CS-Horec - Servis - Uzávěrky systémové

Průběžná

Průběžná uzávěrka generuje uzávěrku pokladny, stavu zásob výrobků a celého hotelu za periodu od poslední denní uzávěrky. Je vhodná zejména při přebírání směn na recepci. Během dne lze spustit tuto uzávěrku v libovolném počtu opakování. Uzávěrka nabízí sestavy, které lze předem předdefinovat v nastaveních systému.

Průběžná uzávěrka je přístupná přes menu Servis => Uzávěrky => Průběžná nebo prostřednictvím ikony v nástrojové liště.

Po vyvolání funkce se zobrazí formulář průběžné uzávěrky. Průběžná uzávěrka se spouští, tak jako ostatní uzávěrky, po dvojitém odsouhlasení. V prvním kroku je třeba stisknout tlačítko Souhlas na zobrazeném formuláři, ve druhém kroku je spuštění nutné potvrdit v dialogovém okně stisknutím tlačítka Ano. Průběh uzávěrky je možné sledovat přímo ve formuláři, kde se zobrazuje informace o právě prováděné činnosti a procento ukončení.

Po ukončení raportky se podle nastavení systému zobrazí výstupní sestavy:

Seznam požadovaných sestav jakož i počet jejich kopií lze nastavit přes menu Servis => Speciální služby => Nastavení systému Horec => záložka "Sestavy". V případě, že u všech sestavách je zvolen nulový počet kopií, průběžná uzávěrka se ukončí bez výstupních sestav.

V případě, že je třeba se ke této uzávěrce vrátit, není nutné spouštět průběžnou uzávěrku nanovo. Vygenerované průběžné uzávěrky jsou dostupné v archivu Servis => Uzávěrky => Archivní => Průběžná. Délku uchovávání archivních uzávěrek lze nastavit přes menu Servis => Speciální služby => Nastavení systému Horec => záložka "Sestavy".

Raportka

Raportka je funkce, která generuje seznam pokojů s informacemi o jejich stavu v aktuálním pobytovém dny. Nabízí vždy poslední informace, tedy po provedení změn na pokojích (přesun objednávek, nové objednávky, změny v obsazení pokojů a pod.), je třeba vygenerovat raportku znova.

Obsahuje seznam pokojů rozdělen podle rajónů (příslušnost pokoje k rajónu se definuje v číselníku pokojů). Na základě nastavení intervalu výměny ručníků a prádla (nastavení typů pokojů) vypočítá potřebu výměny pro každý pokoj samostatně. Zároveň nese informaci o tom, zda je pokoj volný nebo obsazený, zda je očekávaný odchod nebo příchod, včetně zvláštního označení počtu a přistýlky.

Raportka je přístupná pomocí menu Servis => Uzávěrky => Raportka.

Po vyvolání funkce raportka se zobrazí formulář, který neprodleně o jejím průběhu. Raportka se spouští, tak jako i ostatní uzávěrky, po dvojitém odsouhlasení. V prvním kroku je třeba stisknout tlačítko Souhlas na zobrazeném formuláři, ve druhém kroku je spuštění nutné potvrdit v dialogovém okně stisknutím tlačítka Ano. Průběh raportky je možné sledovat přímo ve formuláři, kde se zobrazuje informace o právě prováděné činnosti a procento ukončených činností.

Po ukončení raportky se zobrazí výstupní sestava D62 - Hotelový výkaz pokojů - Raportka.

V případě, že je potřeba znovu se ke této sestavě vrátit, není třeba nově spouštět raportku. Všechny vygenerované raportky jsou dostupné v archivu Servis => Uzávěrky => Archivní => Raportka. Délku uchovávání archivních raportek lze nastavit přes menu Servis => Speciální služby => Nastavení systému Horec => záložka "Sestavy".

Po vygenerování raportky je pro daný pobytový den přístupná i zkrácená sumární raportka I24 - Krátká raportka ke kalendářnímu dni, kde jsou informace zesumované podle rajónů.

Denní

Denní uzávěrka je funkce systému, která ukončuje pobytový den a začíná nový, přičemž natíží tržby ubytované hosty (ubytování a ostatní objednané služby), ruší nenastoupené objednávky a generuje volitelné denní přehledy a výstupy. Více informací o základní filozofii a principu fungování pobytového dne naleznete v na stránce Pobytový den.

Je povinností provést denní uzávěrku každý den, protože zabezpečuje všechny výše uvedené činnosti. Uzávěrka se spouští kolem oběda, od 12:00 hod.. program začíná uživatele na potřebu jejího provedení upozorňovat ve spodní části obrazovky.

Výchozí čas 12:00 hod.. se zvolil záměrně, protože je to výchozí bod v optimálním fungování hotelu.

Dopoledne odcházejí hosté, kteří byli ubytováni v předchozím dni (dnech), protože jinak by jim systém připočítávat i následující noc, kdyby zůstali ubytovaní v době denní uzávěrky. Provedením uzávěrky se uzavře předchozí den a zároveň začíná nový, kdy přicházejí noví hosté kterým se účtuje následující noc. Uvedený příklad popisuje optimální scénář výměny hostů hotelu, který nelze vždy z provozních důvodů dodržet. Proto v systému Horec existují dvě funkce, jejichž prostřednictvím je možné vypořádat se s těmito nesrovnalostmi.

Předčasný příchod je funkce, která umožňuje ubytovat hosta do nového pobytového dne i přesto, že není ještě provedena uzávěrka. Příkladem může být brzký ranní příchod hosta (např. o 6 hod.), na volný pokoj bez účtování předchozí noci. Aby obsluha recepce nemusela provádět kvůli tomuto hostu odchody ostatních hostů a následně denní uzávěrku, použije tuto funkci. Nastavení času, od kdy může recepce předčasný příchod provést se nachází v nastaveních systému, uvedené v části xxx. Nastavení definuje, od které hodiny ráno je možné provést předčasný příchod až do provedení denní uzávěrky. Použití: Při příchodu hosta systém standardně doplní datum příjezdu aktuální pobytový den (v našem případě starý pobytový den). Pokud bychom toto datum ponechali, hosta zpříchodovali a udělali uzávěrku, systém by mu účtoval ubytování i za předchozí noc. Pokud je toto nežádoucí, opravíme datum příjezdu - nový pobytový den (tedy původní datum plus 1). Systém považuje tohoto hosta za ubytovaného po denní uzávěrce a tedy žádné ubytování již za předchozí den neúčtuje.

Zmrazení hostů je funkce, která se používá v případě, že je nutné provést denní uzávěrku ale v systému se nacházejí ubytovaní hosté, kteří mají odejít a navíc nemají vyplacený svůj hotelový účet. Příkladem může být host, který svůj účet požaduje vyrovnat až v odpoledních hodinách (z důvodu jednání, semináře a pod.) Nebo je třeba z nějakých důvodů realizovat uzávěrku v předstihu. Jelikož není možné provést odchod hosta aniž by měl zaplacený účet (a vystavit se nedá, protože není znám způsob platby), je vhodné použít právě tuto funkci. Funkce provede přesunutí účtu hosta mimo do tzv.. zmrazených účtů, čímž umožní jeho odchod z pokoje. Denní uzávěrka tyto zmrazené účty "obchází", tedy není na ně už nic účtováno ani natěžováno. Použití: Použijeme funkci Odchod hostů. Vybereme daného hosta, přičemž systém otevře okno účtu, protože není vyplacen. V okně účtu zvolíme tlačítko "Zmrazení". V tomto okamžiku je účet přesunut mezi zmrazené a systém nabízí potvrzení odchodu daného hosta. V případě, že je žádoucí se vrátit k účtu daného hosta pro jeho vyplacení, zmrazené účty se nacházejí v menu Hosté / Účet / Zmrazený účet.

Upozornění: Tržby za vyrovnaný účet příslušejí vždy tomu Pobytové dni, kdy byl účet vyrovnaný (resp. vyplacený).

Upozornění: Po uzávěrce není možné provádět žádné operace v již uzavřeném pobytovém dni, takže před jejím spuštěním je vhodné porovnat stav objednávek, ubytovaných hostů a tržeb s realitou.

Po odkontrolování fyzického stavu hotelu, tržeb a objednávek lze spustit denní uzávěrku. Odsouhlasením se provede automaticky a zároveň vygeneruje příslušné denní sestavy .

V případě, že existují objednávky, které nenastoupili, systém žádá od uživatele odsouhlasení jejich zrušení. Stejně je to i v případě, že v systému existují hosté, kteří měli odejít, ale nebyl proveden jejich odchod. Systém od uživatele požaduje odsouhlasení prodloužení jejich pobytu o jeden den. Rovněž je to v případě kolize, kdy je na pokoji ubytován host, který měl odejít ale zároveň se tam nachází objednávka, která má v novém pobytovém dny nastoupit. U všech uvedených situacích je žádán souhlas od uživatele. V případě odsouhlasení se daná operace provede, v případě neschválení se proces denní uzávěrky zruší, čímž je umožněno uživateli ruční vypořádání dané situace.

V případě nutnosti je možné opětovně generovat sestavy denní uzávěrky za aktuální pobytový den prostřednictvím volby "Sestavy denní uzávěrka". Pokud je systém Horec propojen s ekonomickým systémem, je možné ruční generování dávek do ekonomiky za volitelný pobytový den resp. období přes volbu "Export dat do ekonomického systému".

Funkce denní uzávěrky:

* vyřadí nenastoupené objednávky,

* kontroluje kolize mezi objednávkami a ubytovanými hosty kteří měli odejít,

* archivuje systém před samotnou uzávěrkou,

* automaticky prodlužuje pobyt hosty, kteří měli odejít nebo nebyly zodchodování,

* připíše ubytování na účty hostů za předchozí noc,

* připíše ostatní objednané služby na účty hostů,

* přeřadí hosty z přistýlky na uvolněné pevné lůžko v rámci pokoje,

* uzavře stav pokladny,

* uzavře stav zásob recepce,

* aktualizuje vnitřní kalendář a nastaví nový pobytový den,

* generuje nastavené denní přehledy a statistiky,

* archivuje systém po ukončení uzávěrky.

Archivní

V menu Archivní lze nalézt archiv všech provedených uzávěrek, pokud je třeba vrátit se ke vygenerovaným sestavám. Nacházejí se zde sestavy za tyto uzávěrky:

* Odvodových

* Průběžná uzávěrka | průběžná

* Raportka | raportka

* Denní

* Měsíční

* Roční

V archivu je možné najít pouze ty sestavy, které byly v době provedení uzávěrky zařazeny do generování.

Délku archivování jednotlivých typů uzávěrek lze nastavit přes menu Servis => Speciální služby => Nastavení systému Horec => záložka "Sestavy".