Horec - Informácie - Izby

Izba

Zoznam izieb zobrazuje aktuálny stav vybranej izby. V prípade obsadenia izby aj s informáciami o ubytovaných hosťoch na izbe. Textový výstup zobrazí zoznam izieb aj s ich aktívnym obsadením v konkrétnom čase.

Voľné

Často používaná funkcia, ktorá je rýchlym prehľadom o voľných kapacitách ubytovacieho zariadenia vo zvolenom čase od-do. Zobrazuje počty spojite voľných izieb rozdelených podľa typov izieb, ako aj konkrétne čísla voľných izieb z vybraného typu. Formulár obsahuje:

• základné tlačivá na prácu so záznamami
• filter pre výber dátumov
• tabuľku záznamov

Práca s formulárom. Pomocou filtra dátumov je možné nastaviť interval od-do. Po stlačení tlačidla Obnova sa načíta obnovený zoznam. Jednotlivé záznamy voľných izieb je možné prezerať. Po stlačení tlačidla Pozri sa zobrazí informácie o stave izby.

Po stlačení tlačidla Výpis sa zobrazí zostava I03 - Zoznam spojite voľných izieb

Alternatívne voľné

Funkcia zobrazí alternatívy voľných izieb v zadanom intervale možného pobytu.

Táto funkcia zodpovie otázku - príklad: "V ktorom termíne máte voľnú izbu na šesť dní?". Funkciu možno využívať aj na vyhľadávanie najvhodnejšieho termínu pre pobyt celej skupiny hostí.

Po vyvolaní funkcie sa objaví vstupná maska časového intervalu. Sem vložíme dátumy ohraničujúce maximálny interval, počas ktorého prichádza zahájenie pobytu do úvahy. Ďalej sem vkladáme počet nocí žiadaného pobytu. Naviac je možné ešte zadať typ izby. Týmto sa obmedzí hľadanie iba na jeden typ izieb.

Následne sa zobrazí vodorovný vektor dátumov. Tam, kde je alternatívne možné zahájenie pobytu aspoň na jednej izbe a na daný počet nocí je pod dátumom zobrazený malý štvorček. Vo vektore sa môžeme pohybovať pomocou šipiek vpravo alebo vľavo po jednotlivých dňoch. Na hornej hrane sa zobrazuje dátum.

Ku každému dňu sa zobrazuje v ľavej časti okna aj sumarizovaný počet voľných izieb zoradených podľa typu. Tam, kde štvorček nesvieti, nie je dosiahnuteľné spojité ubytovanie podľa požadovaných hodnôt, alebo je to mimo rozsahu zadaných dátumov.

Po výbere vhodného dátumu a stlačení tlačidla Obnova sa zobrazí aj podrobný zoznam izieb, ktoré pre daný termín prichádzajú do úvahy. Tento zoznam izieb je možné vypísať stlačením tlačidla Výpis.

Obsadené

Zobrazenie obsadených izieb v čase od-do. Zobrazuje počty spojite obsadených izieb rozdelených podľa typov izieb, ako aj konkrétne čísla izieb z vybraného typu. Formulár obsahuje:

• základné tlačivá na prácu so záznamami
• filter pre výber dátumov
• tabuľku záznamov

Práca s formulárom. Pomocou filtra dátumov je možné nastaviť interval od-do. Po stlačení tlačidla Obnova sa načíta obnovený zoznam. Jednotlivé záznamy obsadených izieb je možné prezerať. Po stlačení tlačidla Pozri sa zobrazí informácie o stave izby.

V prípade obsadených izieb je možné prezerať aj informácie o ubytovaných hosťoch.

Vyťaženie

Tento formulár predstavuje prehľadné grafické zobrazenie vyťaženia konkrétnych izieb vo zvolenom časovom období od-do. Táto informácia je využiteľná pri obsadzovaní izieb objednávkami, pre zabezpečenie rovnomerného opotrebovania izieb a ich inventáru. Po zadaní dátumov od-do po stlačení tlačidla Obnova..

Zostava I20 - Vyťaženie izieb

Raportka

Funkcia zobrazí poslednú vygenerovanú raportku (predpis upratovania izieb). Raportku vygenerujete voľbou Servis-Uzávierka-Raportka.

Izby na raportke sú usporiadané do radu podľa ich čísla a pre každý rajón zvlášť.

Každá izba má svoj rámček, v ktorom je vľavo hore uvedené jej číslo. Vpravo hore môže byť hviezdička a za ňou uvedené dve čísla oddelené lomítkom. Hviezdička upozorňuje na potrebu výmeny uterákov alebo posteľnej bielizne. Prvé číslo udáva počet súprav uterákov na izbe, ktoré treba vymeniť a druhé číslo udáva počet súprav posteľnej bielizne. V spodnom riadku rámčeka izby sú uvedené počty hostí, ktorí eventuálne odchádzajú, zostávajú alebo sa očakáva ich príchod. Pod každým rajónom je uvedený súčet vymieňaných súprav a na konci zostavy je podobný súčet za celý hotel.

Prehľad

Funkcia slúži na otvorenie

• Mapy prehľadu izieb v režime na prezeranie - bez možnosti vytvárania zmien
• Prehľadu poschodí - prehľad je totožný s prehľadom dostupným cez Hostia - Prehľad - Prehľad poschodí

Sumár

Funkcia porovnáva obsadené (rezervované) izby za zvolený pobytový deň s celkovou kapacitou hotela a zobrazuje vo formulári denné počty voľných izieb podľa typov (prípadne ďalšie dopočítané údaje). Výpočet voľných izieb voliteľne pracuje aj s objednávkami na typ izby, čo umožňuje pohodlne sledovať aj tzv. prebookovanie hotela. Izby mimo prevádzky sa nezohľadňujú - tj. počítajú sa ako bežné dostupné izby. Po novom sa nezobrazuj[ ani zakázané ani vymazané typy izieb a to ani do minulosti.

Funkcia Sumár voľných izieb je dostupná v menu Informácie -> Izby -> Sumár alebo cez ikonu sumy na mape prehľadu. Formulára aktuálne prechádza úpravami, preto je popis rozdelený podľa verzie systému Horec.

Popis formulára

Filtre a ovládacie prvky:
do verzie HV_10.12.xx vrátane:

• Dátum - nastavenie zvýrazneného dňa - default pri otvorení je zvýraznený aktuálny pobytový deň
• šípky na presúvanie medzi jednotlivými pobytovými dňami v rámci celého rozsahu kalendára v systéme Horec
• checkbox Bez rezervácií na typ izby - nastavenie, ktoré určuje spôsob výpočtu. Default pri otvorení formulára je vypnuté a do výpočtu obsadených/rezervovaných izieb sa počítajú aj objednávky na typ izby - takýmto spôsobom sa môžu v jednotlivých poliach zobraziť záporné hodnoty zvýraznené červenou farbou - toto je signál prebookovania.

od verzie HV_10.15.xx:

• Dátum od-do - nastavenie rozsahu výpočtu hodnôt do formulára. Pre rýchlejšie otvorenie formulára bolo zavedené obmedzenie na interval jedného mesiaca od aktuálneho pobytového dňa. Interval je samozrejme možné nastaviť podľa potreby.
• šípky na presúvanie medzi jednotlivými pobytovými dňami v rámci zobrazeného intervalu
• checkbox Bez rezervácií na typ izby - nastavenie, ktoré určuje spôsob výpočtu. Default pri otvorení formulára je vypnuté a do výpočtu obsadených/rezervovaných izieb sa počítajú aj objednávky na typ izby - takýmto spôsobom sa môžu v jednotlivých poliach zobraziť záporné hodnoty zvýraznené červenou farbou - toto je signál prebookovania.
• tlačidlo Alokácie - toto tlačidlo vyvolá sumárny prehľad alokácií.

V obidvoch prípadoch platí, že po zmene filtrov je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre nové načítanie údajov.

Tabuľka údajov:
do verzie HV_10.12.xx vrátane:

• stĺpec Celkový počet obsahuje:
  • kódy typov izieb a celkový počet izieb daného typu
  • sumár izieb všetkých typov pre riadok Celkom
• v ďalších stĺpcoch sú počty voľných izieb z daného typu resp. za všetky typy podľa jednotlivých pobytových dní

od verzie HV_10.15.xx:

• stĺpec Celkový počet obsahuje:
  • kódy typov izieb a celkový počet izieb daného typu - za jednotlivé pobytové dni sú následne zobrazené počty voľných izieb daného typu
  • sumár izieb všetkých typov Celkom voľné - za jednotlivé pobytové dni sú zobrazené počty voľných izieb všetkých typov. Za voľné sa považujú izby, na ktorých niesú žiadni ubytovaní hostia, žiadne objednávky, blokácie izieb ani kontrakty.
  • sumár izieb všetkých typov Fyzicky k dispozícii - za jednotlivé pobytové dni sú zobrazene počty dostupných izieb všetkých typov. Za dostupné izby sa považujú tie, na ktorých niesú žiadni ubytovaní hostia ani potvrdené rezervácie. Izby s nepotvrdenými rezerváciami a s kontraktami sú považované za dostupné/voľné. Takisto izby s blokáciou, ktorá nevyraďuje izbu z aktívnych, sú považované za dostupné.
  • sumár izieb všetkých typov Blokované izby - počet blokácií
  • sumár izieb všetkých typov Kontrakty - allocations - počet všetkých kontraktov za daný pobytový deň
  • sumár izieb všetkých typov Alokácie - počet dostupných izieb za všetky aktuálne platné alokácie za daný pobytový deň
  • sumár izieb všetkých typov Nepotvrdené rezervácie - option - počet nepotvrdených objednávok za daný pobytový deň
  • sumár izieb všetkých typov Potvrdené nezaplatené rezervácie - definitive - počet potvrdených objednávok za daný pobytový deň, kde ani jeden hosť nemá zaplatenú zálohu
  • sumár izieb všetkých typov Potvrdené zaplatene rezervácie - tentative - počet potvrdených objednávok za daný pobytový deň, kde aspoň jeden hosť z objednávky má zaplatenú zálohu
  • sumár izieb všetkých typov Celkom obsadené % - total occupancy - percento obsadenosti ubytovacieho zariadenia za daný pobytový deň. Číslo je pomerom všetkých obsadených izieb voči celkovej kapacite hotela. Za obsadené izby sa považuje počet (Celková kapacita hotela - Celkom voľné)
  • sumár izieb všetkých typov Fyzicky obsadené % - physically occupancy - percento obsadenosti ubytovacieho zariadenia za daný pobytový deň. Číslo je pomerom fyzicky obsadených izieb voči celkovej kapacite hotela. Za obsadené izby sa považuje počet (Celková kapacita hotela - Fyzicky k dispozícii).

Blokované izby sú započítavané nasledovne:

• blokovane izby (tie, ktoré nemajú zaškrtnutý príznak vyradiť) - zobrazujú sa len v riadku Blokované izby, nemajú žiadny vplyv na ostatne riadky
• izby mimo prevádzky (tie blokovane, ktoré majú zaškrtnutý príznak vyradiť + izby mimo prevádzky z číselníka izieb) - pokiaľ nie je zaškrtnutý checkbox hore v okne 'Bez izieb mimo prevádzky', neovplyvňujú žiadne riadky. Ak je tento príznak zaškrtnutý, odpočítajú sa z riadkov jednotlivých typov izieb a z Celkom voľné aj Fyzicky k dispozícii. Po nahratí blokácie je potrebné verifikácia izieb, aby sa zmeny v sumári prejavili.

Celkové obsadenie

Funkcia slúži na grafické zobrazenie celkového obsadenia izieb v čase vo forme stĺpcového grafu. Horizontálna časová os zobrazuje obdobie 60 kalendárnych dní. Vertikálna os zobrazuje percento obsadenia. Nachádza sa tu možnosť použiť filter Dátum na voľbu zobrazenia grafu v požadovanom dni. Stĺpec obsadenia v zadanom dni je zobrazený červenou farbou a zároveň zvislou žltou čiarou. Obsadenie ukončených pobytových dní je zobrazené tmavomodrou farbou a obsadenie nasledujúcich pobytových dní svetlomodrou farbou. V strednej časti nad grafom sa nachádza informácia o počte obsadených izieb z celkového počtu izieb, čo sa rovná zobrazenému percentuálnemu vyjadreniu. Pod grafom sú tlačidlá na posun časovej osi grafu vpred alebo vzad. Tlačidlo s jednou šípkou posúva os o jeden deň, dvojšípka o 7dní a trojšípka o 2 kalendárne mesiace. Zvolený graf je možné vytlačiť vo forme tlačovej zostavy stlačením tlačidla Výpis.

Stav alokácií

Funkcia Stav alokácií je dostupná cez menu Informácie - Izby - Stav alokácií, prípadne cez ikonu A v stavovom riadku na mape prehľadu izieb. Stav alokácií slúži na grafické znázornenie existujúcich alokácií vrátane dostupnej kapacity pre jednotlivé alokácie. Údaje vo formulári sú rozdelené do dvoch záložiek - prvá poskytuje globálny pohľad na všetky alokácie, na druhej záložke je možné prezerať jednotlivé alokácie detailne.

Voľné izby - sumárne

Táto záložka zobrazuje všetky alokácie, ktoré sú platné v rozsahu ohraničenom dátumom od-do. Pre rýchlejšie zobrazenie formulára je zavedené obmedzenie na interval jedného mesiaca od aktuálneho pobytového dňa, čo môže spôsobiť, že alokácie s platnosťou od v budúcnosti nie sú v zozname zobrazené, avšak pri práci s formulárom je interval dátumov možné nastaviť aj na väčší rozsah. Po zmene intervalu sú nové dáta načítané po stlačení tlačidla Obnova.

Stĺpec Alokácie obsahuje:

• zoznam všetkých alokácií platných v zadanom rozsahu dátumov - za jednotlivé pobytové dni sú zobrazené počty dostupných izieb pre danú alokáciu. Pre prehľadnosť sú víkendy podfarbené červenou farbou.
• riadok Celkom - za jednotlivé pobytové dni sú zosumované počty dostupných izieb všetkých zobrazených alokácií. Pre prehľadnosť je v tomto riadku použité hrubé písmo, farba víkendov je zachovaná.
• riadok Skutočne voľné - za jednotlivé pobytové dni obsahuje počet fyzicky dostupných izieb pre všetky alokácie. Tento riadok je dôležitý pri využití nastavenia Nesledovať DOLORES objednávky. V tomto prípade môže dôjsť k odčerpaniu kapacity alokácie aj objednávkami, ktoré nespadajú do alokácie. Môže teda nastať situácia, že počet Dostupných izieb je nižší ako počet izieb Celkom. Pre objednávky, ktoré spadajú do alokácií je možné využiť už len toľko izieb, koľko je zobrazených v riadku Dostupné. Tento riadok nie je dostupný pre podrobný rozpis alokácií, nakoľko nie je možné určiť z ktorej konkrétnej alokácie boli izby odčerpané.

Upozorňujeme: nulový počet versus prázdne pole - je nutné rozlišovať, či je zobrazený počet 0 alebo je pole celkom prázdne.

• počet 0 - znamená, že alokácia má v danom termíne priradené izby, ale žiadna z týchto izieb nie je voľná. Tj. pre danú alokáciu už nie je možné nahrať žiadnu objednávku/príchod.
• prázdne pole - znamená, že alokácia v danom termíne nemá priradené žiadne izby - vôbec sa neuplatňuje. Takýto stav nastane, ak dátum platnosti od-do nezodpovedá danému termínu alebo vplyvom časového posunu.

Stav alokácií

Voľné izby - podrobne

Táto záložka umožňuje detailné prezeranie dostupných kapacít jednotlivých alokácií. Pri otvorení záložky je rozsah dátumov predplnený zo záložky Voľné izby - sumárne. Interval dátumom je možné meniť manuálne. Automatickú zmenu rozsahu dátumov vyvolá systém po výbere alokácie zo zoznamu.

Na výber požadovanej alokácie slúži vyberač Alokácia, ktorý obsahuje zoznam všetkých platných alokácií. Pri otvorení je predplnená alokácia, ktorá má najnižší dátum platnosti od. Ako už bolo spomenuté vyššie, alokácia je zobrazená len pre predvolený rozsah dátumov, po výbere ľubovoľnej alokácie z číselníka je nutné stlačiť tlačidlo Obnova, aby systém načítal nové údaje. Okrem toho, že sa zobrazia počty dostupných izieb v alokácii za jednotlivé typy izieb, systém Horec automaticky prispôsobí aj rozsah dátumov tak, že odpovedá dátumu platnosti alokácie.

Pre rýchle prezeranie konkrétnej alokácie slúži tlačidlo . Alokáciu však touto cestou nie je možné nijako meniť. Ak je potrebné zmeniť parametre alokácie, je nutné vyvolať opravu záznamu priamo cez číselník alokácií.

Stĺpec Typ izby obsahuje:

• zoznam typov izieb - za jednotlivé pobytové dni sú zobrazené počty dostupných typov izieb pre danú alokáciu. V prípade využitia alternatívy v alokáciách sú zobrazené aj tie typy izieb, ktoré nepatria alokácii (neboli jej priradené v číselníku), ale sú na nich objednávky/pobyty, ktoré do danej alokácie spadajú na základe alternatívnej kategorizácie/firmy. Pre rýchlejšiu orientáciu medzi typmi izieb je farebne odlíšené zobrazovanie počtu izieb v jednotlivých stĺpcoch. Typy izieb, ktoré patria alokácii, majú dostupné počty zobrazené čiernym písmom. Červené písmo je použité v dvoch prípadoch - ak typ izby alokácii nepatrí alebo je prekročený počet dostupných izieb na type izby, ktorý alokácii patrí - tieto dva stavy môžu nastať v prípade využívania alternatívnej kategorizácie/firmy pri objednávkach/pobytoch. Pre prehľadnosť sú víkendy podfarbené červenou farbou.
• riadok Celkom - za jednotlivé pobytové dni sú zosumované počty dostupných izieb za danú alokáciu. Pre prehľadnosť je v tomto riadku použité hrubé písmo, farba víkendov je zachovaná.

Upozorňujeme: nulový počet versus prázdne pole - je nutné rozlišovať, či je zobrazený počet 0 alebo je pole celkom prázdne.

• počet 0 - znamená, že alokácia má v danom termíne priradené izby, ale žiadna z týchto izieb nie je voľná. Tj. pre danú alokáciu už nie je možné nahrať žiadnu objednávku/príchod.
• prázdne pole - znamená, že alokácia v danom termíne nemá priradené žiadne izby - vôbec sa neuplatňuje. Takýto stav nastane, ak dátum platnosti od-do nezodpovedá danému termínu alebo vplyvom časového posunu.

Stav alokácií