CS-Horec - Hosté - Pokoj

Nastavení stavu pokoje

Funkce "Nastavení stavu pokoje" slouží pro označení pokoje jako uklízený nebo neuklízený a na povolení nebo blokování telefonních hovorů z pokojů. Upozornění:Funkčnost Telefony je v stádiu přípravy. Funkce je dostupná jenom prostřednictvím menu Hosté -> Pokoj -> Nastavení stavu pokoje

Po zavolání funkce systém otevře formulář se seznamem všech pokojů nadefinovaných v číselníku pokojů. Údaje ve formuláři jsou standardně seřazeny podle čísla pokoje. Tak jako v ostatních seznamech, i v tomto seznamu je možnost seřadit záznamy na základě jiného klíče. Jednoduchým kliknutím na hlavičku sloupce se záznamy v tabulce seřadí sestupně nebo vzestupně podle zvoleného sloupce.

Jednotlivé záznamy jsou pro jednoduchou orientaci barevně odlišné:

• světlým odstínem jsou vyznačené uklizené pokoje
• tmavým odstínem jsou vyznačené neuklízené pokoje.

Význam sloupců:

• Akt.stav - aktuální stav pokoje. Tento parametr může nabývat hodnot:
  • VO - volný pokoj - pokoj, který není obsazen a současně je uklizen, tudíž je připraven na příchod hostů.
  • OB - pokoj obsazen - pokoj obsazen
  • NU - neuklizený pokoj - pokoj, který není obsazen a současně je neuklízen. Tento stav pokoj nabývá vždy po odchodu hostů. V tomto stavu systém dovolí realizovat příchod nových hostů, ale zobrazí varovné hlášení s upozorněním o stavu pokoje.
  • SR - pokoj ve stavu speciální rezervace - pokoj, který není obsazen, ale je vyňat z automatického přidělování pokoje. Při realizaci příchodu na stav pokoje "SR", je obsluha upozorněná varovným hlášením o stavu speciální rezervace.
  • PO - pokoj ve stavu poruchy - pokoj, který není obsazen, ale je označen jako pokoj s poruchou. Při realizaci příchodu hosta na daný pokoj je obsluha upozorněná varovným hlášením o stavu poruchy.
• Def.stav - defaultný - předvolený stav pokoje. Jde o stav, který nabývá pokoj po odchodu hostů a uklízení. Nastavení předvoleného stavu je možné prostřednictvím funkce Stav pokoje, který je dostupný přes menu Servis -> Speciální služby. Parametr předvolený stav obvykle nabývá hodnotu VO, případně SR a PO.
• Telefony - parametr, který bude v budoucnu zobrazovat, jestli pro daný pokoj jsou nebo nejsou zablokované telefony. Hodnota # představuje zablokované telefony.

Práce se záznami

Uklízení pokoje

Pomocí tlačítka Uklidit je možné změnit stav pokoje na uklízený nebo neuklízený. Tyto dva stavy jsou pro přehlednost odlišené barevně.

Funkci Uklízení je možné využit jenom pro neobsazené pokoje - pokoje ve stavu VO, NU, SR a PO. Pokud je pokoj ve stavu OB tlačítko Uklidit je neaktivní (šedé).

Vyvoláním funkce uklízení projde pokoj ze stavu Neuklizen (NU) do svého předvoleného (defaultního) stavu. Tuto funkci je možné použít i "opačným" směrem, teda na označení pokoje jako neuklízený. Jako neuklízený je možné označit všechny pokoje, u kterých aktuální stav je totožný s předvoleným stavem.

Použití této funkce je možné dvěma způsoby:

• kliknutím levým tlačítkem myši na tlačítko Uklidit dojde ke změně stavu označeného pokoje na uklízený/neuklízený (v případě, že to aktuální stav pokoje umožní).
• kliknutím pravým tlačítkem myši na tlačítko Uklidit dojde k vyvolání rolovacího menu, z kterého je možné vybrat požadovanou akci. Tento způsob je vhodný pro hromadnou změnu stavu všech pokojů.

Telefony
Funkce je ve stádiu přípravy.

Pobyt hostů na pokoji

Touto funkcí dosáhnete změnu data odchodu jednotlivých hostů a zařazení hostů do existující nebo nové skupiny. Pomocí této funkce není možné vykonat změnu údajů hostů, změnu čerpaní služeb ubytovaného hosta ani jeho přesun na jiný pokoj. Pokud je nutná uvedená změna, je možné využít funkci Změna pobytu, která je dostupná prostřednictvím menu Hosté -> Pobyt.

Funkce je přístupná jenom prostřednictvím menu Hosté -> Pokoj -> Pobyt hostů na pokoji. Po vyvolání funkce systém zobrazí seznam ubytovaných hostů. Tento seznam je standardně seřazen podle čísla pokoje. Pokud jsou na stejném pokoji ubytovaní dva nebo více hostů, jsou seřazení v abecedním pořadí. Tak jako v ostatních seznamech, i v tomto je možnost seřadit záznamy na základě jiného klíče. Jednoduchým kliknutím na hlavičku sloupce se záznamy v tabulce seřadí sestupně nebo vzestupně podle zvoleného sloupce.

Vyhledávání hostů v seznamu je možné ulehčit využitím filtrů. Filtr je možné využít na dohledávání záznamů na základě příjmení nebo čísla pokoje. Po zadání parametrů filtru je potřebné stisknout tlačítko Obnova pro načtení nového seznamu.

Význam sloupců:

• Atr. - atribut daného hosta. V případě, že sloupec obsahuje *, host má na účtu nevyplacené položky. Symbol + označuje hosta, který je ubytován na přistýlce.
• Skupina - evidenční číslo skupiny, které může zadat obsluha při vytváření objednávky nebo příchodu skupiny.
• Č.skup. - pořadové číslo skupiny přidělované automaticky systémem.

Po označení konkrétního hosta je možné stisknutím tlačítka Prohlédni prohlížet informace o daném hostu. Informační formulář o hostu je v režimu prohlížení, položky není možné opravovat. Podrobný popis položek formuláře je dostupný na této stránce.

Změna pobytu hostů na pokoji

Změna pobytu je možná stisknutím tlačítka Výběr po označení konkrétního hosta. Otevře se formulář Změna datumu odchodu hostů na pokoji.

Upozornění: Změna se vykoná na všech hostech, kteří jsou ubytování na stejném pokoji jko vybraný host.

Formulář obsahuje jediné aktivní pole, a to je Datum odchodu. V tomto poli je možné datum přepsat nebo zvolit z kalendáře, který je dostupný po kliknutí na ikonku v pravé části pole Datum odchodu. Pokud je pokoj v novém datumu obsazený, systém varuje hlášením s informací, do kterého datumu je daný pokoj volný. Jestli je skutečně nutné prodloužit pobyt hostů, je nutné přesunout zvoleného hosta nebo objednávku, která blokuje prodloužení, na jiný pokoj.

Po nastavení nového datumu odchodu je nutné akci potvrdit tlačítkem Souhlas.

Zařazení hosta do skupiny

Zařazení do skupiny je možné po stisknutí tlačítka Skupina. Systém nabídne submenu, v kterém je nutné zvolit, jestli jde o zařazení do existující nebo nové skupiny.

• vytvoření nové skupiny - po zvolení této možnosti systém otevře formulář novo vytvářené skupiny, kde jsou vyplněny údaje o vedoucím skupiny - host, na kterém je realizovaná změna pobytu. Podle potřeby zařazení je možné doplnit další údaje, které slouží na identifikaci skupiny - název a evidenční číslo skupiny. Po stisknutí tlačítka Souhlas je nová skupina vytvořená a všichni hosté z daného pokoje do této skupiny zařazení. Pokud je nutné změnit údaje ubytované skupiny, je možné využít funkci změna skupinové objednávky, která je dostupná přes menu Skupiny -> Pobyt nebo přímo přes mapu přehledu.

• zařazení do skupiny - po zvolení dané možnosti systém načte seznam všech aktuálně ubytovaných skupin. V tomto formuláři je potřebné označit žádanou skupinu a potvrdit stisknutím tlačítka Výběr. Následně systém zobrazí formulář s informací o vybrané skupině. Pro konečné zařazení hostů z vybraného pokoje do dané skupiny je potřebné stisknout tlačítko Souhlas.

Vykonávanou změnu hosta je možné přerušit stisknutím tlačítka Zrušit.

Přesun hostů na pokoj

Táto funkce umožní přesun jednotlivých hostů na jiný pokoj a současně umožní i změnu datumu odchodu jednotlivých hostů.

Funkce je dostupná jenom prostřednictvím menu Hosté -> Pokoj -> Přesun hostů na pokoj. Po vyvolání funkce systém zobrazí seznam všech ubytovaných hostů. Tento seznam je standardně seřazený podle čísla pokoje. Pokud jsou na stejném pokoji ubytovaní dva nebo více hostů, tyto jsou seřazení v abecedním pořadí. Tak jako v ostatních seznamech, i v tomto je možnost seřadit záznamy na základě jiného klíče. Jednoduchým kliknutím na hlavičku sloupce se záznamy v tabulce seřadí sestupně nebo vzestupně podle zvoleného sloupce.

Vyhledávání hostů v seznamu je možné ulehčit využitím filtrů. Filtr je možné využít na dohledání seznamů na základě příjmení nebo čísla pokoje. Po zadání parametrů filtru je nutné stisknout tlačítko Obnova pro načtení nového seznamu.

Po označení konkrétního hosta je možné stisknutím tlačítka Prohlédni prohlížet informace o daném hostu. Informační formulář o hostu je v režimu prohlížení, položky není možné opravovat. Podrobný popis položek formuláře je dostupný na této stránce.

Význam sloupců:

• Atr. - atribut, který značí stav účtů hostů. V případě, že sloupec obsahuje *, hosté mají na účtu nevyplacené položky. Symbol + označuje hosta, který je ubytován na přistýlce.
• Skupina - evidenční číslo skupiny, které může zadat obsluha při vytváření objednávky nebo příchodu skupiny.
• Č.skup. - pořadové číslo skupiny přidělované automaticky systémem.

Práce s formulářem přesunu hostů na pokoj

Přesun hosta/hostů je možný stisknutím tlačítka Výběr po označení konkrétního hosta. Jestli je na stejném pokoji ubytovaných více hostů, systém automaticky nabídne provedení změny pro všechny.

Ve formuláři Výběr hostů pro přesun, je možné prostřednictvím tlačítka Vymazat Del vymazat ze seznamu ty hosty,u kterých se změna nemá provést. Tento formulář systém nabídne vždy, jestli jsou na pokoji ubytování minimálně dva hosté.

Samotný formulář Přesun hostů obsahuje několik aktivních polí, které je možné měnit. Po vykonaní změn je nutné akce potvrdit tlačítkem Souhlas.

• Pole Datum odchodu se využívá na zkrácení nebo prodloužení pobytu hostů. Datum je možné přepsat ručně nebo zvolit z kalendáře, který je dostupný po kliknutí na ikonu v pravé části pole Datum ochodu. Pokud je pokoj v novém datumu obsazen, systém varuje hlášením s informaci, do kterého datumu je daný pokoj volný. Jestli je i přesto tomu potřebné prodloužit pobyt hostů, je nutné přesunout vybraných hostů nebo objednávku, která blokuje prodloužení, na jiný pokoj.

• Další pole slouží na změnu pokoje. Pokoj je možné zvolit přímo ze seznamu volných pokojů a to přes pole Nové číslo pokoje. Do tohoto pole je možné číslo pokoje zapsat ručně nebo zvolit ze seznamu volných pokojů, který je dostupný po kliknutí na tlačítko vyběrače . Pokud je potřebné zúžit nabídku volných pokojů je možné využit pole Typ pokoje a/nebo Poschodí. Seznam volných pokojů vyvolaný tlačítkem výběru se následně řídí těmito parametry. Upozorňujeme, že při nevhodné kombinaci parametrů typ pokoje a poschodí může nastat i situace, kdy zvoleným kritériem nebude vyhovovat žádny volný pokoj.

Osobitou situaci je přesun hosta na tzv. částečně obsazený pokoj. Jde o pokoj, který není plně obsazen - jsou na pokoji volné postele nebo přistýlky. V tomto případě je potřebné zapnout výběr částečně obsazených pokojů přes políčko (checkbox) Výběr částečně obsazených pokojů. Seznam, vyvolaný prostřednictvím tlačítka výběru, obsahuje jenom částečně obsazené pokoje. Systém samozřejmě vyhledá vhodné pokoje i s přihlédnutím na počet hostů, kterých se přesun týká.

Pokud je nové číslo pokoje zvolené z vyběrače, tuto volbu je potřebné potvrdit stisknutím tlačítka Výběr. Dojde k zápisu čísla pokoje a současně systém seznam dostupných pokojů zavře a přesun hostů je možné definitivně odsouhlasit.

Vykonávaný přesun hostů je možné kdykoliv přerušit po stisknutí tlačítka Zrušit.