Horec - Hostia - Účet - Zálohové faktúry

Zálohová faktúra objednávky

Funkcia Zálohová faktúra objednávky slúži na vystavenie zálohovej faktúry ku konkrétnej objednávke. Pre vystavenie zálohovej faktúry ku sólo objednávke hostí bola vytvorená funkcia Zálohová faktúra objednávky dostupná cez menu Hostia – Účet – Zálohová faktúra objednávky. Pre vystavenie zálohovej faktúry ku skupinovej objednávke bola vytvorená funkcia Zálohová faktúra objednávky dostupná cez menu Skupiny – Účet – Zálohová faktúra objednávky.

Funkcia Zálohová faktúra objednávky slúži na vystavenie zálohovej faktúry pre hostí. Funkcia je dostupná cez menu Hostia/Skupiny – Účet – Zálohová faktúra objednávky. Tento formulár je podobný formuláru Objednávkový účet hostí – obsahuje zoznam objednávok jednotlivých hostí. Navyše však obsahuje:

• stĺpec Suma, v ktorom je zobrazená suma všetkých aktívnych zálohových faktúr zaevidovaných ku danej objednávke
• voľbu S faktúrou, ktorá predstavuje jednoduchý filter. Po začiarknutí tejto voľby systém zobrazí len tie objednávky, ktoré majú aspoň jednu aktívnu zálohovú faktúru.

Po výbere danej objednávky, resp. konkrétneho hosťa z objednávky sa spustí proces tvorby novej zálohovej faktúry.

Ku jednej objednávke, resp. hosťovi môže byť vytvorených a tým zaevidovaných viacero zálohových faktúr. Následná činnosť je prakticky úplne zhodná s tým, ako je to v prípade funkcie Objednávkový účet. Rozdiel je len v tom, že v otvorenom účte daného hosťa sa zobrazia všetky služby, ktoré by mal hosť počas pobytu čerpať.

Systém Horec samozrejme stále rešpektuje nastavenie „Záloha s miestnym poplatkom“ (áno/nie). Predvolená suma zálohovej faktúry je suma za všetky položky daného hosťa. Pokiaľ je potrebné znížiť sumu zálohovej objednávky, toto je možné vykonať bežným spôsobom odloženia položiek. Tieto odložené položky potom nevstupujú do zálohovej faktúry.

V prípade, že pracovník recepcie potrebuje zahrnúť do účtu dostať aj iné položky, musí to urobiť cez objedanie služieb danej objednávky napr. cez funkciu Objednávkový účet hosťa. Na účte zálohovej faktúry nie je možné objednať nové služby.

Upozorňujeme: Zálohový účet neumožňuje manuálne zmeniť sumu zvolených položiek.

Po dokončení práce s položkami je možné prikročiť ku samotnému vygenerovaniu zálohovej faktúry . Po stlačení tlačidla Súhlas, systém otvorí formulár na výber odberateľa. Tohto je možné zadať manuálne alebo zvoliť zo zoznamu uložených odberateľov cez tlačidlo Odberatelia. Po odsúhlasení odberateľa je potrebné odsúhlasiť dátumy pre faktúru. Posledným krokom pred vystavením faktúry je výber šablóny pre účet. Systém Horec má uloženú jednu šablónu – Zálohová faktúra.

Zálohová faktúra hostia

Systém Horec ošetruje aj správanie objednávok v prípade, že tieto majú zaevidovanú ZF alebo prijatú zálohu. V prípade zaevidovanej ZF:

• ak ku hosťovi na objednávke bola vystavená ZF, túto objednávku je možné zmeniť bez toho, aby to malo vplyv na vystavenú ZF
• ak sa menila cena ubytovania alebo služby, čo má vplyv na výslednú sumu účtu, nijakým spôsobom to ZF neovplyvní !
• ak je pokus o zrušenie objednávky:
• ak je ZF uhradená cez doklad prijatia zálohy na objednávky, nie je možné objednávku zrušiť, kým sa záloha nevysporiada (nevyúčtuje)
• ak ZF nebola uhradená, pred zrušením objednávky sa zobrazí dialóg s upozornením na túto skutočnosť „Objednávka má vytvorenú zálohovú faktúru. Súhlasíte so zrušením objednávky ?“. Po odsúhlasení je objednávka zrušená a takisto ZF ku tejto objednávke je označená ako vymazaná.

V prípade zaevidovanej prijatej zálohy:

• zálohu je možné presúvať na účet inej objednávky.
• zrušenie zálohy je možné len bežným spôsobom - vyúčtovaním

Zálohové faktúry prehľad

Funkcia Zálohové faktúry slúži na zobrazenie všetkých vyhotovených zálohových faktúr a na ďalšiu prácu s nimi. Pomocou tejto funkcie je možné napr. zaevidovať úhradu alebo vymazať zálohovú faktúru. Táto funkcia je dostupná cez menu Hostia - Účet – Zálohové faktúry. Táto funkcia umožňuje prácu so zaevidovanými zálohovými faktúrami. Po jej vyvolaní sa zobrazí zoznam zaevidovaných ZF. V tomto zozname sa nachádzajú všetky vygenerované zálohové faktúry. Každá zálohová faktúra je zapísaná do knihy zálohových faktúr. Na pravej strane formulára sa nachádzajú tlačidlá na prácu so zálohovými faktúrami. V hornej časti – záhlaví formulára je niekoľko filtrov, ktoré umožňujú ľahšie dohľadanie zálohovej faktúry v zozname. Filtrovať je možné na základe mena z objednávky, odberateľa, dátumov so zálohovej faktúry alebo stavu faktúry. Stav nadobúda nasledovné hodnoty: všetky, uhradené, neuhradené a vymazané. Po zadaní filtra je potrebné znovunačítať zoznam stlačením tlačidla Obnova (zelená šípka). Význam stĺpcov

• Číslo – číslo faktúry
• Názov odberateľa
• Priezvisko a meno z objednávky
• Suma – suma faktúry s DPH
• Vystavená – dátum vystavenia
• Splatné – dátum splatnosti
• Uhradené – dátum zapísanej úhrady - kedy bola realizovaná platba
• Záloha – suma všetkých prijatých záloh v prospech tejto zálohovej faktúry ku danej objednávke

Stručný popis tlačidiel

• „Pozri“ – prezretie vygenerovanej faktúry a prípadne aj tlač výpisu
• „Úhrada“ – zaevidovanie dátumu úhrady a vystavenie dokladu zálohy
• „Záloha“ – vystavenie dokladu o prijatí zálohy
• „Vymazanie“ – vymazanie zálohovej faktúry
• „Objednávka“ – zobrazenie objednávky zvoleného hosťa
• „Výpis“ – výpis zoznamu zobrazených faktúr

Zaevidovanie úhrady – tlačidlo Úhrada

Po stlačení tlačidla „Úhrada“ systém ponúkne možnosť doplniť dátum úhrady – voliteľný zápis dátumu s obmedzením. Obmedzenie riadi systém Horec, nedovolí zapísať dátum väčší ako je aktuálny kalendárny dátum (dátum PC), ani menší ako je dátum vystavenia zálohovej faktúry. Tento dátum je len evidenčný. Ako predvolený dátum úhrady systém ponúka aktuálny kalendárny deň.

Následne je spustený proces vystavenia dokladu o prijatí zálohy – systém vyvolá účet sólo objednávky. V účte je automaticky otvorený formulár pre zápis výšky zálohovej platby. Prednastavená je suma z pôvodnej zálohovej faktúru, túto sumu je však možné zmeniť podľa skutočnej výšky úhrady. Ďalší postup je totožný ako pri prijímaní zálohy na účet objednávky. Jediným rozdielom je, že predvoleným a nemenným typom dokladu je „Odberateľská faktúra“.

Platí, že na každom z týchto formulárov možno prerušiť prácu po stlačení tlačidla „Zrušiť“.

Ak je úhrada zálohovej faktúry dokončená, potom systém automaticky zapíše prijatú zálohu zapíše na účet objednávky. Táto záloha je zapísaná ako jedna účtovná položka (tak ako doteraz) s názvom „Záloha prijatá“. Platí, že sa správa rovnakým spôsobom ako štandardná záloha Ak je odsúhlasený dátum v prvom kroku úhrady, systém označí pôvodnú zálohovú faktúru za uhradenú, bez ohľadu na to, či bola práca prerušená. V tomto prípade zostane zapísaný iba dátum úhrady bez dátumu vytvorenia dokladu o prijatí zálohy. Doklad o prijatí zálohy je následne možné vytvoriť cez tlačidlo „Záloha“. Po zaevidovaní úhrady je možné kedykoľvek prepísať – opraviť Dátum úhrady. Po stlačení tlačidla Úhrada (ak je označená už uhradená faktúra), systém ponúkne výber dátumu úhrady. Obmedzenia dátumu úhrady zostávajú v platnosti.

Vytvorenie dokladu o prijatí zálohy – tlačidlo Záloha

Tlačidlo „Záloha“ slúži na vytvorenie dokladu o prijatí zálohy. Funkcie je možné využiť vo viacerých prípadoch:

• zaevidovanie celej zálohy - zapísanie dokladu o prijatí zálohy, ak táto už bola označená ako uhradená, ale vystavenie dokladu bolo prerušené – nebola prijatá žiadna záloha
• zaevidovanie doplatku - zapísanie dokladu o prijatí zálohu ku faktúre v prípade, že úhrada bola zaevidovaná v nižšej sume ako pôvodná zálohová
• zaevidovanie ďalšej zálohu ku objednávke – zapísanie dokladu o prijatí ďalšej zálohy ku objednávke. Takto je možné zaevidovať neobmedzený počet záloh ku jednej objednávke, bez ohľadu na to, v akej výške bola pôvodná zálohová faktúra.

Tlačidlo Vymazať

Tlačidlo „Vymazať“ slúži na vymazanie zálohovej faktúry.

Systém Horec dovolí vymazať len tie zálohové faktúry, ku ktorým ešte nebol vytvorený doklad o prijatí zálohy. Pokiaľ je ku zálohovej faktúre zaevidovaný doklad, tlačidlo „Vymazať“ je neaktívne-sivé.

Po označení takejto faktúry v zozname a stlačení tlačidla „Vymazať“, systém zobrazí dialógové okno, v ktorom je potrebné vymazanie odsúhlasiť. Po odsúhlasení zostane záznam faktúry neaktívny/zasivený, ale bude aj naďalej zobrazený v zozname zálohových faktúr.