Horec - Servis - Číselníky - Stáli hostia

Hostia

Číselník Hostí slúži na evidenciu stálych hostí v systéme Horec. Je to základný číselník vernostného systému, ktorý vychádza zo zoznamu bývalých hostí. Po update na verziu, ktorá túto obsahuje modul Stálych hostí je tento číselník automaticky naplnený údajmi bývalých hostí. Číselník obsahuje aj funkcie na "upratanie" zoznamu bývalých hostí - je možné vyhľadávať duplicitné záznamy a takýchto hostí zlučovať.

Výhodou tohto číselníka je možnosť editácie stálych hostí, čo umožňuje priebežnú aktualizáciu údajov jednotlivých hostí. Navyše číselník stálych hostí umožňuje priraďovať hosťom marketingové kategorizácie a parametre, takisto profily stálych hostí a zľavové profily.

Po otvorení formulára sa zobrazí zoznam stálych hostí. Zoznam je štandardne zoradený podľa ID stáleho hosťa (interné číslo hosťa prideľované systémom). Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnost zoradiť záznamy na základe iného kľúča príp. viacerých. Jedným kliknutím ľavým tlačidlom myši na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Vyhľadávanie hostí v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie konkrétneho záznamu na základe priezviska a mena. Vyhľadávanie podľa priezviska funguje aj pokiaľ je zadaná iba časť priezviska, potom je počet nájdených záznamov samozrejme väčší. Pre vyhľadanie konkrétneho záznamu je možné využiť aj filter podľa čísla stáleho hosťa. Tento filter funguje len pre zadaný reťazec, teda systém Horec vždy nájde maximálne jeden záznam konkrétneho hosťa. Vyhľadávanie je možné aj na základe štatistického filtra - tento filter umožňuje vyhľadať zoznam hostí napr. s určitým počtom pobytov alebo tržbou. Filter obsahuje nasledovné kritériá:

• počet pobytov
• počet nocí
• suma tržieb
• suma tržieb bez ubytovania a miestnych poplatkov

Pre použitie tohto filtra je okrem filtračného kritéria potrebné zvoliť aj matematický operátor, ktorý bude vo filtri využitý. Je možné zvoliť z týchto: =, <, >, <= a >=. Opätovne platí, že po zadaní parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.

Číselník stálych hostí

Zobrazenie formulára

Formulár bývalých hostí má osobitnú vlastnosť - možnosť skryť alebo zobraziť stĺpce. Táto vlastnosť uľahčuje užívateľom generovať a takisto získavať ľubovolné údaje prostredníctvom exportu do excelu. V prípade, že chcete pridať alebo odobrať zobrazené stĺpce, kliknutím pravým tlačítkom myši na hlavičku stĺpca a zvolte Nastavenie Zobrazenie.

V zozname hlavičiek stĺpcov je možné začiarknutím zaškrtávacieho políčka (checkboxu) označiť ľubovolný počet stĺpcov, ktoré majú byť zobrazené. Tlačidlo Označ slúži na označenie všetkých stĺpcov. Hromadné odznačenie je možné po stlačení tlačidla Odznač. Prostredníctvom tlačidiel Posuň je možné meniť poradie zobrazených stĺpcov.

Nastavenie stĺpcov

Po odsúhlasení sa automaticky načítajú stĺpce na základe zmeneného nastavenia.

Popis polí stáleho hosťa

Nakoľko systém Horec umožňuje uložiť ku stálemu hosťovi množstvo údajov, sú tieto údaje pre prehľadnosť a rýchlu orientáciu roztriedené do záložiek.

záložka Základ

Táto záložka obsahuje základné údaje stáleho hosťa. Všetky údaje stáleho hosťa je možné meniť, avšak na bývalých pobytoch zostanú nezmenené. Zmeny sa použijú až pri ďalšej objednávke alebo príchode stáleho hosťa.

• Titul, Priezvisko, Meno, Dátum narodenia, Vek, Ulica, Mesto, PSČ, Štát, E-mail, Tel.č., ŠPZ vozidla, Jazyk, Obľúbená izba, Poznámka

Stály hosť

záložka Popis

Stály hosť

záložka Marketing

Na tejto záložke je možné stálemu hosťovi priradiť viaceré marketingové údaje, ktoré neskôr môžu slúžiť napr. na automatický výpočet ceny alebo zliav. Údaje sú zaradené do podzáložiek:

podzáložka Základ

• Kategória - slúži na priradenie kategórie hostí.
• Profil stáleho hosťa - slúži na priradenie profilu. Tento profil môže hosťovi určovať skupinu dostupných cenových profilov alebo prípadne aj zľavy.
• Zľavový profil - slúži na priradenie preddefinovaných zliav.

Stály hosť

podzáložka Kategórie

Na tejto záložke je možné hosťom priradiť marketingové kategorizácie. Upozorňujeme, na záložke sa zobrazujú len tie marketingové kategorizácie, ktoré sú povolené pre hostí.

Stály hosť

podzáložka Parametre

Na tejto záložke je možné hosťom priradiť marketingové parametre. Upozorňujeme, na záložke sa zobrazujú len tie marketingové parametre, ktoré sú povolené pre hostí.

Stály hosť

podzáložka Firmy

Na tejto záložke je možné hosťom priradiť jednu alebo viaceré firmy a zároveň zadefinovať vzťah, ktorý má konkrétny hosť ku danej firme.

Stály hosť

záložka Doklady

Na tejto záložke je možné priradiť doklady, ktoré hosť využíva na svoju identifikáciu.

Stály hosť

záložka Platobné karty

Na tejto záložke je možné priradiť hosťovi platobné karty, ktoré využívá pri platbe. Tieto údaje je možné použiť napr. aj pri blokácii zálohy.

Stály hosť

záložka Štatistika

Na tejto záložke sa zobrazujú štatistické údaje hosťa.

• celkový počet pobytov v zariadení
• celkový počet nocí
• priemerná dĺžka pobytu zaokrúhlená na celé dni
• celková suma všetkých naťažených položiek
• suma naťažených položiek bez ubytovania a miestnych poplatkov, tj. suma za služby a tovary čerpané počas pobytov

Stály hosť

záložka Identifikačné karty

Táto záložka slúži na priradenie, zmenu a vymazanie identifikačnej karty stálemu hosťovi. Zároveň zobrazuje zoznam aktuálne priradených kariet vrátane ich platnosti. Každému hosťovi môže byť priradená len jedna karta zvoleného typu. Kontrolu unikátnosti typu karty vykonáva systém Horec sám. Obsluhe nedovolí pri vytváraní novej karty zvoliť typ karty, ktorý má hosť už priradený.

Stály hosť

Na priradenie, opravu alebo vymazanie čísla karty sa využíva jednoduchý formulár zobrazený nižšie. Správanie formulára je upravené v závislosti od tlačidla, ktorým bol vyvolaný.

• pridanie novej karty - po stlačení tlačidla Ins Nový systém otvorí prázdny formulár pre priradenie čísla karty. Obsluha musí zvoliť typ karty z vyberača a načítať číslo a celý formulár odsúhlasiť. Pokiaľ je dostupný len jeden typ identifikačnej karty, potom systém tento typ predvolí sám.
• oprava existujúcej karty - po stlačení tlačidla Oprava systém otvorí formulár s vyplneným typom a číslom karty. Obsluha len načíta nové číslo a formulár odsúhlasí.
• vymazanie existujúcej karty - po stlačení tlačidla Del Vymazať systém otvorí formulár karty v režime prezerania (polia sú zasivené - neaktívne). Obsluha môže vymazanie odsúhlasiť alebo zrušiť.

Práca so záznamami

Do číselníka stálych hostí systém vytvára záznamy automaticky. Pokiaľ pri príchode obsluha nezvolí hosťa z bývalých hostí, ale zapíše údaje nového hosťa, systém Horec tohto hosťa automaticky ukladá do číselníka stálych hostí. So záznamami je samozrejme pracovať takým spôsobom, ako je to aj pri iných systémových číselníkoch.

Bežná práca s číselníkom

• Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla Ins Nový. Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť povinné polia záznamu - priezvisko a štát. Ostatné polia sú nepovinné a ich doplnenie je možné aj neskôr. Následne stačí iba stlačiť tlačidlo Súhlas.
• Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka.
• Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Všetky polia záznamu je možné kedykoľvek meniť. Pri zmene je potrebné uvedomiť si, že táto zmena bude mať vplyv na všetky štatistické zostavy, ktoré budú následne generované, a to vrátane zostáv za minulé obdobia. Archívne zostavy nebudú touto zmenou ovplyvnené.
• Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - zmazanie záznamu je možné iba za podmienky, že záznam nie je použitý v základných knihách systému (napr. domová kniha). O takejto situácii je používateľ informovaný chybovým hlásením.

Hromadné zmeny

Číselník stálych hostí umožňuje zrýchlenú editáciu údajov jedného alebo hostí prostredníctvom hromadných zmien. V zozname stačí označiť záznamy, ktoré chcete meniť pomocou tlačidla Označ. Pokiaľ sa pri označovaní záznamov pomýlite je možné označenie zrušiť pomocou tlačidla 'Odznač'. Pre ľahšie dohľadanie hostí je možné využiť vyššie spomenuté filtre vo formulári. Označené záznamy sú zvýraznené svetlomodrým podfarbením. Po označení alespoň jedného záznamu sa aktivuje tlačidlo Zmeny. Po stlačení tohto tlačidla systém otvorí formulár Hromadných zmien stálych hostí. V tomto formulári je možné meniť nasledovné údaje:

• Štát - systém ponúka zoznam štátov z číselníka, avšak neumožňuje vymazať štát hosťa.
• Kategória hosťa - systém ponúka zoznam kategórií hosťa. Po zvolení prázdneho riadku je možné kategóriu hosťa celkom vymazať.
• Zľavový profil - systém ponúka všetky povolené zľavové profily. Po zvolení prázdného riadku je možné zľavový profil celkom vymazať.
• Profil stáleho hosťa - systém ponúka všetky povolené profily stáleho hosťa. Po zvolení prázdneho riadku je možné profil hosťa vymazať.
• Marketingové kategórie a Marketingová kategorizácia - marketingové kategórie aj s príslušnou kategorizáciou je možné zvoliť z vyberača v poli Marketingová kategorizácia. Systém ponúka všetky kombinácie kategorizácie a kategórie, ktoré majú hodnoty povolený a hostia nastavené na Áno (checkbox je začiarknutý).
• Marketingové parametre - nastavenie marketingových parametrov je možné len na hodnoty Áno/Nie pre jednotlivé parametre. Vždy je potrebné zvoliť parameter z vyberača a následne označiť/odznačiť checkbox bezprostredne za vyberačom. Tento checkbox je možné zaškrtnúť až po výbere parametra.
• Firma - systém ponúka zoznam firiem z číselníka. Pozor - nejde o záznamy z číselníka odberateľov! Číselník firiem je default prázdny a údaje do tohto číselníka napĺňa obsluha.
• Vzťah k firme - vyberač vzťahu je viazaný na vyberač firmy, tj. vzťah je možné zvoliť len ak je už zadaná hodnota v poli firma. Po ponechaní prázdneho riadku sa vzťah ku vyššie zvolenej firme vymaže.

Po nastavení údajov pre zmeny je potrebné prekontrolovať checkboxy Zmeniť - tieto by mali byť začiarknuté pri všetkých údajoch, ktoré sa majú zmeniť. Následne stačí len stlačiť tlačidlo Súhlas a systém vykoná zmeny automaticky.

Vo formulári hromadných zmien je zapracované aj vylepšenie v podobe intuitívne označovanie údajov pre zmenu. Po výbere hodnôt pre zmenu systém sám označí checkbox Zmeniť. Výnimkou je situácia, kedy chcete zapísať prázdnu hodnotu.

Hromadné zmeny

Zľavové profily

Číselník Zľavových profilov slúži na vytváranie kombinácií zliav. Takto vytvorené zľavové profily je možné priradiť stálym hosťom alebo do profilu stáleho hosťa. Zľavy z profilu budú následne do účtu nahrávané automaticky, čo znižuje riziko omylu pracovníkov recepcie. Zľavy je možné priradiť všetkým ktegorizáciám služieb, čo umožňuje vytvoriť množstvo kombinácií rôznych zliav. Pri vhodne zvolenom triedení služieb do kategorizácií už nebude vôbec potrebné zadávať do účtov stálych hostí manuálne zľavy.

Číselník zľavových profilov

Popis polí zľavového profilu

Zľavový profil obsahuje niekoľko záložiek pre prehľadnejšie nastavovanie.
Na záložke Základ sa nachádzajú nasledovné polia:

• Názov - slovná špecifikácia záznamu a zároveň povinný parameter, bez ktorého nie je možné záznam vytvoriť.
• Kód - povinný parameter záznamu. Jedinečný max. desaťznakový kód označujúci zľavový profil, tento kód sa následne zobrazuje na formulároch objednávky a pobytu.
• Kategorizácia - hodnota kategorizácie, ktorú budú definované jednotlivé zľavy. Z vyberača je možné zvoliť ľubovolnú aj užívateľom nadefinovanú kategorizáciu služieb. Zľavy v rámci jedného profilu je možné definovať len pre jednu kategorizáciu.
• Povolený - príznak povoleného záznamu. Ak je checkbox začiarknutý, tak je záznam dostupný vo vyberači na formulároch. Pri zakladaní nového záznamu je hodnota prednastavená na Povolený = áno.
• Zľava - výber z číselníka zliav. Slúži len na to, aby sa vypočítaná zľava mala ako zapísať na učet - žiadne vlastnosti zľavy sa nepreberajú, okrem jej kategorizácií. Tieto sa využívajú pri združovaní v účte.
• Zľava spolu - nastavenie, ktoré ovplyvňuje zlučovanie zliav do jednej. Ak je checkbox nastavený na Áno, potom sa všetky zľavy z jednotlivých kategorizácií zapíšu do účtu ako jedna zľava (rozdelená len podľa DPH. Takisto je do tejto celkovej zľavy pripočítaná aj absolútna zľava, ak je nenulová. V prípade, že je checkbox prázdny = hodnota Nie, potom sa zľavy do účtu zapisujú po jednotlivých kategorizáciách a absolútna zľava sa zapíše osobitne.
• preddefinovaná hodnota percentuálnej zľavy - hodnota zľavy/prirážky v percentách. Táto zľava sa jednorazovo vypočíta z celého účtu. Zároveň sa predpĺňa ako zľava pre jednotlivé kategorizácie (na záložke Kategórie). Pri predplnení zliav pre kategorizácie platí, že systém prepíše len tie zľavy kategorizácií, ktoré sú zhodné s pôvodnou hodnotou preddefinovanej zľavy. Zmena zliav sa na záložke Kategórie prejaví ihneď, uloží sa však až v okamihu odsúhlasenia zľavového profilu. Pri odsúhlasení systém vyžaduje potvrdenie, že budú prepísané všetky zľavy jednotlivých kategórií. Toto upozornenie slúži ako prevencia pred prepísaním zliav po nechcenej alebo nevedomej zmene absolútnej zľavy.
• absolútna zľava - suma zľavy/prirážky, ktorá sa jednorazovo odpočíta/pripočíta ku celému účtu. V prípade, že ide o zľavu, suma zľavy nesmie prekročiť sumu účtu.
• Číslo cenového profilu v BG - prepojenie zľavového profilu v Horci a cenového profilu v BlueGastre. Tento údaj je dôležitý, pokiaľ sa v BlueGastre majú poskytovať zľavy pri platbe na hotelový účet. Ubytovaným hosťom systém Asseco BLUEGASTRO automaticky vypočíta zľavy podľa nastavení priradeného cenového profilu. Výhodou je, že do procesu nahrávanie zľavy nevstupuje obsluha, čím sa znižuje riziko omylu alebo zneužitia zliav.

Zľavový profil

Na záložke Kategórie sa definujú jednotlivé zľavy/prirážky. Každej jednej kategórii v rámci kategorizácie (zvolenej na záložke) je možné zadať výšku zľavy/prirážky v percentách. Hodnota sa zadáva do poľa Zľava (-) / Prirážka (+) Pre zľavu je nutné zadať pred číslo aj znamienko mínus.

Zľavový profil

Na záložke Externé systémy sú zobrazené všetky dostupné externé systémy. Checkbox priamo za názvom externého systému umožňuje povoliť/zakázať možnosť aplikovať zľavu zo zľavového profilu na polozky, ktoré prišli z externeho systemu. Prázdny checkbox znamená, že sú zľavy zakázané. Pri vytváraní nového záznamu je predvolený zákaz zliav na všetky položky z externých systémov.

Zľavový profil

Práca so záznamami

• Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla Ins Nový. Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť povinné polia záznamu - kód, názov a zľavu. Ostatné polia sú nepovinné a ich doplnenie je možné aj neskôr. Následne stačí iba stlačiť tlačidlo Súhlas.
• Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka.
• Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Všetky polia záznamu je možné kedykoľvek meniť. Pri zmene je potrebné uvedomiť si, že táto zmena bude mať vplyv na všetky štatistické zostavy, ktoré budú následne generované, a to vrátane zostáv za minulé obdobia. Archívne zostavy nebudú touto zmenou ovplyvnené.
• Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - zmazanie záznamu je možné iba za podmienky, že na záznam sa neviaže žiadny iný číselník systému. O takejto situácii je užívateľ informovaný chybovým hlásením.

Typy kariet

Číselník typov kariet je dostupný cez menu Servis -> Číselníky -> Stáli hostia -> Typy kariet. Prístup do tohto číselníka je povolený len pri zakúpenej licencii pre modul Stálych hostí. Tento číselník slúži vytváranie skupín (typov) vernostných a identifikačných kariet, ktoré je následne možné priraďovať jednotlivým hosťom. Číslo karty sa využíva pri vyhľadávaní stáleho hosťa pri príchode, objednávke alebo medzi bývalými hosťami. Nakoľko je číslo karty možné načítavať aj cez pripojenú čítačku čiarových kódov alebo RFID čipov, znižuje sa riziko omylu pri nahrávaní údajov hosťa.

Číselník typov kariet

Popis polí typu karty

Na záložke Základ sa nachádzajú nasledovné polia:

• Kód - povinný parameter záznamu. Jedinečný max. desaťznakový kód označujúci typ karty.
• Názov - slovná špecifikácia záznamu a zároveň povinný parameter, bez ktorého nie je možné záznam vytvoriť.
• Povolené - príznak povoleného záznamu. Ak je checkbox začiarknutý, tak je záznam dostupný vo vyberači na formulároch. Pri zakladaní nového záznamu je hodnota prednastavená na Povolený = áno.

Typ karty

Práca so záznamami

• Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla Ins Nový. Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť povinné polia záznamu - kód a názov. Následne stačí iba stlačiť tlačidlo Súhlas
• Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka.
• Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Všetky polia záznamu je možné kedykoľvek meniť. Pri zmene je potrebné uvedomiť si, že táto zmena bude mať vplyv na všetky štatistické zostavy, ktoré budú následne generované, a to vrátane zostáv za minulé obdobia. Archívne zostavy nebudú touto zmenou ovplyvnené.
• Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - zmazanie záznamu je možné iba za podmienky, že záznam na záznam sa neviaže žiadny iný číselník systému. O takejto situácii je užívateľ informovaný chybovým hlásením.

Profily stálych hostí

Číselník Profilov stálych hostí slúži na vytvorenie kombinácií zľavových a cenových profilov, ktoré je následne možné priradiť jednotlivým stálym hosťom. Hosť ma následne predvolené určité cenové profily a zľavy, čo v budúcnosti výrazne urýchli prácu recepcie.

Číselník profilov stáleho hosťa

Popis polí profilu stáleho hosťa

Na záložke Základ sa nachádzajú nasledovné polia:

• Názov - slovná špecifikácia záznamu a zároveň povinný parameter, bez ktorého nie je možné záznam vytvoriť.
• Kód - povinný parameter záznamu. Jedinečný max. desaťznakový kód označujúci zľavový profil.
• Zľavový profil - predvolený zľavový profil pre daný profil stáleho hosťa.
• Povolené - príznak povoleného záznamu. Ak je checkbox začiarknutý, tak je záznam dostupný vo vyberači na formulároch. Pri zakladaní nového záznamu je hodnota prednastavená na Povolený = áno.

Na záložke Cenové profily je možné zvoliť jednotlivé cenové profily, ktoré budú predvolené pre daného stáleho hosťa. Cenové profily sa volia zaškrtnutím checkboxu.

Práca so záznamami

Vloženie nového záznamu je možné po stlačení tlačidla "Ins Nový". Pre vytvorenie záznamu je potrebné vyplniť povinné polia záznamu - kód a názov. Ostatné polia sú nepovinné a ich doplnenie je možné aj neskôr. Následne stačí iba stlačiť tlačidlo Súhlas

Prezeranie záznamu je možné po stlačení tlačidla Pozri. V tomto režime sú polia neaktívne (zasivené), teda záznam nie je možné meniť. Pre zrýchlenie prezeranie sú v dolnej časti formulára tlačidlá šípiek, ktoré umožňujú prezeranie záznamov jedného po druhom bez potreby jednotlivé záznamy zatvárať a opätovne otvárať z formulára číselníka.

Oprava záznamu je možná po stlačení tlačidla Oprava. Všetky polia záznamu je možné kedykoľvek meniť. Pri zmene je potrebné uvedomiť si, že táto zmena bude mať vplyv na všetky štatistické zostavy, ktoré budú následne generované, a to vrátane zostáv za minulé obdobia. Archívne zostavy nebudú touto zmenou ovplyvnené.

Zmazanie záznamu je možné po stlačení tlačidla Del Vymazať - POZOR - zmazanie záznamu je možné iba za podmienky, že záznam na záznam sa neviaže žiadny iný číselník systému. O takejto situácii je užívateľ informovaný chybovým hlásením.