Horec - Hostia - Príchod

Skupina funkcií Príchod poskytuje možnosť ubytovať prichádzajúcich hostí. Príchod hostí možno realizovať rôznymi funkciami a ich rozdiel je vo vstupných podmienkach pri samotnom príchode hosťa.

Príchod je možné realizovať zo zaevidovanej objednávky, z ktorej sa automaticky využijú vyplnené informácie a hosť sa pri ubytovaní smeruje na objednanú izbu, čo nemusí byť podmienkou.

Príchod hostí, ktorí si nezabezpečili objednávku izby je klasifikovaný ako náhodný príchod. Ubytovanie v tomto prípade je možné na voľnú izbu vybraného typu. Rovnako existuje možnosť doplniť hosťa k už ubytovanému hosťovi, za predpokladu, že na danej izbe existuje voľná posteľ alebo prístelka.

Funkcia slúži aj pre evidenciu tzv. externých hostí, ktorí využívajú všetky služby zariadenia okrem ubytovania. V tomto prípade sa príchodom takýchto hostí otvára ich hotelový účet, na ktorý je možné účtovať ľubovoľné služby, tovary a pod.

Systém spolupracuje s vybranými zámkovými systémami, čo zabezpečuje plnoautomatické generovanie kariet hostí po zaevidovanie ich príchodu, bez ďalšieho zásahu obsluhy recepcie.

Doplnenie

Funkcia Doplnenie umožňuje evidenciu príchodu hosťa, ktorý požaduje ubytovanie na čiastočne obsadenej izbe. Táto funkcia sa väčšinou používa v prípade príchodu partnera alebo spolupracovníka k už ubytovanému hosťovi. Funkciu Doplnenie hostí na izbu je možné využiť pre zvolenú izbu opakovane až do naplnenia kapacity danej izby. Pomocou tejto funkcie nie je možné ubytovať hosťa na voľnú izbu.

Funkcia je dostupná iba prostredníctvom menu Hostia -> Príchod -> Doplnenie alebo na mape prehľadu izieb.

Po výbere funkcie sa zobrazí formulár príchodu hosťa. Podrobný popis formulára, jeho funkcií ako aj nastavenia spoločné pre všetky druhy príchodov sú spracované v tejto kapitole.

Doplnenie hosťa na izbu

Doplnenie hosťa na izbu je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.

Výber vhodnej izby

Systém pri výbere izieb ponúka len tie izby, ktoré vyhovujú podmienke spoločného ubytovania hostí. Pred samotným výberom izby je potrebné mať vyplnený dátum odchodu. Systém predplňa dátum odchodu na hodnotu o jeden deň vyššiu ako je dátum nástupu. Správne vyplnený dátum odchodu je kritériom, ktoré systém zohľadňuje pri výbere voľných izieb.

Číslo izby je možné zapísať manuálne. Systém však kontroluje podmienku čiastočne obsadenej izby a pokiaľ je zadané číslo izby, ktorá tomuto kritériu nevyhovuje, systém upozorní varovným hlásením. Následne je potrebné zadať iné číslo izby. Práve z tohto dôvodu odporúčame používať vyberač izieb.

Pri zadávaní čísla izby stačí stlačiť tlačidlo vyberača a systém ponúkne zoznam vyhovujúcich čiastočne obsadených izieb, vrátane informácie o počte obsadených a voľných lôžok a zároveň priezvisko prvého ubytovaného hosťa na izbe.

Výber čiastočne obsadených izieb

Tento zoznam je možné zúžiť, pokiaľ je pred samotným výberom izieb vyplnené pole Poschodie a/alebo Typ izby.

V prípade, že nie je vo formulári príchodu zadaná žiadna izba, systém nedovolí príchod hosťa odsúhlasiť a pracovníkovi recepcie je ponúknutý zoznam čiastočne obsadených izieb.

Údaje o hosťovi a službách

Formulár príchodu hosťa sa štandardne otvára prázdny - neobsahuje žiadne údaje o hosťovi, umožňuje však prístup do zoznamu bývalých hostí alebo z aktívnych objednávok.

• výber hosťa z bývalých - v prípade, že hosť bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov zo zoznamu bývalých hostí. Zoznam bývalých hostí je dostupný po stlačení tlačidla Bývalí.
• výber hosťa z objednávky - v prípade, že hosť má evidovanú objednávku, je možné túto objednávku vyvolať cez tlačidlo Objednávka.
• manuálne zadanie údajov - pokiaľ hosť nebol nikdy v zariadení ubytovaný a ani nemá evidovanú objednávku, je potrebné zadať jeho údaje zápisom do jednotlivých polí. Pre realizáciu príchodu sú nutné iba povinné polia priezvisko a štát, v závislosti od ubytovacieho zariadenia však sa tieto údaje môžu líšiť podľa nastavenia systému.
• Horec vs Titan - vyhľadávanie hostí Ak je pri príchode vyplnené meno, priezvisko, dátum narodenia a email, tak neponúkne hosťa s iným emailom. Správne by malo ponúknuť hostí, kde sa zhoduje meno, priezvisko , dátum, narodenia ALEBO meno, priezvisko, email

Kedykoľvek počas pobytu hosťa je možné zadané údaje doplniť alebo zmeniť pomocou funkcie Zmena pobytu.

Pri príchode hosťa je možné objednať aj služby, ktoré bude hosť počas pobytu čerpať a to cez tlačidlo Služby. Cena za ubytovanie aj miestny poplatok (pokiaľ hosť tento má platiť) je naťažovaný automaticky. Takisto nie je potrebné opätovne objednávať služby, ktoré sú ako balík súčasťou cenového profilu.

Po vyplnení formulára je príchod hosťa potrebné potvrdiť stlačením tlačidla Súhlas. Systém skontroluje, či sú vyplnené všetky povinné položky a následne zapíše hosťa medzi ubytovaných.

Externí

Funkcia Príchod externého hosťa umožňuje evidenciu náhodného príchodu externého hosťa. Ide o špeciálny príchod hosťa, ktorý môže užívať všetky hotelové služby, zvyčajne však bez ubytovania. Externí hostia nie sú počítaní do oficiálnej štatistiky prenocovaní (pre Štatistický úrad SR), sú však uvedení v hlásení pre políciu a v interných štatistikách. Príklad využitia takéhoto hosťa je napr. otvorenie účtu usporiadateľa banketu, prevzatie zálohy do depozitu, príchod hosťa na mimoriadnu prísteľku atď..

Funkcia je dostupná prostredníctvom menu Hostia -> Príchod -> Externí, pomocou klávesovej skratky Ctrl+E alebo cez ikonu v nástrojovej lište.

Po výbere funkcie sa zobrazí formulár príchodu hosťa. Podrobný popis formulára, jeho funkcií ako aj nastavenia spoločné pre všetky druhy príchodov sú spracované v tejto kapitole.

Príchod externého hosťa

Realizáciu príchodu externého hosťa je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.

Výber izby

Pri ubytovaní externého hosťa systém ponúka číslo fiktívnej izby. Fiktívne čísla izieb začínajú hodnotou "X0001" a vyššie, až do "X9999". Ručne možno zadať maximálnu hodnotu čísla fiktívnej izby až "XWWWW". Vo formulári je neaktívne pole Typ izby - toto pole má prednastavenú hodnotu "extern". Toto pole slúži aj ako identifikátor externého hosťa. V súvislosti s neaktívnym typom izby je neaktívny aj Cenový profil, nakoľko cena ubytovania sa riadi priamo typom izby. Navyše pri externým hostí vo väčšine prípadov nie je potrebné naťažovať ubytovanie.

Údaje o hosťovi a jeho službách

Externý hosť má všetky vlastnosti a použitie ako bežne ubytovaný hosť. Rozdiel je len v tom, že služby, ktoré majú nabiehať na jeho účet, je potrebné explicitne objednať. Toto sa týka aj ubytovania a miestneho poplatku - tieto taktiež treba objednať.

Pre realizáciu príchodu externého hosťa je potrebné zadať minimálne povinné údaje. Prednastavenými hodnotami sú polia priezvisko a štát, v závislosti od ubytovacieho zariadenia sa tieto údaje môžu líšiť podľa nastavenia systému. Kedykoľvek počas pobytu externého hosťa je možné údaje doplniť alebo zmeniť pomocou funkcie Zmena pobytu.

Formulár príchodu hosťa sa štandardne otvára prázdny - neobsahuje žiadne údaje o hosťovi, umožňuje však prístup do zoznamu bývalých hostí alebo z aktívnych objednávok.

• výber hosťa z bývalých - v prípade, že hosť bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov zo zoznamu bývalých hostí. Zoznam bývalých hostí je dostupný po stlačení tlačidla Bývalí.
• manuálne zadanie údajov - pokiaľ hosť nebol nikdy v zariadení ubytovaný a ani nemá evidovanú objednávku, je potrebné zadať jeho údaje zápisom do jednotlivých polí. Pre realizáciu príchodu sú nutné iba povinné polia priezvisko a štát, v závislosti od ubytovacieho zariadenia však sa tieto údaje môžu líšiť podľa nastavenia systému.

Pri príchode externého hosťa je možné objednať aj služby, ktoré bude hosť počas pobytu čerpať a to cez tlačidlo Služby. Upozorňujeme, že takýmto spôsobom je potrebné objednať ubytovanie a miestny poplatok, pokiaľ majú byť externému hosťovi tieto služby účtované.

Po vyplnení formulára je príchod hosťa potrebné potvrdiť stlačením tlačidla Súhlas. Systém skontroluje, či sú vyplnené všetky povinné položky a následne zapíše hosťa medzi ubytovaných.

Neobjednaní

Funkcia Príchod neobjednaného hosťa umožňuje realizovať náhodný príchod hosťa, ktorý nemal zaevidovanú objednávku. Tento hosť je ubytovaný na voľnú izbu. Pokiaľ má byť hosť ubytovaný ku inému, tj. ide o doplnenie na čiastočne obsadenú izbu, je potrebné realizovať príchod cez funkciu Doplnenie hosťa na izbu alebo priamo cez mapu prehľadu.

Príchod neobjednaného hosťa je možné realizovať cez menu Hostia -> Príchod -> Neobjednaní, prostredníctvom klávesovej skratky Ctrl+P alebo cez ikonu v nástrojovej lište.

Po výbere funkcie sa zobrazí formulár príchodu neobjednaného hosťa. Podrobný popis formulára, jeho funkcií ako aj nastavenia spoločné pre všetky druhy príchodov sú spracované v tejto kapitole.

Doplnenie hosťa na izbu

Realizáciu príchodu neobjednaného hosťa je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.

Výber vhodnej izby

Systém pri výbere izieb ponúka len voľné izby. Pred samotným výberom izby je potrebné mať vyplnený správny dátum odchodu. Systém predplňa dátum odchodu na hodnotu o jeden deň vyššiu ako je dátum nástupu. Dátum odchodu je základným kritériom, ktoré systém zohľadňuje pri výbere voľných izieb.

Číslo izby je možné zapísať priamo (ale musí zodpovedať voľnej izbe) alebo kliknutím na tlačidlo systém vyvolá zoznam voľných izieb. Izby sú vždy zotriedené podľa ich čísla. Ponuka izieb obsahuje číslo izby a typ. Tento buď obsahuje všetky voľné izby, alebo je filtrovaný na základe zvoleného poschodia prípadne typu izby.Vhodnú izby zo zoznamu je potrebné potvrdiť tlačidlom "Výber". Po výbere príslušnej izby sa z ponuky automaticky preberie aj typ izby a číslo poschodia.

V prípade, že nie je zvolená žiadna izba, systém nedovolí príchod hosťa odsúhlasiť a pracovník recepcie je upozornený varovnou hláškou.

Údaje o hosťovi a službách

Formulár príchodu hosťa sa štandardne otvára prázdny - neobsahuje žiadne údaje o hosťovi, umožňuje však prístup do zoznamu bývalých hostí alebo aktívnych objednávok. Pre vykonanie príchodu je potrebné zadať údaje hosťa a to jedným z nasledovných spôsobov:

• výber hosťa z bývalých - v prípade, že hosť bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov zo zoznamu bývalých hostí. Zoznam bývalých hostí je dostupný po stlačení tlačidla Bývalí.
• výber hosťa z objednávky - v prípade, že hosť má evidovanú objednávku, je možné túto objednávku vyvolať cez tlačidlo Objednávka.
• manuálne zadanie údajov - pokiaľ hosť nebol nikdy v zariadení ubytovaný a ani nemá evidovanú objednávku, je potrebné zadať jeho údaje zápisom do jednotlivých polí. Pre realizáciu príchodu sú nutné iba povinné polia priezvisko a štát, v závislosti od ubytovacieho zariadenia však sa tieto údaje môžu líšiť podľa nastavenia systému.

Kedykoľvek počas pobytu hosťa je možné zadané údaje doplniť alebo zmeniť pomocou funkcie Zmena pobytu.

Pri príchode hosťa je možné objednať aj služby, ktoré bude hosť počas pobytu čerpať a to cez tlačidlo Služby. Cena za ubytovanie aj miestny poplatok (pokiaľ hosť tento má platiť) je naťažovaný automaticky. Takisto nie je potrebné opätovne objednávať služby, ktoré sú ako balík súčasťou cenového profilu.

Po vyplnení formulára je príchod hosťa potrebné potvrdiť stlačením tlačidla Súhlas. Systém skontroluje, či sú vyplnené všetky povinné položky a následne zapíše hosťa medzi ubytovaných.

Viacposteľová izba a ďalší hosť

Po zápise príchodu hosťa systém v prípade viacposteľovej izby ponúkne ďalší formulár príchodu - pre prípadného ďalšieho hosťa, ktorý prichádza súčasne s prvým a obaja majú byť ubytovaní spoločne na jednej izbe.

• ak takýto prípad nenastal, tento formulár je možné jednoducho odmietnúť pomocou tlačidla Zrušiť. Zrušenie tohto formulára nijako neovplyvní už ubytovaného hosťa.

• ak takýto prípad nastal, je možné do formulára zapísať údaje ďaľšieho hosťa. Pri zápise sú už niektoré polia neaktívne - dátum príchodu, dátum odchodu a číslo izby. Dátum odchodu a aj číslom izby je možné zmeniť ihneď po realizácii príchodu pomocou funkcií... Zároveň systém skopíruje do formulára príchodu všetky údaje podľa prvého ubytovaného hosťa. Výnimkou sú polia - priezvisko, meno, titul, dátum narodenia a číslo cestovného dokladu. Hodnoty v týchto poliach systém vymaže. Táto vlastnosť urýchľuje zapísanie údajov ďaľšieho hosťa. Taktiež platí, že pre ďalšieho hosťa sa kopírujú služby, ktoré má objednané prvý hosť. Po doplnení údajov je potrebné príchod hosťa potvrdiť tlačidlom Súhlas.

Systém bude opakovane ponúkať formulár príchodu ďalšieho hosťa do naplnenia kapacity danej izby alebo do okamihu odmietnutia.

Objednaní

Funkcia umožňuje spríchodovať hostí z objednávky. Funkcia je dostupná cez menu Hostia -> Príchod -> Objednaní, prostredníctvom klávesovej skratky Ctrl+R alebo cez ikonu v nástrojovej lište.

Po vyvolaní funkcie systém zobrazi zoznam objednávok, ktoré majú nástup v aktuálny pobytový deň. Zoznam sólo objednávok hostí je štandardne zoradený vzostupne podľa očakávaneho evidenčného čísla objednávky. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Pri otvorení formulára je prednastavené zobrazenie všetkých sólo objednávok. Vyhľadávanie objednávok v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie sólo objednávok podľa evidenčného čísla alebo podľa priezviska hosťa. Po nastavení filtrov je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.

Tlačidlo Pozri na ľavej strane formulára slúží na prezeranie zvolenej objednávky zo zoznamu. Objednávka je v režime prezerania neaktívna - nie je na nej možné meniť údaje. Pokiaľ je potrebné zmeniť objednávku, je možné využiť tlačidlo Zmena po výbere objednávky.

Realizáciu príchodu objednaného hosťa je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.

Príchod objednaných hostí

Po zvolení objednávky a stlačení tlačidla Výber sa otvorí formulár Príchodu objednávky. Tento formulár slúži na zvolenie spôsobu na ubytovanie, príp. na zmenu objednávky.

Systém ponúka tri spôsoby realizácie príchodu hostí

• príchod jednotlivca - tento spôsob odporúčame, pokiaľ hostia prichádzajú na izbu jednotlivo alebo v prípade objednávky na jednolôžkovú izbu. Po stlačení tlačidla Jeden systém otvorí formulár príchodu hosťa. Všetky polia sú aktívne, ich podrobný popis nájdete na tejto stránke. Povinné polia sú vyznačené žltou farbou. Po vyplnení údajov stačí potvrdiť príchod stlačením tlačidla Súhlas. Údaje ubytovaného hosťa je možné kedykoľvek meniť prostredníctvom funkcie Zmena pobytu.

• príchod viacerých hostí z objednávky - tento spôsob odporúčame, pokiaľ prichádza naraz viacej hostí na izbu. Postup je rovnaný ako pri príchodu jednotlivca. Po stlačení tlačidla Všeci systém otvorí formulár príchodu hosťa. Všetky polia sú aktívne. Po vyplnení údajov stačí potvrdiť príchod stlačením tlačidla Súhlas. Avšak v tomto prípade systém po odsúhlasení príchodu hosťa, ponúkne formulár na realizáciu príchodu ďalšieho hosťa. Túto akciu systém opakuje až do naplnenia maximálnej kapacity izby (pozn. parameter nastavenia systému) alebo pokiaľ pracovník neukončí príchodovaní hostí stlačením tlačidla Zrušiť po otvorení nového formulára príchodu.

Pokiaľ je potrebné neskôr niektoré údaje ubytovaných hostí zmeniť, je možné využiť funkciu Zmena pobytu.

• expresné ubytovanie hostí - tento spôsob predstavuje rýchly spôsob ubytovania jedného alebo viacerých hostí. Systém na základe údajov z objednávky zapíše hostí ako ubytovaných, od pracovníka recepcie vyžaduje iba súhlas s expresným zápisom objednávky. Následnu zmenu údajov ubytovaných hostí je potrebné vykonať prostredníctvom funkcie Zmena pobytu.

Pri expresnom príchode je potrebné uvedomiť si, že:

• počas vykonávania príchodu hosťa do systému nie je možné upravovať alebo dopĺňať jeho údaje. Nakoľko legislatíva nariaďuje evidenciu osôb, je potrebné doplniť údaje hostí z expresného príchodu neskôr.
• pokiaľ nie je v objednávke upravený počet lôžok podľa potreby, systém zaeviduje počas vykonávania príchodu taký počet hostí, ako je maximálna kapacita izby.
• pokiaľ je objednávka zapísaná iba na jedného hosťa, potom všeci expresne ubytovaní hostia na danej izbe budú mať totožné údaje.

Zmena objednávky

Po stlačení tlačidla Zmena systém otvorí formulár editácie objednávky. V tomto formulári je možné doplniť údaje o objednaných hosťoch. Viacej informácií o zmene objednávky sa nachádza na tejto stránke.

Zrušenie

Funkcia Zrušenie umožňuje stornovať príchod hosťa, ktorý krátko po nástupe odchádza bez využitia služieb ubytovacieho zariadenia. Takéto zrušenie je možné uskutočniť len v čase, keď hosť ešte nemá na svojom účte žiadnu položku a zároveň od príchodu neuplynul dlhší čas ako je nastavený v servisných nastaveniach systému Horec!

Po vyvolaní funkcie systém zobrazí zoznam ubytovaných hostí, ktorí nastúpili v aktuálny pobytový deň. Zoznam hostí je štandardne zoradený podľa čísla izby, následne podľa čísla hosťa. Externí hostia sú radení na koniec zoznamu. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Pri otvorení formulára je prednastavené zobrazenie všetkých hostí prišlých v aktuálny pobytový deň. Vyhľadávanie hostí v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie hostí podľa priezviska hosťa alebo čísla izby. Po nastavení filtrov je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.

Význam stĺcov:

• Atr. - atribút, ktorý značí stav účtov hostí. Hodnota * je príznak nevyplatených položiek na účte hostí.
• Skupina - evidenčné číslo skupiny, ktoré môže zadať obsluha pri vytváraní objednávky alebo príchodu skupiny.
• Č.skup. - poradové číslo skupiny pridelované automaticky systémom.

Prezeranie informácií o konkrétnom hosťovi je možné po označení daného hosťa a stlačení tlačidla Pozri. Informačný formulár o hosťovi je v neaktívnom režime(polia sú zasivené), to znamená, že položky nie je možné opravovať. Podrobný popis položiek formulára nájdete tejto stránke.

Rušenie príchodu je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.

Zrušenie príchodu

Po zvolení hosťa a stlačení tlačidla Výber otvorí formulár Zrušenia príchodu. Údaje v tomto formulári nie je možné editovať, formulár slúži len za zobrazenie informácií o zvolenom hosťovi. Pre potvrdenie zrušenia príchodu je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas.

Prostredníctvom tejto funkcie je možné zrušiť príchod iba jednému konkrétnemu hosťovi. Ak je potrebné zrušiť príchod viacerých hostí (aj z jednej izby), postup je nutné zopakovať.

Pokiaľ dôjde ku zrušeniu príchodu všetkých hostí z izby, izba je označená ako prázdna.

Upozorňujeme:Použitie tejto funkcie je potrebné robiť s rozvahou, pretože takýmto spôsobom sa neúčtujú žiadne služby za použitie izby.

Pokiaľ nie je možné vykonať zrušenie, systém upozorní varovnou hláškou. Najčastejšie je to v prípade, že hosť má naťaženú nejakú položku na účte - pultový predaj ale aj záloha. Druhý prípad je časové obmedzenie zrušenia príchodu. Toto obmedzenie sa riadi nastaveniami systému Horec. V obidvoch prípadoch je možný len predčasný odchod s riadnym vyúčtovaním.