v Eur).

Záložka 3 - Nastavení

záložka Účet

Samotné účtovanie je zložitý proces s množstvom funkcii. Základné nastavenie správania sa systému z pohľadu vystavovania a tvaru účtov jednak záverečných účtov (formát A4) a jednak účteniek.

záložka Účet

Na tejto záložke je možné definovať výzor a správanie účtu.

• Zaokrúhlenie pri platbe hotovosťou - ide o osobitné nastavenie zaokrúhľovania iba hotovostných platieb. Toto nastavenie je predplnené pri inštalácii v súlade s platnou slovenskou legislatívou.
• Povolený presun na zmrazený účet- ide o funkciu, ktorej aktivovaním (začiarknutý checkbox) sa užívateľom umožní presunúť ktorúkoľvek položku účtu ubytovaného hosťa do vybraného zmrazeného účtu hosťa. Bližšie informácie o zmrazených účtoch nájdete tu.
• Nepočítať miestne poplatky do zálohy - ide o nastavenie, ktoré zodpovedá za výpočet sumy zálohy z objednávky. V prípade, ak je zapnuté (začiarknutý checkbox), záloha sa vypočíta z celej sumy ubytovania vrátane miestneho poplatku. Odporúčame nastavenie vypnúť z dôvodu preúčtovania DPH, nakoľko celá suma zálohy sa účtuje vždy s DPH 19% a až pri vyučtovaní pobytu sa celková suma účtu rozdelí podľa DPH.
• Tlačiť vo faktúrach a účtoch DIČ: -
• Tlačiť vo fiskálnych účtenkách DIČ a IČO: - ide o povinné nastavenie, vzhľadom k tomu, že na daňových (fiskálnych) dokladoch je povinosťou uvádzať IČO aj DIČ.
• Zobraziť v účte internetový kontakt a zápis do obchodného registra: - ide o nepovinné nastavenie, ktoré sa týka záverečných účtov hostí (formát A4).
• Zobrazovať daňovú rekapituláciu na dodacom liste:
• Meno hosťa, pobytové dni a číslo izby do záhlavia:
• Zapisovať kreditné karty, šeky: - voliteľnú a nepovinnú vlastnosť systému. V prípade aktívneho nastavenia systém vyžaduje zapísať typ karty (šeku) a číslo karty (resp. podaciu poštu šeku) pri vystavovaní účtu s týmto spôsobom platby (kreditom, šekom). Toto nastavenie iba hovorí o tom, či sú tieto údaje povinné alebo nie, samotné nastavenie typov kariet (šekov) sa vykonáva v príslušných číselníkoch (časť xxx). Výhoda tohto nastavenia je v tom, že systém generuje denné a mesačné zostavy, ktoré sumarizujú tieto platby za účelom kontroly. V prípade napr. kreditných kariet je možné nastaviť aj percentuálny poplatok odvádzaný banke za konkrétny typ karty a tak sledovať správnosť pripísanej sumy na účet zariadenia.
• Kontrolovať uzavretie účtu s max. sumou: - ide o povinné nastavenie pri vystavovaní fiskálnych dokladov zo systému! Podľa zákona nie je možné cez registračnú pokladňu vystaviť účet prevyšujúci sumu 1659,69 Eur. Ak je toto nastavenie zapnuté (začiarknutý checkbox), systém pri každom fiskálnom doklade prekontroluje celkovú sumu účtu a v prípade, že presahuje maximálnu sumu účtu cez fiskálnu pokladňu, systém nedovolí účet vystaviť a upozorní užívateľa hláškou:"" Upozornenie: Toto je potrebné zachovať!

záložka Ostatné

• Zapisovať nulové DPH (účet, účtenka, faktúra) - tieto nastavenia zodpovedajú za zobrazenie daňovej rekapitulácie na účtoch (formát A4), účtenkách (fiskálnych dokladoch) a faktúrach. Pri aktívnom nasadení sa na účtovných dokladoch zobrazuje v rekapitulácii DPH aj nulová DPH. Rekapituláciu je možné nastaviť samostatne pre jednotlivé vyššie zmienené typy účtovných dokladov. Toto nastavenie konzultujte s Vaším ekonomickým oddelením.
• Predaj skladových tovarov aj do mínusu: -
• Položka dobropisu účtu bude vrátená do skladových zásob: - toto nastavenie upravuje zrušenie účtu formou dobropisu (resp. vystavenie inverzného účtu). Pokiaľ sa v pôvodnom účte nachádzal tovar (sledovaný na sklade), toto nastavenie určuje, či sa vytvorením dobropisu má tetno tovar pripísať naspäť do skladových zásob recepcie alebo nie.
• Konštantný symbol: - parameter, ktorý sa dopĺňa pri generovaní ostrých faktúr z dodacích listov. Nastavenie je nepovinné v prípade, že v systéme nebudú vystavované ostré faktúry.
• Počet znakov čísla zákazky: - nastavenie, ktoré sa aktivuje zmenením hodnoty „0“ na hodnotu „1“. Pri vystavení odberateľskej faktúry systém bude žiadať do políčka čísla zákazky doplniť hodnotu, ktorá sa zobrazuje na dodacom liste aj faktúre zo systému. Tento údaj predstavuje číslo resp. kód zákazky, akcie alebo udalosti, využívané prevažne v ekonomickom systéme.
• Splatnosť odberateľskej faktúry v dňoch: - parameter, ktorý sa používa pri generovaní ostrých faktúr z dodacích listov. Nastavenie je nepovinné v prípade, že v systéme nebudú vystavované ostré faktúry. Číslo predstavuje počet dní, ktoré systém automaticky pripočíta k aktuálnemu dátumu vystavenia faktúry a tým doplní aj dátum splatnosti. Napriek tomu je možný tento údaj pri každej faktúre individuálne meniť, jedná sa skôr o pomôcku.
• Relatívny dátum zdaniteľného plnenia: - parameter, ktorý sa používa pri generovaní ostrých faktúr z dodacích listov. Nastavenie je nepovinné v prípade, že v systéme nebudú vystavované ostré faktúry. Číslo predstavuje počet dní, ktoré systém automaticky pripočíta k dátumu vystavenia faktúry a tým doplní dátum zdaniteľného plnenia. Vzhľadom k tomu, že sa v systéme prevažne účtujú služby, tento parameter by mal byť nastavený na „0“, pretože dátum vystavenia je zároveň dátumom zdaniteľného plnenia.

Odberateľská faktúra platená v hotovosti, kreditom alebo šekom: Faktúra: Fiskálny doklad:

Záložka Oslovenie

Oslovenie hosťa na účte sa týka záverečných účtov hostí formátu A4, konkrétne ide i popis do účtu hosťa. Štandardne sa pred popisom zobrazuje „Hosť-Pobyt-Izba“, čo je možné práve v tomto políčku nahradiť ľubovoľným oslovením hostí napr. „Vážený pán, pani:“. Pre lepšie porozumenie nasledovný príklad: Neaktívne nastavenie:

Aktívne nastavenie:

záložka Pobyt/Objednávka

Na tejto záložke sú všetky nastavenia týkajúce sa objednávok a pobytov hostí. Nastavenie boli na túto záložku presunuté z pôvodných záložiek Objednávka, Pobyt, zároveň s tým boli aj preskupené tak, aby lepšie zodpovedali oblastiam, ktorých sa týkajú.

Nasledujúce nastavenie pojednáva o všeobecnom správaní sa systému v príchode a pobyte hosťa. V tejto záložke sa nachádzajú ďalšie úrovne, podrobne popísané nižšie.

Základ

Obsahuje všeobecné nastavenia, ktoré platia aj súčasne pre objednávky aj pre pobyty.

• Ponúkať izby mimo prevádzky pri objednávke a príchode - v prípade potreby alebo z prevádzkových dôvodov je možné v systéme vyradiť izbu mimo prevádzku (viac v časti xxx). Aktivovaním nastavenia môže užívateľ vybrať takúto vyradenú izbu pre objednávku alebo na ňu realizovať príchod hosťa. Deaktivovaním sa tieto izby v príslušných formulároch nezobrazujú.
• Automatické odporúčanie textov-počet znakov - nastavenie hovorí o tom, pri akom počte znakov zapísaných do poľa Priezvisko, Meno, Mesto, Titul, PSČ je zobrazený pomocný formulár so zoznamom bývalých hostí. Tento parameter slúži aj na zapnutie/vypnutie tejto funkcie. V prípade, že je nastavená hodnota 3 - automatické vyhľadávanie je zapnuté. Takto je nastavený systém aj po update na novú verziu. Pre zapnutie funkcie je potrebné zadať ľubovoľné číslo z rozsahu 3 - 20. Hodnoty 1 a 2 nie sú povolené. Pre vypnutie funkcie je potrebné zadať hodnotu 0.
• Automatické odporúčanie textov-s diakritikou - nastavenie, ktoré umožňuje zapnúť a vypnúť vyhľadávanie s diakritikou. Po update na novú verziu je toto nastavenie neaktívne - začiarkavacie políčko nie je zaškrtnuté.
• Automatické predpĺňanie vekovej hladiny na základe dátumu narodenia - nastavenie, ktoré zapína automatické predplnenie vekovej hladiny (ak sú zadefinované v príslušnom číselníku) na základe dátumu narodenia hosťa. Po zadaní dátumu systém vypočíta aktuálny vek hosťa a na základe veku vyhľadá príslušnú vekovú hladinu. Túto hladinu vyplní hosťovi. Pri výbere zo stálych/bývalých hostí, ktorí majú vyplnený dátum narodenia, systém takisto predplní vekovú hladinu.
• Ukladať dátum narodenia pri domácich - nastavenie, ktoré zabezpečí vymazanie dátumu hosťa, pokiaľ tento dátum obsluha vyplní. Toto nastavenie sa týka len domácich hostí. Nastavenie bolo zavedené ako doplnkové nastavenia pre funkčnosť predplnenia vekovej hladiny. Obsluha zadá dátum narodenia, aby systém Horec vypočítal vek, ale zároveň je nežiadúce, aby bol dátum narodenia uložený. Pri bývalých/stálych hosťoch toto nastavenie zabezpečí vymazanie dátumu narodenia zadaného v minulosti. Upozorňujeme - ak dôjde u bývaleho/stáleho hosťa ku vyplnenie vekovej hladiny a zároveň sa neuloží jeho dátum narodenia, systém už nebude vedieť ďalej túto hladinu modifikovať.
• Nepredpĺňať cenotvorbu z bývalých
• Nepredpĺňať cenový profil z bývalých
• Cenotvorba novej objednávky, pobytu
• Predpĺňať individuálnu cenu hosťa
• Predvolená individuálna cena hosťa
• Prefix rezervačného čísla a jeho dĺžka
• Na mape prehľadu zobrazovať ostatný popis

Pobyt

Všeobecne je to nastavenie základných parametrov v príchode hosťa.

• Kopírovať pri príchode údaje z predchádzajúceho hosťa
• Kopírovať pri príchode objednané služby z predchádzajúceho hosťa
• Hodina, od ktorej je povolený predčasný príchod - funkcia predčasného príchodu rieši skorý príchod hosťa pred dennou uzávierkou systému (viac v časti xxx). Nastavenie udáva hodinu, od ktorej môže recepčná zaevidovať predčasný príchod hosťa.

Príklad: Hosť príde o 6:00 vlakom, pričom štandardne sa ubytováva až v poobedňajších hodinách (po dennej uzávierke). Chcete hosťovi vyjsť v ústrety, preto mu zrealizujete príchod na izbu (pokiaľ je samozrejme voľná) cez funkciu predčasného príchodu.

• Zrušenie príchodu znamená, že systém umožní do nastaveného času zrušiť zaevidovaný príchod konkrétneho hosťa. Zrušením sa hosť vymaže z domovej knihy a zároveň nemusí platiť za najbližšiu noc. Toto nastavenie hovorí o maximálnom počte hodín od príchodu. Zrušenie príchodu je možné iba za podmienky, že účet hosťa
• Počet dní v čiastočnom odchode
• Rozlíšenie čiastočne obsadených izieb v prehľade - v grafických prehľadoch (mapa prehľadu izieb a plány poschodí) je rozlišované, či sa jedná o izbu plne obsadenú, teda sú obsadené všetky lôžka (štandardne farba oranžová), alebo či sa na izbe nachádza aspoň jedno voľné lôžko (štandardne farba ružová). Toto nastavenie definuje, či systém má za voľné lôžko považovať aj prístelku a teda signalizovať čiastočne obsadenú izbu, pokiaľ je prístelka voľná.
• Kontrola nežiadúcich (VIP) hostí v príchode - systém obsahuje špeciálny zoznam mien a ostatných údajov o nežiadúcich (alebo VIP) hosťoch, ktorý je tvorený samotným užívateľom. Aktivovaním tohto nastavenia systém upozorňuje užívateľa pri realizácii príchodu takéhoto hosťa (nežiadúceho alebo VIP) výpisom okna s bližšími informáciami o tomto hosťovi. Toto nastavenie je nepovinné, záleží od potrieb zariadenia.
• Vypisovať externých hostí do hromadných hlásení pre políciu - nastavenie súvisí s generovaním hlásení pobytu pre políciu automaticky a hromadne pre všetkých zahraničných hostí. Aktivovaním nastavenia sa vygeneruje tlačivo hlásenia aj pre zaevidovaných externých hostí, ktorí majú vyplnenú štátnu príslušnosť inú ako SVK.
• Povolené naviazanie priestoru na blokovaného hosťa - pokiaľ je v systéme označený ubytovaný hosť za blokovaného, teda nie je možné naňho presúvať tržby či už z recepcie alebo z reštauračného systému, toto nastavenie povoľuje alebo zakazuje účtovanie tržieb z rezervácii priestorov na jeho hotelový účet.
• Predvolené nastavenie jazyka umožňuje určenie primárneho jazyka, ktorým systém komunikuje s ostatnými užívateľmi (možnosť výberu slovenčiny, angličtiny a češtiny).

Objednávka

• Automatické číslovanie objednávok - každá zapísaná objednávka, či už sólo alebo skupinová, má vlastné jedinečné evidenčné číslo, ktoré sa pri aktivovanom nastavení samé dopĺňa.
• Vzor evidenčného čísla objednávky - podľa potreby je možné definovať ľubovoľnú masku evidenčného čísla objednávky.
• Počítadlo evidenčného čísla objednávky definuje posledné voľné číslo v poradí, podľa ktorého ich systém priraďuje objednávkam. Tento parameter prosím nemeniť z dôvodu porušenia kontinuity číslovania objednávok.
• Počet hodín platnej poslednej objednávky udáva počet hodín, dokedy si systém pamätá zaevidované objednávky pre možnosť ich opätovného zaevidovania.
• Čas predpokladaného nástupu objednávky je udaný v hodinách a tento údaj sa predpĺňa pri zápise formuláru objednávky. Údaj je informatívny a hovorí o tom, na akú hodinu je plánovaný príchod hosťa. Pri vytváraní objednávky je možné tento údaj v príslušnom poli zmeniť.
• Kontrola nežiadúcich (VIP) hostí v objednávke - systém obsahuje špeciálny zoznam mien a ostatných údajov o nežiadúcich (a VIP) hosťoch, ktorý je tvorený samotným užívateľom. Aktivovaním tohto nastavenia systém upozorňuje užívateľa pri realizácii objednávky na meno takéhoto hosťa (nežiadúceho alebo VIP) výpisom okna s bližšími informáciami o tomto hosťovi. Toto nastavenie je nepovinné, záleží od potrieb zariadenia.
• Doporučené objednávanie na typ izby - nastavenie ovplyvňuje správanie systému pri evidovaní objednávky. Pokiaľ je aktívne, systém nežiada vyplňovať číslo izby, teda realizuje objednávky na typ izby. Pokiaľ je neaktívne, vyžaduje povinne zadávať číslo izby. Viac o objednávkach na typ izby v časti xxx.
• Je povolený automatický výber izby - nastavenie sa týka výberu čísla izby v objednávke. Pokiaľ je parameter aktívny a užívateľ v objednávke nezadá číslo izby, systém ho automaticky doplní. Pritom rešpektuje vybraný typ izby a v rámci neho vyberie izbu najmenej vyťažovanú (podľa % vyťaženia konkrétnych izieb), z dôvodu rovnomerného opotrebovania inventáru.

V prípade, že je parameter deaktivovaný, je užívateľ nútený vybrať číslo izby ručne.

• Posunutie začiatku objednávky je číslo, ktoré sa pripočíta k aktuálnemu pobytovému dňu vo formulári novej objednávky, čím systém predplní dátum príchodu.
• V novej objednávke je automaticky počet lôžok - nastavenie zodpovedá za počet lôžok, ktoré systém prednastaví v novej objednávke.
  • jedno lôžko - každná nová objednávka je prednastavená iba na jedno lôžko
  • počet postelí – každá nová objednávka bude na taký počet lôžok, koľko je pevných lôžok na danom type izby
  • celkový počet lôžok - každá objednávka bude na plný počet lôžok vrátane prístelok podľa konkrétneho typu izby.
• Povolené využívanie úrovní oprávnení objednávok -
• Na mape prehľadu zobrazovať názov skupiny/meno vedúceho -

Miestne poplatky

• Doporučený miestny poplatok - nastavenie umožňuje aktivovať (deaktivovať) automatické dopĺňanie tohto parametra pri príchode hosťa. V prípade, že patríte medzi zariadenia, ktoré majú povinnosť odvádzať miestny poplatok obci (mestu), aktivovaním tohto nastavenia bude systém každému hosťovi miestny poplatok účtovať.
• Domáci, cudzinci nastavenie slúži pre priradenie kódu miestneho poplatku zvlášť pre zahraničných hostí (štát iný ako SVK) a domácich hostí. V prípade potreby je možné priradiť pri účtovaní domácim hosťom iný kód služby „Miestne poplatky“ a tým v štatistikách rozlíšiť počet vybraných poplatkov za domácich a zahraničných hostí. Toto delenie aj výška sadzby záleží od VZN obcí a miest, pod ktoré jednotlivé zariadenia spadajú. Pri inštalácii systém doplní kód pre domácich ako „PO001“ a pre zahraničných ako „PO002“. Toto nastavenie je možné ponechať, ale je potrebné upraviť správnu výšku sadzby týchto poplatkov v číselníku služieb.
• Poplatok nepočítať nocí znamená, akým spôsobom sa má miestny poplatok (MP) účtovať. V prípade, že sa MP platí za deň pobytu, nastavenie tohto parametra musí byť „0“.
• Interval účtovania poplatku je predplnený inštaláciou na „1“. To znamená, že miestny poplatok sa účtuje každý deň pobytu. Prosíme o zachovanie nastavenia tohto parametra.
• Jednorázový poplatok je nastavením, kedy by hosť platil miestny poplatok raz za pobyt. Podľa aktuálnych platných legislatívnych noriem sa toto nastavenie nevyužíva. Preto odporúčame ponechať nastavenie zadané inštaláciou (nezačiarknuté).

Poznámka: Niektoré osoby sú oslobodené od platenia miestnych poplatkov (napr. deti do 15 r., dôchodcovia nad 70 r., osoby ZŤP). Pre správnosť účtovania je potrebné informovať sa na príslušnom obecnom alebo mestskom úrade. Poznámka 2: Pri príchode hosťa systém doplní účtovanie miestneho poplatku. Pokiaľ ide o osobu s výnimkou, stačí ručne zmeniť parameter „áno“ na „nie“. Potom sa tejto osobe poplatok účtovať nebude (viac v časti Objednávka a Príchod hostí).

Alokácie

• Alokované kapacity dostupné pre objednávky/pobytu nespadajúce do alokácie - nastavenie určuje, či môžu byť alokované kapacity využité pre objednávky/pobyty, ktoré nespĺňajú parametre danej alokácie. Pokiaľ je nastavenie vypnuté, potom môže alokovanú kapacitu obsadiť len objednávka/pobyt s príslušnými parametrami - striktný režim. Ak je zapnuté, alokovanú kapacitu môže obsadiť aj objednávka/pobyt, ktorá do prislušnej alokácie nespadá. Po update je hodnota prednastavená na Áno (checkbox zaškrtnutý.)
• Nepočítať nepotvrdené objednávky mimo alokácie do obsadených izieb - nastavenie určuje, ako bude systém Horec pristupovať ku nepotvrdeným objednávkam na nealokovaných kapacitách. Uplatňuje sa v prípade, ak je nastavenie Alokované kapacity dostupné pre objednávky/pobytu nespadajúce do alokácie vypnuté, ide o tzv. striktný režim. Pokiaľ je nastavenie zapnuté, nepotvrdené objednávky nie sú započítavané medzi obsadené izby, tj. nie sú odpočítavané z celkovej kapacity. Celková kapacita je kontrolovaná až pri potvrdení objednávky - či už pri manuálnom potvrdení pracovníkom recepcie alebo pri potvrdení platbou zálohy.
• Nesledovať DOLORES objednávky - toto nastavenie určuje, ako budú alokáciami ovplyvnené objednávky prijaté z webu. Pokiaľ je nastavenie zapnuté, potom objednávky z webu vôbec nepodliehajú alokáciam a dokonca im môžu odčerpávať kapacitu.

Ikony

Jedná sa o nastavenie zobrazovania ikon v grafických prehľadoch (mapa prehľadu izieb a plán poschodí). Tieto parametre sú preddefinované už pri inštalácii, preto nie je potrebné ich meniť. Nastavenia sú pre každú ikonu (narodeniny, odkaz a budenie hosťa) totožné, pojednávajú o:

• Zobrazovať všetky ikony – či sa majú ikony zobrazovať v grafických prehľadoch
• Názov – názov ikony, čo vyjadruje (prednastavené)
• Čas zapnutia/vypnutia – je intervalom, ktorý určuje „blikanie“ ikony
• Zobrazovať ikonu – či sa konkrétna ikona má zobrazovať na grafickom prehľade.

V prípade budenia telefónom ide ešte o tieto parametre:

• Čas za/pred – je počtom minút pred a za časom budenia, teda zobrazenie zoznamu budených hostí

záložka Strediská

Nasledujúce nastavenia súvisia s parametrami komunikácie systému Horec a iných systémov alebo modulov. Povolený odpočet telefónov pri aktivovaní zabezpečuje komunikáciu systému Horec s tarifikačným programom ATU-w a teda aj s telefónnou ústredňou. Základný kód telefónov predstavuje preddefinovanú službu, ktorá sa pri účtovaní hovorov má účtovať ako položka na účet hosťa. Ide o prednastavený parameter inštaláciou, nie je potrebné ho meniť. Povolený filter na telefóny umožňuje zvoliť vybrané klapky, ktorých hovory sa majú prenášať aj do systému Horec. V prípade aktivovania tohto parametra je potrebné definovať klapky v číselníkoch (časť xxx). V prípade deaktivovania parametra sa do systému Horec dostávajú hovory zo všetkých klapiek, ktoré ústredňa obsluhuje. Odporúčanie: Je vhodné nastaviť filter a definovať pre sledovanie iba klapky na hotelových izbách a na recepcii (pre prípad ručného účtovania hovorov z recepcie). Ostatné klapky a hovory z nich sú zaznamenávané priamo v tarifikačnom programe, takže je možné ich sledovať a vyhodnocovať aj napriek tomu, že do systému Horec sa nezapisujú. Paušálna prirážka na jeden hovor je nastavenie účtovania fixného poplatku za použitie telefónu. V prípade zadanej prirážky > 0 sa táto suma v Sk jednorázovo pripočíta k sume za prevolané minúty. Ak je prirážka nastavená na „0“, vtedy sa neúčtuje. Počet sekúnd na obnovenie odpočtu telefónov predstavuje počet sekúnd, za ktorý sa automaticky obnoví zobrazený stav načítaných telefonických hovorov pokiaľ má užívateľ toto okno otvorené (zjednodušene povedané – automatický refresh). Povolená komunikácia s reštauračným systémom znamená v prípade aktivovania: - vysielanie informácii o ubytovaných hosťoch smerom k reštauračnému systému, - príjem informácii o sume konzumácie z ostatných stredísk reštauračného systému. Povolená komunikácia s externými skladmi znamená v prípade aktivovania: - vysielanie informácii o predaných tovarových položkách smerom k reštauračnému systému, - príjem informácii o príjme tovaru (automatický príjem) na sklad recepcia. Povolený odpočet z iných externých systémov aktivovanie znamená povolenie komunikácie systému Horec s inými systémami, na princípe výmeny zoznamu ubytovaných hostí a príjmu tržieb z iných externých systémov. Povolené vysielanie informácii pre zmenáreň Nastavenie aktivuje prenos dát o ubytovaných hosťoch do zmenárenského modulu „Monetka“. Výhodou tohto prenosu je zdieľanie informácii o ubytovaných hosťoch, ich dokladoch pre realizáciu zmenárenských operácii. Pre podrobné nastavenie prepojenia pozri časť xxx. Povolené vysielanie informácii pre ekonomický systém zabezpečí generovanie denných dávok pre ekonomický systém. V prípade požiadavky o nastavenie komunikácie prosím kontaktujte pracovníkov firmy Datalock a.s.

záložka Dáta

Tieto nastavenie zabezpečujú uchovanie dát v systéme, preto ich nastavenie vykonávajte obzvlášť obozretne. Upozornenie: Objem uchovávaných dát záleží od kapacity technického vybavenia servera. Čím je nastavená dlhšia doba uchovávania dát, tým je systém náročnejší na kapacitu disku servera. Aj napriek uchovaniu dát v databáze na serveri odporúčame vyhotovovať si záložné kópie archívov dát na externé médium (napr. CD) !

Uchovanie bázových údajov v mesiacoch Bázové údaje sú základné údaje systému, z ktorých generuje ľubovoľné zostavy – za voliteľné časové obdobie v rozpätí nastavených mesiacov. Predstavujú najväčší nárok na kapacitu disku PC. Odporúčame nastavenie týchto údajov na 12 mesiacov, čo znamená, že zostavy je možné generovať ľubovoľne za posledných 12 mesiacov prevádzky systému. Údaje za dlhšie časové obdobie sú uchovávané v systéme prostredníctvom generovaných denných a mesačných zostáv (informácie o nastavení dĺžky uchovávania zostáv v časti xxx, informácie o archívnych zostavách v časti xxx). Uchovanie bývalých hostí v mesiacoch Keďže systém eviduje hostí, ktorí boli v systéme ubytovaní, toto nastavenie definuje dĺžku v mesiacoch, na aké dlhé obdobie je potrebné uchovávať tieto údaje o hosťoch v databáze od ich poslednej návštevy. Uchovanie stálych hostí v mesiacoch V prípade potreby je možné definovať hosťa s príznakom „stály“ (bližšie v časti xxx) a toto nastavenie umožňuje nezávisle určiť rozdielnu dobu uchovávania údajov o takýchto hosťoch. Uchovanie odberateľov v mesiacoch Pre účely vystavovania dodacích listov a faktúr sa v systéme zadanú dobu uchovávajú aj údaje o odberateľoch (názvy, adresy, IČO, IČ DPH a ostatné fakturačné údaje). Uchovanie fiskálnych dokladov v mesiacoch Keďže systém obsahuje aj registračnú pokladňu, všetky fiskálne účty (daňové doklady) ostávajú uchovávané priamo v systéme. Zo zákona je povinnosť uchovávať tieto doklady po dobu 10 rokov, preto je nutné nastaviť tento parameter na 120 mesiacov ! Režim združenej dennej uzávierky Tento parameter znamená vykonanie všetkých povinných operácii (naťaženie účtov hostí, zrušenie objednávok, generovanie zostáv, verifikácia údajov) v rámci dennej uzávierky, preto odporúčame tento parameter nechať aktívny. Povinné upratovanie izieb v dennej uzávierke Ide o nastavenie, ktoré po vykonaní dennej uzávierky nastaví príznak všetkým izbám na „uprataná“. V prípade deaktivácie tohto parametra si užívateľ ručne definuje, ktoré izby boli upratané a ktoré nie (podrobne v časti xxx). Verifikácia referencii v dennej uzávierke Ide o systémový parameter, verifikácia sa nastavením tohto parametra spúšťa v rámci dennej uzávierky, bez zásahu užívateľa. Odporúčame nechať tento parameter aktívny.

záložka Zostavy

Tieto nastavenie zabezpečujú vytváranie a uchovanie archívnych zostáv v systéme, preto je potrebné vykonávať nastavenia obzvlášť obozretne.

Upozornenie: Objem uchovávaných dát záleží od kapacity technického vybavenia servera. Čím je nastavená dlhšia doba uchovávania dát, tým je systém náročnejší na kapacitu disku servera. Aj napriek uchovaniu dát v databáze na serveri odporúčame vyhotovovať záložné kópie archívov uzávierok na externé médium (napr. CD) !

Príslušné číslo v konkrétnom poli znázorňuje dĺžku (v mesiacoch) uchovávania zostáv generovaných pri konkrétnej uzávierke. Počet mesiacov je možné nastaviť pomocou šípok alebo jednoducho prepísaním. Je možné zvlášť nastaviť dĺžku uchovávania zostáv pre:

• odvodovú uzávierku (vykonávanú pri odvode pokladne),
• priebežnú uzávierku (vykonávanú ľubovoľne počas dňa),
• dennú uzávierku (povinne vykonávanú raz denne okolo obeda),
• mesačnú uzávierku (povinne vykonávanú 1. deň mesiaci za predchádzajúci mesiac),
• ročnú uzávierku (povinne vykonávanú 1.januára za predchádzajúci rok),
• zostava raportky (vykonávanú ľubovoľne počas dňa, zobrazuje stav izieb na hoteli pre organizáciu prác chyžných).

Odporúčame: nastaviť dlhšiu dobu uchovávania hlavne denných, mesačných a ročných zostáv, nakoľko prostredníctvom nich sa dá spätne zistiť stav zariadenia a štatistiky za dané obdobie. Uvedené zostavy sú potom jediným zdrojom získania štatistických údajov po prekročení obdobia uchovania bázových údajov (bližšie v časti xxx).

Raster ubytovacích / stravovacích služieb predstavuje preddefinovaný údaj rastrov. Pre ubytovacie služby vyberte raster „Ubytovanie“, pre stravovacie raster „Stravovanie“. Viac podrobností o rastroch, ich význame a definovaní nájdete v časti xxx.

Výber zostáv

Po stlačení tlačítka s názvom konkrétneho typu uzávierky sa zobrazí formulár, kde je možné ľubovoľne zaradiť alebo vyradiť zostavy, ktoré potom príslušná uzávierka automaticky generuje.

Formulár výberu zostáv má pre jednotlivé typy uzávierok rovnaký vzhľad. Obsahuje zoznam zostáv prislúchajúcich danému typu uzávierky. Zaradenie zostavy do uzávierky je možné po stlačení tlačidla Ins Zaradiť na príslušnej zostave, vyradenie je možné po stlačení tlačidla Del Vyradiť na príslušnej zostave. Stĺpec Vybraná následne znázorňuje, či je daná zostava zaradená do uzávierky - je označené fajkou. Stĺpec Počet označuje, koľko kópií danej zostavy sa vytvára pri uzávierka. Žiadaný počet zostáv sa zapisuje priamo do poľa stĺpca, ak je zapísaná nulová hodnota, potom nie je označenie ani v stĺpci Vybraná.

Odporúčame: nastaviť tie zostavy, o ktorých je zrejmé, že poskytujú informácie, ktoré budú žiadúce aj v budúcnosti. Pri inštalácii systému sú odporúčané zostavy preddefinované, po dôkladnom zvážení je možné optimalizovať výber zostáv podľa potrieb zariadenia.

záložka Kľúčové karty

Zámkové systémy poskytujú riadený prístup do hotelových izieb a iných Vami určených priestorov prostredníctvom technológie zámkových kariet. Môžete ich využiť na otváranie dverí ako aj pre identifikáciu hosťa v našom vernostnom systéme. Systém Horec spolupracuje s vybranými typmi zámkových kariet, kedy obsluha recepcie prostredníctvom systému Horec obsluhuje vydávanie, čítanie, kopírovanie, mazanie a storno kariet. Nasledujúci popis sumarizuje štandardné nastavenie komunikácie so zámkovými kartami. V prípade problémov alebo iných nejasností sa prosím obráťte na pracovníkov firmy Datalock a.s.

a) Povoľte komunikáciu so zámkovými kartami v prvej záložke „Spoločné nastavenie“. Aktivujte nastavenie „povolené kľúčové karty“. Vyberte typ kariet, ktorý sa chystáte pripojiť, napr. „Salto“. Zadajte doporučený čas expirácie vystavených kariet v deň odchodu, tento čas bude systém automaticky dopĺňať.

b) V príslušnej záložke (podľa typu zvolených kariet) nastavte ostatné parametre. Zadajte IP adresu servera, na ktorom beží server zámkových kariet. Zadajte číslo portu, na ktorom komunikuje server zámkových kariet (je preddefinované, podľa štandardne dohodnutej komunikácie). Zadajte prípadné názvy objektov, do ktorých bude mať hosť vstup okrem hotelovej izby.

Zvyšné nastavenie je potrebné vykonať na pracovnej stanici, viac v časti xxx. Prácu so zámkovými kartami bližšie popisuje časť xxx.

záložka Zálohovanie

Systém Horec vykonáva archiváciu vždy v čase dennej uzávierky (pred a po vykonaní uzávierky). Okrem toho je možné realizovať archív manuálne kedykoľvek počas dňa, no zároveň ho nastaviť ako automatický, bez potrebného zásahu užívateľa. Výhodu automatického archívu je zabezpečenie viacerých záloh dát počas dňa, nielen pri vykonávaní dennej uzávierky.

Nastavenie času archivácie sa vykonáva cez tlačítko „Nový“, kde je potrebné zadať čas archivácie a aktivovať ju. Uloženie zmien sa vykoná tlačítkom „Súhlas“. Takto je možné nastaviť viaceré časové body zálohovania, podľa potreby zariadenia.

Upozornenie: Vo vlastnom záujme odporúčame vykonávať aj automatické archívy počas prevádzky, nakoľko posledný uchovaný archív slúži vždy pre obnovu dát v prípade zlyhania technického vybavenia !