CS-Horec - Hosté - Účet - Ostatní účty
Obsah
Objednávkový účet
Tato funkce umožňuje práci s účtem objednávky. Funkce je dostupná pro aktivní objednávky kdykoliv prostřednictvím menu Hosté -> Účet -> Objednávkový účet.
Po vyvolaní funkce se zobrazí seznam všech aktivních objednávek. Tento seznam je primárně setříděný vzestupně podle očekávaného data příchodu následně podle čísla pokoje. Tak jako v ostatních seznamech, i v tomto je možnost setřídit záznamy na základě jiného klíče. Jednoduchým kliknutím na hlavičku sloupce se záznamy v tabulce setřídí sestupně nebo vzestupně podle zvoleného sloupce.
Vyhledávání objednávek v seznamu je možné ulehčit využitím filtrů. Filtr je možné využit na dohledání více hostí podle data očekávaného nástupu. Konkrétní objednávku je možné dohledat na základě evidenčního čísla nebo příjmení hosta. Stejně tak je možné filtrovat objednávky na základě toho, zda jde o objednávky skupinové nebo sólo. Přednastavené je zobrazení všech. Navíc systém Horec umožňuje dohledat i objednávky se sumou zálohy. Tyto filtry jsou ve formě checkboxů (zaškrtávacích poliček) na levé spodní straně formuláře. Po nastavení filtrů je potřebné stisknout tlačítko Obnova pro načtení nového seznamu.
Význam sloupců:
- Atr. - atribut daného hosta. V případě, že sloupec obsahuje *, host má na účtě nevyplacené položky. Symbol + označuje hosta, který je ubytovaný na přistýlce.
- Skupina - evidenční číslo skupiny, které může zadat obsluha při vytváření objednávky nebo příchodu skupiny.
- Č.skup. - pořadové číslo skupiny přidělované automaticky systémem.
Po označení konkrétního hosta je možné stisknutím tlačítka Prohlédni prohlídnout informace o daném hostu. Informační formulář o hostovi je v režimu prohlížení, položky není možné opravovat. Podrobný popis položek formuláře je dostupný na této stránky.
Obrázek
Práci s objednávkovým účtem je kdykoliv možné přerušit stisknutím tlačítka Souhlas.
Výběr hostí pro účet, označení vlastníka
Objednávkový účet je možné vytvořit jen pro jeden pokoj. V závislosti od toho, zda je zvolená objednávka obsahuje záložky (v objednávce jsou zapsané údaje všech hostí) anebo neobsahuje záložky (v objednávce jsou zapsané pouze údaje jednoho hosta) systém postupuje při vystavování účtu.
Po vyznačení a odsouhlasení hosta tlačítkem Výběr, systém překontroluje hosty zapsané v objednávce. jestliže je objednávka bez záložek, systém rovnou otevře formulář účtu. V případě, že je v objednávce zapsáno více hostů systém otevře formulář výběru vlastníka účtu se seznamem všech hostů zapsaných v objednávce.
Obrázek
V tomto formuláři je možné pomocí tlačítka Ins Vlastník označit hosta, který bude vlastníkem účtu - položky účtu budou zapsané na jeho jméno. Vlastník účtu je v tomto seznamu označen příznakem "fakfkou" v posledním sloupci. Přes tlačítko' 'Del Vymazat je možné hosta ze seznamu odstranit. Vystavovaný účet se zrušeného hosta nebude týkat. Následně při výpočtu zálohy, systém vypočítá maximální doporučenou výšku zálohu z částky předpokládaných tržeb pouze těch hostů, kterých se týká vystavovaný účet.
'Upozorňujeme:' Záloha je vždy zapsána na vlastníka účtu a to i v případě, že jsou zadaná data více hostů. Pokud má být záloha rozdělena na jednotlivé hosty, pak je třeba účtovat tuto zálohu na dané hosty po částech.
Pro ukončení práce se seznamem hostí vybraných pro účet a pokračování ve vyhotovení účtu je potřebné stisknout tlačítko Souhlas.
Práce s účtem a nastavení účtu
Při výběru jednoho hosta pro zúčtování nebo po odsouhlasení seznamu hostů systém Horec zobrazí formulář účtu. Celý formulář je podrobně popsán na této stránce.
Před samotným vystavením účtu systém Horec umožňuje s účtem pracovat. Podrobný popis práce s účtem je dostupný na této stránce. Protože funkčnost objednávkového účtu je oproti účtu ubytovaného hosta omezená, doporučujeme pro bližší popis funkcí využít rychlý přístup po kliknutí na konkrétní funkci zmíněnou v textu níže.
Práce s objednávkovým účtem se navíc liší podle toho, zda byla či nebyla na konkrétního hosta v účtu zapsána záloha.
Účet bez zálohy
Pokud žádný host zahrnutý do vystavení účtu nemá zapsanou zálohu, pak je formulář účtu dostupný jen s velmi omezenou funkčností. Po otevření formuláře jsou aktivní jen dvě tlačítka:
- * tlačítko' 'Záloha, jehož prostřednictvím lze zaúčtovat přijatou zálohu . Po vyvolání funkce záloha, systém navrhne maximální možnou částku zálohy a po odsouhlasení umožní provedení platby.
Při prodeji služeb nebo zboží, po zaúčtování zvolené služby / zboží, systém aktivuje tlačítka na další práci s touto položkou. Je možné:
Účet se zálohou
Pokud je na účtu alespoň jednoho hosta zapsána záloha, pak formulář účtu poskytuje možnost pracovat s touto zálohou jako s jinými položkami na účtu. Na pravé straně formuláře jsou dostupné tlačítka, které umožňují:
- přesouvat položky na jiné hosty
- vyjmout položky z aktuálního zúčtování
- manuálně jednorázově dotížit a následně realizovat prodej služeb nebo zboží
- stornovat zaúčtované položky - zálohu není možné stornovat prostřednictvím této funkce. Je možné jen její vyplacení.
- prohlížet a tisknout náhled výsledného účtu
- zaúčtovat přijatou zálohu
- zvolit způsob platby popřípadě jejich kombinaci a tím vytvořit účet - v případě zálohy je její vyplacení zároveň vrácením hostovi. Tímto způsobem je záloha odstraněná z účtu.
Pomocí tlačítek ve stavové liště je možné:
- * přes parametry účtu měnit nastavení zobrazení konkrétního účtu. Nastavení parametrů účtu mají prioritu před systémovým nastavením.
- * do pole poznámka zapsat libovolný krátký text, který se zobrazí v poznámce na účtu.
- * do popisu účtu zadat vlastní popis, který nahradí popis vygenerovaný systémem Hořec v hlavičce účtu A4 a v patičce fiskálních dokladu.
Ve formuláři účtu je také možné měnit náhled na položky účtu podle potřeby pracovníků recepce. K dispozici je několik náhledů na zaúčtované položky. Tyto náhledy lze přepínat pomocí záložek na levé straně seznamu položek.
Vytvoření účtu
Ukončení práce s účtem a jeho vystavení je podmíněno zadáním platby přes příslušná tlačítka. Nezáleží, zda jde o vyplacení zálohy nebo služby / zboží. Platbu hotovostí lze zapsat přímo přes tlačítko Hotovost. Platbu jiným způsobem nebo kombinaci více způsobů platby je třeba ručně zadat po stisknutí tlačítka Platba.
V dalších krocích je chování systému Horec odlišné, a to v závislosti na zvoleném druhu dokladu při platbě.
- *Běžná faktura
Systém Hořec vystaví účtenku a následně nabídne vystavení účtu ve formátu A4 a to přes výchozí nebo vlastní šablonu. Nabídka se zobrazí jako submenu u tlačítka Výpis. Po kliknutí na příslušnou volbu, systém zobrazí náhled na účet. Tento lze následně vytisknout. Účet je automaticky uložen. Při opětovném náhledu na tento účet lze měnit zobrazení položek jako i popis přes parametry účtu.
Pokud není třeba vystavit A4 účet, po stisknutí tlačítka Zrušit ve spodní části formuláře je práce s tímto účtem ukončena.
Systém Horec následně uzavře formulář účtu nebo se vrátí do účtu, pokud byly některé položky odloženy. V druhém případě je možné další práci s účtem přerušit tlačítkemZrušit.
- *Odběratelská faktura
Systém Horec při tomto způsobu platby rovněž vygeneruje a zobrazí dodací list. Tento je možné přímo vytisknout po stisknutí tlačítka 'Tisk' nebo využít jinou funkci ze submenu dostupného po kliknutí na tlačítko 'Tisk pravým tlačítkem myši. Takto je možné například uložit sestavu do souboru nebo odeslat mailem. Práce s dodacím listem je ukončena po stisknutí tlačítka Zavřít. Při platbách hotovostí, kreditem nebo šekem je podle nastavení systému vystavena buď účtenka nebo příjmový pokladní doklad - platí pouze pro hotovost. Řádnou fakturu je možné vytvořit přes funkci Faktury, a to i v případě, že byl vystaven daňový doklad.
Po zavření dodacího listu resp. příjmového dokladu se systém Horec vrátí do formuláře účtu, který je neaktivní a zobrazuje právě vyplaceny položky. Přes tlačítko 'Výpis' je možné opětovně vyvolat náhled na dodací list. Po stisknutí tlačítka 'Zrušit' je práce s účtem ukončena.
Systém Horec následně uzavře formulář účtu nebo se vrátí do účtu, pokud byly některé položky odloženo. V druhém případě je možné další práci s účtem přerušit tlačítkem 'Zrušit'.
Poskytnutí hotovosti
Tato funkce je dostupná přes menu Hosté -> Účet -> Poskytnutí hotovosti. Pomocí této funkce lze zapůjčit hostu zvolenou částku v hotovosti a zároveň je tato částka zapsána na jeho účet.
Při závěrečném zúčtování je poskytnuta hotovost součástí účtu. Ubytovací zařízení může využitím této funkce ušetřit zejména zahraničním hostům drahé poplatky za výběr hotovosti z bankomatu. Host může kdykoli během pobytu poskytnutou hotovost "vyplatit" jakýmkoliv z dostupných způsobů platby. Poskytnutá hotovost je evidována jako hotovostní fiskální platba v minusové hodnotě s nulovou DPH.
S touto funkcí souvisí následující sestavy:
- Sestava M67 - přehled všech nezúčtovaných poskytnutých hotovostí - zobrazuje seznam všech hostů, kteří využili službu poskytnutí hotovosti a zároveň ještě poskytnutou hotovost nevyplatily.
- Sestava M68 - přehled zúčtovaných poskytnutých hotovostí v rozsahu hotel.dní - zobrazuje seznam všech hostů, kteří ve zvoleném intervalu poskytnutou hotovost vyplatily.
- Sestava M69 - přehled poskytnutých hotovostí (a z toho už zúčtovaných) v rozsahu hotel.dní - zobrazuje seznam všech hostů, kterým byla ve zvoleném intervalu poskytnuta hotovost. Sestava také poskytuje informaci o tom, kteří hosté již poskytnutou hotovost vyplatily.
Evidence kauce
Úhrada faktur přes fiskální modul
POZOR len SVK fiskalizacia.
