Horec - Hostia - Izba

Nastavenie stavu izby

Funkcia nastavenie stavu izby slúži na označenie izieb ako uprataných alebo neuprataných a na povolenie alebo blokovanie telefónnych hovorov z izieb. Upozoňujeme:Funkčnosť Telefóny je v štádiu prípravy. Funkcia je dostupné len prostredníctvom menu Hostia -> Izba -> Nastavenie stavu izby

Po zavolaní funkcie systém otvorí formulár so zoznamom všetkých izieb zadefinovaných v číselníku izieb. Údaje vo formulár sú štandardne zoradené podľa čísla izby. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Jednotlivé záznamy sú pre jednoduchú orientáciu farebne odlíšené:

• svetlým odtieňom sú vyznačené upratené izby
• tmavým odtieňom sú vyznačené neupratané izby.

Význam stĺcov:

• Akt.stav - aktuálny stav izby. Tento parameter môže nadobúdať hodnoty:
  • VO - voľná izba - izba, ktorá nie je obsadená a zároveň je uprataná, teda pripravená na príchod hostí.
  • OB - obsadená izba - obsadená izba
  • NU - neuprataná izba - izba, ktorá nie je obsadená a zároveň je neuprataná. Tento stav izba nadobudne vždy po odchode hostí. V tomto stave systém dovolí realizovať príchod nových hostí, ale zobrazí varovné hlásenie s oznamom o stave izby.
  • SR - izba v stave špeciálnej rezervácie - izba, ktorá nie je obsadená, ale je vyňatá z automatického prideľovania izieb. Pri realizácii príchodu na takúto izbu je obsluha upozornená varovným hlásením s oznamom o stave špeciálnej rezervácie.
  • PO - izba v stave poruchy - izba, ktorá nie je obsadená, ale je označená ako izba s poruchou. Pri realizácii príchodu na takúto izbu je obsluha upozornená varovným hlásením s oznamom o stave poruchy.
• Def.stav - defaultný - predvolený stav izby. Ide o stav, ktorý nadobudne izba po odchode hostí a uprataní. Nastavenie predvoleného stavu je možné prostredníctvom funkcie Stav izby, ktorá je dostupná cez menu Servis -> Špeciálne služby. Parameter predvolený stav zvyčajne nadobúda hodnotu VO, prípadne SR a PO.
• Telefóny - parameter, ktorý bude v budúcnosti zobrazovať, či pre danú izbu sú alebo niesú zablokované telefóny. Hodnota # predstavuje zablokované telefóny.

Práca so záznamami

Upratanie izby

Pomocou tlačidla Upratať je možné znemiť stav izby na uprataná alebo neuprataná. Ako je zmienené vyššie, tieto dva stavy sú pre prehľadnosť odlíšené farebne.

Funkciu Upratania je možné využiť iba pre neobsadené izby - izby v stave VO, NU, SR a PO. Pokiaľ je izba v stave OB tlačidlo Upratať je neaktívne (zasivené).

Vyvolaním funkcie upratania prejde izba zo stavu Neuprataná (NU) do svojho predvoleného (defaultného) stavu. Túto funkciu je možné použiť aj "opačným" smerom, teda na označenie izby ako neupratanej. Ako neupratané je možné označiť všetky izby, ktorých aktuálny stav je totožný s predvoleným stavom.

Použitie tejto funkcie je možné dvoma spôsobmi:

• kliknutím ľavým tlačidlom myši na tlačidlo Upratať dôjde ku zmene stavu označenej izby na uprataná/neuprataná (v prípade, že to aktuálny stav izby dovolí).
• kliknutím pravým tlačidlom myši na tlačidlo Upratať dôjde ku vyvolanie rolovacieho menu, z ktorého je možné vybrať požadovanú akciu. Tento spôsob je vhodný pre hromadnú zmenu stavu všetkých izieb.

Telefóny
Funkcia je v štádiu prípavy.

Pobyt hostí na izbe

Táto funkcia umožňuje zmenu dátum odchodu jednotlivých hostí a zaradenie hosťa do existujúcej alebo novej skupiny. Pomocou tejto funkcie nie je možné vykonať zmenu údajov hostí, zmenu čerpaných služieb ubytovaného hosťa ani jeho presun na inú izbu. Pokiaľ je potrebná takáto zmena, je možné využiť funkciu Zmena pobytu, ktorá dostupná prostredníctvom menu Hostia -> Pobyt.

Funkcia je prístupná len prostredníctvom menu Hostia -> Izba -> Pobyt hostí na izbe. Po vyvolaní funkcie systém zobrazí zoznam ubytovaných hostí. Tento zoznam je štandardne zoradený podľa čísla izby. Pokiaľ sú na rovnakej izbe ubytovaní dvaja alebo viacerí hostia, títo sú zoradení v abecednom poradí. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Vyhľadávanie hostí v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie záznamov na základe priezviska alebo čísla izby. Po zadaní parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.

Význam stĺcov:

• Atr. - atribút daného hosťa. V prípade, že stĺpec obsahuje *, hosť má na účte nevyplatené položky. Symbol + označuje hosťa, ktorý je ubytovaný na prístelke.
• Skupina - evidenčné číslo skupiny, ktoré môže zadať obsluha pri vytváraní objednávky alebo príchodu skupiny.
• Č.skup. - poradové číslo skupiny pridelované automaticky systémom.

Po označení konkrétneho hosťa je možné stlačením tlačidla Pozri prezrieť informácie o danom hosťovi. Informačný formulár o hosťovi je v režime prezerania, položky nie je možné opravovať. Podrobný popis položiek formulára je dostupný na tejto stránke.

Zmena pobytu hostí na izbe

Zmena pobytu je možná stlačením tlačidla Výber po označení konkrétneho hosťa. Otvorí sa formulár Zmena dátumu odchodu hostí na izbe.

Upozornenie: Zmena sa vykoná na všetkých hosťoch, ktorí sú ubytovaní na rovnakej izbe ako zvolený hosť.

Formulár obsahuje jediné aktívne pole, a to je Dátum odchodu. V tomto poli je možné dátum prepísať alebo zvoliť z kalendára, ktorý je dostupný po kliknutí na ikonku v pravej časti poľa Dátum odchodu. Pokiaľ je izba v novom dátume obsadená, systém varuje hlásením s informáciou, do akého dátumu je daná izba voľná. Ak je napriek tomu potrebné predĺžiť pobyt hostí, je nutné presunúť zvoleného hosťa alebo objednávku, ktorá blokuje predĺženie, na inú izbu.

Po nastavení nového dátumu odchodu je potrebné akciu potvrdiť tlačidlom Súhlas.

Zaradenie hosťa do skupiny

Zaradenie do skupiny je možné po stlačení tlačidla Skupina. Systém ponúkne submenu, v ktorom je potrebné zvoliť, či ide o zaradenie do existujúcej alebo novej skupiny.

• vytvorenie novej skupiny - po zvolení tejto možnosti systém otvorí formulár novo vytváranej skupiny, kde sú predplnené údaje o vedúcom skupiny - hosť, na ktorom je realizovaná zmena pobytu. Podľa potreby zariadenia je možné doplniť ďaľšie údaje, ktoré slúžia na identifikáciu skupiny - názov a evidečné číslo skupiny. Po stlačení tlačidla Súhlas je nová skupina vytvorená a všetci hostia z danej izby do tejto skupiny zaradení. Pokiaľ je potrebné zmeniť údaje ubytovanej skupiny, je možné využiť funkciu zmena skupinovej objednávky, ktorá je dostupná cez menu Skupiny -> Pobyt alebo priamo cez mapu prehľadu.

• zaradenie do skupiny - po zvolení tejto možnosti systém načíta zoznam všetkých aktuálne ubytovaných skupín. V tomto formulári je potrebné označiť žiadanú skupinu a potvrdiť stlačením tlačidla Výber. Následne systém zobrazí formulár s informáciou o zvolenej skupine. Pre definitívne zaradenie hosťí zo zvolenej izby do danej skupiny je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas.

Vykonávanú zmenu hosťa je možné kedykoľvek prerušiť sltačením tlačidla Zrušiť.

Presun hostí na izbu

Táto funkcia umožňuje presun jednotlivých hostí na inú izbu a zároveň umožňuje aj zmenu dátumu odchodu jednotlivých hostí.

Funkcia je dostupná len prostredníctvom menu Hostia -> Izba -> Presun hostí na izbu. Po vyvolaní funkcie systém zobrazí zoznam všetkých ubytovaných hostí. Tento zoznam je štandardne zoradený podľa čísla izby. Pokiaľ sú na rovnakej izbe ubytovaní dvaja alebo viacerí hostí, títo sú zoradení v abecednom poradí. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Vyhľadávanie hostí v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie záznamov na základe priezviska alebo čísla izby. Po zadaní parametrov filtra je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.

Po označení konkrétneho hosťa je možné stlačením tlačidla Pozri prezrieť informácie o danom hosťovi. Informačný formulár o hosťovi je v režime prezerania, položky nie je možné opravovať. Podrobný popis položiek formulára je dostupný na tejto stránke.

Význam stĺcov:

• Atr. - atribút, ktorý značí stav účtov hostí. V prípade, že stĺpec obsahuje *, hostia majú na účte nevyplatené položky. Symbol + označuje hosťa, ktorý je ubytovaný na prístelke.
• Skupina - evidenčné číslo skupiny, ktoré môže zadať obsluha pri vytváraní objednávky alebo príchodu skupiny.
• Č.skup. - poradové číslo skupiny pridelované automaticky systémom.

Práca so formulárom presunu hostí na izbu

Presun hosťa/hostí je možný stlačením tlačidla Výber po označení konkrétneho hosťa. Ak je na rovnakej izbe ubytovaných viacero hostí, systém automaticky ponúkne vykonanie zmeny pre všetkých.

Vo formulári Výber hostí pre presun, je možné prostredníctvom tlačidla Vymazať Del vymazať zo zoznamu tých hostí, ktorých sa zmena nemá týkať. Tento formulár systém ponúka vždy, ak sú na izbe ubytovaní minimálne dvaja hostia.

Samotný formulár Presun hosťa obsahuje niekoľko aktívnych polí - polia, ktoré je možné meniť. Po vykonaní zmien je potrebné akcie potvrdiť tlačidlom Súhlas.

• Pole Dátum odchodu sa využíva na skrátenie alebo predĺženie pobytu hostí. Dátum je možné prepísať ručne alebo zvoliť z kalendára, ktorý je dostupný npo kliknutí na ikonu v pravej časti poľa Dátum ochodu. Pokiaľ je izba v novom dátume obsadená, systém varuje hlásením s informáciou, do akého dátumu je daná izba voľná. Ak je napriek tomu potrebné predĺžiť pobyt hostí, je nutné presunúť zvolených hostí alebo objednávku, ktorá blokuje predĺženie, na inú izbu.

• Ďalšie polia slúžia na zmenu izby. Izbu je možné zvoliť priamo zo zoznamu voľných izieb a to cez pole Nové číslo izby. Do tohoto poľa je možné číslo izby zapísať ručne alebo zvoliť zo zoznamu voľných izieb, ktorý je dostupný po kliknutí na tlačidlo vyberača . Pokiaľ je potrebné zúžiť ponuku voľných izieb je možné využiť polia Typ izby a/alebo Poschodie. Zoznam voľných izieb vyvolaný tlačidlom výberu sa následne riadi týmito parametrami. Upozorňujeme, že pri nevhodnej kombinácii parametrov typ izby a poschodie môže nastať aj situácii, kedy zvoleným kritériám nebude vyhovovať žiadna voľná izba.

Osobitnou situáciu je presun hosťa na tzv. čiastočne obsadenú izbu. Ide o izbu, ktorá nie je plne obsadená - sú na nej voľné postele alebo prístelky. V tomto prípade je potrebné zapnúť výber čiastočne obsadených izieb cez začiarkavacie políčko (checkbox) Výber čiastočne obsadených izieb. Zoznam, vyvolaný prostredníctvom tlačidla výberu, obsahuje iba čiastočne obsadené izby. Systém samozrejme vyhľadá vhodné izby aj s prihliadnutím na počet hostí, ktorých sa presun týka.

Pokiaľ je nové číslo izby zvolené z vyberača, túto voľbu je potrebné potvrdiť stlačením tlačidla Výber. Dôjde ku zápisu čísla izby a zároveň systém zoznam dostupných izieb zatvorí a presun hostí je možné definitívne odsúhlasiť.

Vykonávaný presun hostí je možné kedykoľvek prerušiť po stlačení tlačidla Zrušiť.

Blokovanie izby

Funkcia je dostupná cez menu Hostia -> Izby -> Blokovanie izby. Slúži na dočasné zablokovanie izby z dôvodu poruchy alebo dokonca na vyradenie izieb z aktívnych izieb. Táto funkcia je dostupná až od verzie HV_11.01.xx. Predchodcom tejto funkcie vo verzii HV_10.16.xx bola možnosť využiť špeciálne upravený kontrakt. Po update na verziu HV_11.01.xx a ľubovolnú vyššiu systém Horec všetky kontrakty, ktoré sú označené ako Izby mimo prevádzky automaticky premení na blokácie izieb. Táto zmena pri update sa dotkne všetkých kontraktov od aktuálneho dňa do budúcnosti. Preto po update zoznam blokovaných izieb už môže byť naplnený záznamami.

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí zoznam všetkých blokovaných izieb v intervale od aktuálneho pobytového dňa do budúcnosti. Zoznam zobrazuje všetky údaje, ktoré sú k jednotlivým blokáciám zadané.

Blokovaná izba je zobrazená nielen v tomto zozname, ale aj na mape prehľadu ako osobitný typ elementu - po update má priradenú červenú farbu. Takisto nahrávanie nových blokácií alebo zmena existujúcich je možná nielen cez menu ale aj priamo cez mapu prehľadu izieb. Pokiaľ je na izbe nahratá blokácia, potom sa izba správa ako obsadená izba - tj. nie je možné túto izbu využiť pri príchode ani pri nahrávaní objednávky alebo kontraktu. Takisto platí, že dve blokácie sa navzájom nemôžu prelínať. Po skončení blokácie je izba opätovne dostupná ako každá iná voľná izba.

Výhodou tejto funkcie je najmä možnosť vytvoriť blokáciu na presne definovaný termín, čo doteraz na Horci nebolo možné.

Na prácu s blokáciami slúži tlačidlá dostupné v ľavej časti formulára:

Práca so záznammi

Vytvorenie novej blokácie

Na vytvorenie novej blokácie slú

• Ins Nový - slúži na vytvorenie novej blokácie. Po stlačení tlačidla systém otvára formulár na zadanie novej blokácie. Predplnené je pole Dátum od, kde je aktuálny pobytový deň. Dátum do je zadaný ako Dátum od +1 deň. Dátumy je možné meniť podľa potreby, platí však pravidlo, že blokáciu nie je možné nahrať smerom do minulosti,