FlexiRate - Horec - Zmena objednávky

Táto kapitola popisuje postupy práce pri zmene objednávok. Zmenu objednávky je možné vykonať cez funkciu Zmena objednávky. Táto je prístupná z menu Hostia->Zmena objednávky, cez klávesovú skratku Ctrl+B, ako ikona alebo cez mapu prehľadu priamo na konkrétnej objednávke. Pri vyvolaní zmeny objednávky cez mapu prehľadu systém otvára formulár konkrétnej objednávky.

Po vyvolaní funkcie cez menu alebo ikonu systém zobrazí zoznam všetkých sólo objednávok evidovaných v systéme Horec. V tomto zozname je nutné dohľadať požadovanú objednávku a túto následne zvoliť tlačidlom Výber. Systém otvorí formulár objednávky v aktívnom režime - je možné editovať všetky údaje objednávky.

V spojitosti s používaním systému FlexiRate sú v prvej časti tejto kapitoly popísané postupy, ktoré môžu ovplyvňovať cenu existujúcej objednávky. V druhej časti kapitoly sú popísané ďalšie akcie, ktoré je možné vykonať s objednávkou, avšak nemajú priamy vplyv na cenu.

Zmena ceny

Zmena cenotvorby

Na zaevidovanej objednávke je možné cenotvorbu meniť ľubovoľne. To znamená, že existujúcim objednávkam je možné hocikedy prestaviť cenotvorbu Cenový profil príp. Individuálna cena na FlexiRate. Takto zmenená objednávka samozrejme nemá ceny FlexiRate a preto je nutné tieto ceny zadať obdobným postupom ako pri vytváraní novej objednávky:

• po zvolení cenotvorby FlexiRate sa zobrazí tlačidlo Ceny - toto tlačidlo vyvoláva formulár FlexiRate cien pre konkrétnu objednávku. Stĺpce predstavujú jednotlivé pobytové dni a riadky jednotlivé objednané typy lôžok - výnimkou je pevná posteľ (BED), kedy je zobrazená cena za izby tj. cena, ktorá sa rozpočítava medzi všetky obsadené pevné postele (BED) v objednávke.
• riadok cien za izbu je prázdny - tieto ceny je nutné zapísať alebo je možné vyžiadať si tieto ceny z FlexiRate systému prostredníctvom tlačidla Načítaj. Ak v tomto okamihu nastane chyba v komunikácii s externým systémom FlexiRate, systém Horec zobrazí upozornenie a ceny je nutné zadať manuálne.
• riadok cien za všetky typy prísteliek (ak sú v objednávke) je zvyčajne predplnený cenami zo systémového FlexiRate cenníka. Pokiaľ nie je táto predloha cien prísteliek vyplnený, je nutné ceny zapísať manuálne. Dopyt na ceny prísteliek priamo z FlexiRate systému nie je možný.
• ceny je nutné odsúhlasiť stlačením tlačidla Súhlas. Na prerušenie práce s cenníkom slúži tlačidlo Zrušiť.
• už pri voľbe cenotvorby je dopracovaná kontrola na vyplnené ceny FlexiRate. Pokiaľ po zvolení cenotvorby Flexirate nie sú zadané ceny, ale začnete vypĺňať iné údaje, systém automaticky otvorí formulár FlexiRate ceny.

Špeciálnym prípadom zmeny cenotvorby je zmena z FlexiRate na Cenový profil/Individuálna cenu a neskôr pri ďalšej zmene objednávky sa cenotvorba opätovne zmena nazad na FlexiRate. Systém si pamätá pôvodné ceny FlexiRate a je len na rozhodnutí obsluhy recepcie, či vykoná nový dopyt na ceny alebo ponechá pôvodné ceny.

Pozor: Pokiaľ nastane vyššie uvedený prípad, teda niekoľkonásobná zmena cenotvorby, je nutné postupovať veľmi opatrne pri presúvaní objednávky na iný typ izby. Vysvetlenie tejto problematiky je najjednoduchšie na príklade:

• objednávka je na typ izby DV a má nastavenú cenotvorbu FlexiRate. Má uložené ceny platné pre daný typ izby.
• dôjde ku zmene cenotvorby na Cenový profil, z príslušného cenového profilu sa vypočítajú ceny za ubytovanie
• následne dôjde ku presunu objednávky na iný typ izby napr. AP, cena za ubytovanie sa prepočíta z príslušného cenového profilu na nový typ izby
• nakoniec bude vykonaná zmena cenotvorby nazad na FlexiRate. Podľa vyššie uvedeného pravidla platí, že objednávka má svoje ceny FlexiRate uložené, ALE ide o ceny, ktoré boli platné pre typ izby DV!!!.

V tomto prípade je na obsluhe recepcie, aby upravila ceny FlexiRate o prípadné doplatky alebo nanovo vykonala dopyt na ceny FlexiRate - tieto ceny však už môžu byť odlišné ako v čase evidovania objednávky.

Predĺženie objednávky

Predĺženie objednávky znamená, že sa objednávke zvyšuje počet nocí.

Príklad:

• Pôvodný termín objednávky
  • Dátum nástupu: 21.04.2013
  • Dátum odchodu: 24.04.2013
  • Počet nocí: 3
• Nový termín objednávky
  • Dátum nástupu: 20.04.2013
  • Dátum odchodu: 27.04.2013
  • Počet nocí: 7

Ak má v tomto prípade objednávka nastavenú cenotvorbu FlexiRate, je nutné doplniť ceny pre tie dni pobytu, o ktoré sa pobyt predlžuje. Pracovník recepcie môže tento úkon vykonať bežným postupom ako pri nahrávaní cien novej objednávky - tj. manuálne alebo dopytom na systém FlexiRate cez tlačidlo Načítaj.

Pri dopyte cien FlexiRate si systém Horec pýta cenu izby len za doplnené dni pobytu - pôvodné dni pobytu si zachovávajú svoje pôvodné ceny. Ceny prísteliek sa vyplnia na základe cien z predchádzajúcich dní alebo z predlohy.

Na formulári zmeny sólo objednávky je zapracovaná aj kontrola na vyplnené ceny FlexiRate pre prípad predĺženia pobytu. Táto kontrola sa vykonáva pri vyvolaní predbežného účtu a aj pri odsúhlasení zmeny objednávky. Takto je zabezpečené, aby boli ceny FlexiRate pre každú jednu noc.

Pozor: Pravidlo dopytovanie na doplnené ceny platí len pri prvom dotaze - v okamihu, keď zobrazený formulár cien FlexiRate obsahuje prázdne hodnoty v riadku Izba. V každom ďaľšom prípade systém vyhodnotí, že ide o novú požiadavku na ceny a zašle dopyt za celý interval objednávky.

Automatický dopyt na ceny sa pripravuje ...

Skrátenie objednávky

Skrátenie objednávky pri využívaní FlexiRate znamená, že sa objednávke znižuje počet nocí ale zostáva v pôvodnom termíne (tj. pre všetky dni pobytu už má ceny).

Príklad:

• Pôvodný termín objednávky
  • Dátum nástupu: 21.04.2013
  • Dátum odchodu: 26.04.2013
  • Počet nocí: 5
• Nový termín objednávky
  • Dátum nástupu: 21.04.2013
  • Dátum odchodu: 24.04.2013
  • Počet nocí: 3

Ak má objednávka nastavenú cenotvorbu FlexiRate, nie je nutné nanovo vyžiadať ceny pre všetky dni pobytu - zákazníkovi zostávajú pôvodné ceny, za ktoré si pobyt objednával.

Presun termínov objednávky

Presun termínu objednávky znamená, že sa objednávke mení termín. Tu môžu nastať dve situácie:

Nový termín objednávky nemá ani jeden deň zhodný s pôvodným termínom. V tomto prípade bude manuálnym procesom zrušená pôvodná objednávka (popísané nižšie) a bude zaevidovaná nová, pre ktorú sa vykoná dopyt na ceny FlexiRate.

Príklad:

• Pôvodný termín objednávky
  • Dátum nástupu: 21.03.2013
  • Dátum odchodu: 25.03.2013
• Nový termín objednávky
  • Dátum nástupu: 03.04.2013
  • Dátum odchodu: 07.04.2013

Nový termín objednávky sa čiastočne prekrýva s pôvodným termínom. V tomto prípade má pracovník recepcie možnosť vykonať túto zmenu v dvoch krokoch. V prvom kroku pobyt skráti - zachovajú sa pôvodné ceny a v druhom kroku pobyt predĺži, pričom sa vykoná dopyt ako pri predĺžení objednávky - tj. len na predlžované dni.

Príklad:

• Pôvodný termín objednávky
  • Dátum nástupu: 21.04.2013
  • Dátum odchodu: 26.04.2013
  • Počet nocí: 5
• Nový termín objednávky
  • Dátum nástupu: 23.04.2013
  • Dátum odchodu: 28.04.2013
  • Počet nocí: 5
• Ceny sú v systéme Horec zapísané pre dátumy 23.04., 24.04. a 25.04. Pre dni 26.04. a 27.04. je nutné ceny vyžiadať.

Automaticky dopyt cien sa pripravuje ...

Zmena typu izby

Pri zmene typu izby na existujúcej objednávke sa nebude vykonávať nový dopyt na ceny - zákazníkovi zostávajú pôvodné ceny, za ktoré si pobyt objednal. Tieto ceny obsluha recepcie manuálne navýši o prípadný doplatok za nový typ izby.

Na formulári zmeny sólo objednávky je zapracovaná aj kontrola na zmenu typu izby. Táto kontrola sa vykonáva pri vyvolaní predbežného účtu a aj pri odsúhlasení zmeny objednávky. Kontrola zobrazí upozornenie o zmene typu izby. Obsluha recepcie zabezpečí prepísanie cien FlexiRate manuálne.

Presun objednávky cez mapu prehľadu

Presun objednávky priamo cez mapu prehľadu je funkcia, ktorá umožňuje vykonať rýchlu zmenu izby objednávky. Tým, že je možné presúvať objednávku priamo po mape, je zabezpečená rýchla orientácia pri hľadaní voľnej izby. Prostredníctvom tejto funkcie nie je možné žiadna zmena iných údajov objednávky.

Pri presúvaní objednávky môže nastať situácia, že pri zmene izby dochádza aj ku zmene typu izby. V prípade, že objednávka má nastavenú cenotvorbu FlexiRate je správanie systému rovnaké ako pri zmene typu izby cez formulár objednávky - tj. systém nevykonáva dopyt na nové ceny FlexiRate - zákazníkovi zostávajú pôvodné ceny, za ktoré si pobyt objednal. Tieto ceny obsluha recepcie manuálne navýši o prípadný doplatok za nový typ izby.

Kontrola zapracovaná pri funkcii Presun objednávky zabezpečí, že systém Horec obsluhu recepcie upozorní hlásením na zmenu typu izbu a na potrebu kontroly alebo prípadnej úpravy cien FlexiRate.

Zmena termínu pobytu a typu izby

Špeciálnym prípadom zmeny objednávky je súčasná zmena termínu a typu izby naraz. V tomto prípade sú aplikované jednotlivé pravidlá uvedené vyššie - zmena typu izby neovplyvňuje cenu (obsluha je upozornená varovným hlásením), zmena termínu vyžaduje cenu FlexiRate za doplnené dni.

Dalšie možné zmeny objednávky

Zmena základných údajov objednávky

Údaje na objednávke je možné ľubovoľne dopĺňať, vymazávať alebo meniť. Jedinou podmienkou je, aby pri odsúhlasení boli naplnené povinné polia objednávky a bola zadaná izby alebo typ izby. Význam jednotlivých polí je detailne popísaný v kapitole Sólo objednávka hostí. Práca s formulárom objednávky je popísaná v tejto kapitole.

Zrušenie objednávky

Táto funkcie umožňuje zrušiť objednávku. Po stlačení tlačidla Del Zrušenie systém zobrazuje hlásenie pre potvrdenie zrušenia. Po stlačení tlačidla Áno dochádza k zrušeniu objednávky - objednávka dostáva status zrušená a je vymazaná z mapy prehľadu a zo všetkých zoznamov objednávok okrem zoznamu prístupného cez menu Informácie -> Objednávky -> Všetky.

Všetky zrušené objednávky sú naďalej evidované v systéme. Túto vlastnosť je možné využiť pri nahrávaní nových objednávok do systému.

Zaradenie objednávky do skupiny

Zaradenie konkrétnej objednávky do skupiny je možné po stlačení tlačidla Skupina. Systém ponúkne submenu, kde je potrebné zvoliť, či ide o zaradenie do existujúcej alebo novej skupiny. Pre cenotvorbu platí, že objednávka si zanecháva svoju cenotvorbu - tzn. aj do skupiny je zaradená s cenotvorbou FlexiRate.

• vytvorenie novej skupiny - po zvolení tejto možnosti systém otvorí formulár novo vytváranej skupiny, kde sú predplnené údaje o vedúcom skupiny - hosť z aktuálnej objednávky. Podľa potreby zariadenia je možné doplniť ďaľšie údaje, ktoré slúžia na identifikáciu skupiny - názov a evidečné číslo skupiny. Po stlačení tlačidla Súhlas je nová skupina vytvorená a všetci hostia z danej objednávky sú do tejto skupiny zaradení. Po zaradení objednávky do skupiny, už táto objednávka nie je prístupná cez funkciu Zmena sólo objednávky ale iba prostredníctvom funkciu Zmena skupinovej objednávky dostupnej cez menu Skupina - Zmena objednávky alebo priamo cez mapu prehľadu.

• zaradenie do skupiny - po zvolení tejto možnosti systém načíta zoznam všetkých skupinových objednávok s totožným termínom nástupu a odchodu ako má zvolená objednávka. V tomto formulári je potrebné označiť žiadanú skupinu a potvrdiť stlačením tlačidla Výber. Následne systém zobrazí formulár s informáciou o zvolenej skupinovej objednávke. Pre definitívne zaradenie hosťí zo zvolenej objednávky do danej skupinovej objednávky je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas.