CS-Horec - Hosté - Účet - Zálohové faktury

Zálohová faktura objednávky

Funkce Zálohová faktura objednávky slouží k vystavení zálohové faktury ke konkrétní objednávce. Pro vystavení zálohové faktury ke sólo objednávce hosty byla vytvořena funkce Zálohová faktura objednávky dostupná přes menu Hosté - Účet - Zálohová faktura objednávky. Pro vystavení zálohové faktury ke skupinové objednávce byla vytvořena funkce Zálohová faktura objednávky dostupná přes menu Skupiny - Účet - Zálohová faktura objednávky.

Funkce Zálohová faktura objednávky slouží k vystavení zálohové faktury pro hosty. Funkce je dostupná přes menu Hosté / Skupiny - Účet - Zálohová faktura objednávky. Tento formulář je podobný formuláři Objednávkový účet hosty - obsahuje seznam objednávek jednotlivých hostů. Navíc však obsahuje:

• sloupec Částka, ve kterém je zobrazena částka všech aktivních zálohových faktur zaevidovaných ke dané objednávce
• volbu S fakturou, která představuje jednoduchý filtr. Po zaškrtnutí této volby systém zobrazí jen ty objednávky, které mají alespoň jednu aktivní zálohovou fakturu.

Po výběru dané objednávky, resp. konkrétního hosta z objednávky se spustí proces tvorby nové zálohové faktury.

K jedné objednávce, resp. hostu může být vytvořeno a tím zaevidovaných více zálohových faktur. Následná činnost je prakticky zcela shodná s tím, jak je tomu v případě funkce Objednávkový účet. Rozdíl je jen v tom, že v otevřeném účtu daného hosta se zobrazí všechny služby, které by měl host během pobytu čerpat.

Systém Horec samozřejmě stále respektuje nastavení "Záloha s místním poplatkem" (ano / ne). Výchozí částka zálohové faktury je částka za všechny položky daného hosta. Pokud je třeba snížit částku zálohové objednávky, toto je možné provést běžným způsobem odložení položek. Tyto odložené položky pak nevstupují do zálohové faktury.

V případě, že pracovník recepce potřebuje zahrnout do účtu i jiné položky, musí to udělat přes objednání služeb dané objednávky např. přes funkci Objednávkový účet hosta. Na účtu zálohové faktury není možné objednat nové služby.

Upozorňujeme: Předem uhrazený účet neumožňuje manuálně změnit částku zvolených položek.

Po dokončení práce s položkami je možné přistoupit ke samotnému vygenerování zálohové faktury. Po stisknutí tlačítka Souhlas, systém otevře formulář na výběr odběratele. Tohoto lze zadat manuálně nebo zvolit ze seznamu uložených odběratelů přes tlačítko Odběratelé. Po odsouhlasení odběratele je nutné odsouhlasit data pro fakturu. Posledním krokem před vystavením faktury je výběr šablony pro účet. Systém Horec má uloženou jednu šablonu - Zálohová faktura.

Zálohová faktura hosté

Systém Horec ošetřuje i chování objednávek v případě, že tyto mají zaevidovanou ZF nebo přijatou zálohu. V případě zaevidované ZF:

• pokud k hostu na objednávce byla vystavena ZF, tuto objednávku je možné změnit, aniž to mělo vliv na vystavenou ZF
• pokud se měnila cena ubytování nebo služby, což má vliv na výslednou částku účtu, nijak to ZF neovlivní!
• pokud je pokus o zrušení objednávky:
• pokud je ZF uhrazena přes doklad přijetí zálohy na objednávky, není možné objednávku zrušit, dokud se záloha Nevypořádané (nevyúčtoval)
• pokud ZF nebyla uhrazena, před zrušením objednávky se zobrazí dialog s upozorněním na tuto skutečnost "Objednávka má vytvořenou zálohovou fakturu. Souhlasíte se zrušením objednávky? ". Po odsouhlasení je objednávka zrušena a také ZF ke této objednávce je označena jako vymazána.

V případě zaevidované přijaté zálohy:

• zálohu je možné přesouvat na účet jiné objednávky.
• zrušení zálohy je možné pouze běžným způsobem - vyúčtováním

Zálohové faktury přehled

Funkce Zálohové faktury slouží k zobrazení všech pořízených zálohových faktur a na další práci s nimi. Pomocí této funkce lze např.. zaevidovat úhradu nebo vymazat zálohovou fakturu. Tato funkce je dostupná přes menu Hosté - Účet - Zálohové faktury. Tato funkce umožňuje práci se zaevidovanými zálohovými fakturami. Po jejím vyvolání se zobrazí seznam zaevidovaných ZF. V tomto seznamu jsou všechny vygenerované zálohové faktury. Každá zálohová faktura je zapsána do knihy zálohových faktur. Na pravé straně formuláře se nacházejí tlačítka pro práci se zálohovými fakturami. V horní části - záhlaví formuláře je několik filtrů, které umožňují snadnější dohledání zálohové faktury v seznamu. Filtrovat je možné na základě jména z objednávky, odběratele, dat se zálohové faktury nebo stavu faktury. Stav nabývá následující hodnoty: všechny, uhrazené, neuhrazené a vymazány. Po zadání filtru je třeba znovunačítať seznam stisknutím tlačítka Obnova (zelená šipka). Význam sloupců

• Číslo - číslo faktury
• Název odběratele
• Příjmení a jméno z objednávky
• Částka - částka faktury s DPH

Exponovaná - datum vystavení

Splatné - datum splatnosti

• Vyplaceno - datum zapsané úhrady - kdy byla realizována platba
• Záloha - částka všech přijatých záloh ve prospěch této zálohové faktury ke dané objednávce

Stručný popis tlačítek

• "Viz" - prozkoumáte vygenerované faktury a případně tisk výpisu
• "Úhrada" - zaevidování data úhrady a vystavení dokladu zálohy
• "Záloha" - vystavení dokladu o přijetí zálohy
• "Vymazání" - vymazání zálohové faktury
• "Objednávka" - zobrazení objednávky zvoleného hosta
• "Výpis" - výpis seznamu zobrazených faktur

Registraci úhrady - tlačítko Úhrada

Po stisknutí tlačítka "Úhrada" systém nabídne možnost doplnit datum úhrady - volitelný zápis data s omezením. Omezení řídí systém Horec, nedovolí zapsat datum větší než je aktuální kalendářní datum (datum PC), ani menší než je datum vystavení zálohové faktury. Toto datum je pouze evidenční. Jako výchozí datum úhrady systém nabízí aktuální den.

Následně je spuštěn proces vystavení dokladu o přijetí zálohy - systém vyvolá účet sólo objednávky. V účtu je automaticky otevřen formulář pro zápis výšky zálohové platby. Přednastavena je částka z původní zálohové fakturu, tuto částku je však možné změnit podle skutečné výše úhrady. Další postup je totožný jako při přijímání zálohy na účet objednávky. Jediným rozdílem je, že výchozím a neměnným typem dokladu je "odběratelských faktur".

Platí, že na každém z těchto formulářů lze přerušit práci po stisknutí tlačítka "Zrušit".

Pokud je úhrada zálohové faktury dokončena, pak systém automaticky zapíše přijatou zálohu zapíše na účet objednávky. Tato záloha je zapsána jako jedna účetní položka (tak jako dosud) s názvem "Záloha přijata". Platí, že se chová stejným způsobem jako standardní záloha Pokud je odsouhlasen datum v prvním kroku úhrady, systém označí původní zálohovou fakturu za uhrazenou, bez ohledu na to, zda byla práce přerušena. V tomto případě zůstane zapsaný pouze datum úhrady bez data vytvoření dokladu o přijetí zálohy. Doklad o přijetí zálohy je následně možné vytvořit přes tlačítko "Záloha". Po zaevidování úhrady je možné kdykoliv přepsat - opravit Datum úhrady. Po stisknutí tlačítka Úhrada (pokud je označena již uhrazena faktura), systém nabídne výběr data úhrady. Omezení data úhrady zůstávají v platnosti.

Vytvoření dokladu o přijetí zálohy - tlačítko Záloha

Tlačítko "Záloha" slouží k vytvoření dokladu o přijetí zálohy. Funkce lze využít ve více případech:

• Zaevidování celé zálohy - zapsání dokladu o přijetí zálohy, pokud již byla označena jako uhrazena, ale vystavení dokladu bylo přerušeno - nebyla přijata žádná záloha
• Zaevidování doplatku - zapsání dokladu o přijetí zálohu k faktuře v případě, že úhrada byla zaevidována v nižší částce než původní zálohová
• Zaevidování další zálohu ke objednávce - zapsání dokladu o přijetí další zálohy ke objednávce. Takto je možné zaevidovat neomezený počet záloh ku jedné objednávce, bez ohledu na to, v jaké výši byla původní zálohová faktura.

Tlačítko Vymazat

Tlačítko "Vymazat" slouží k vymazání zálohové faktury.

Systém Horec dovolí vymazat jen ty zálohové faktury, ke kterým ještě nebyl vytvořen doklad o přijetí zálohy. Pokud je ke zálohové faktuře zaevidovaný doklad, tlačítko "Vymazat" je neaktivní-šedé.

Po označení takovéto faktury v seznamu a stisknutí tlačítka "Vymazat", systém zobrazí dialogové okno, ve kterém je třeba vymazání odsouhlasit. Po odsouhlasení zůstane záznam faktury neaktivní / zasivený, ale bude i nadále zobrazen v seznamu zálohových faktur.