BlueGastro - Uzávierky stredísk - Mesačná uzávierka a archív

Mesačná záverečná

Funkcia mesačná záverečná slúži na spustenie mesačnej uzávierky stredísk. Strediská je možné uzatvárať priebežne, ale doporučujeme ich uzatvárať naraz, mesačná uzávierka vytvorí zostavu o finančnom obrate na strediskách, rozdelených do príslušných druhov pohybov. Uzávierky sa vypočítavajú v priemerných nákupných cenách bez DPH. Pri mesačnej uzávierke postupujte nasledovne:

• Zvoľte funkciu v menu Uzávierky stredísk – Mesačná záverečná
• Otvorí sa vám okno „Vykonanie mesačnej záverečnej uzávierky“, kde uvidíte zoznam neuzatvorených stredísk
• Označte strediská kde si prajete uzávierku vykonať a voľbu potvrďte súhlasom
• V prípade, že nie sú na zvolených strediskách uzatvorené všetky skladové doklady (pohyby), systém vás upozorní a mesačná uzávierka nebude vykonaná. Preto dávajte pozor či máte pred mesačnou uzávierkou spracované všetky doklady (doporučujeme nahliadnuť do funkcie Pohybové doklady v menu Sklad – Prehľady tlač - Pohyby tovarov – Doklady. Každý doklad by mal mať v poslednom stĺpci znak SP ako spracovaný).
• Ak mesačná uzávierka korektne prebehne systém vás upozorní hlásením
• Ak je ukončená posledná mesačná uzávierka strediska, automaticky sa vykoná aj mesačná uzávierka za firmu. Mesačná uzávierka firmy je v podstate súčet finančných obratov za jednotlivé pohyby všetkých stredísk
• Po úspešnom vykonaní mesačnej uzávierky stredísk, si zostavy môžete vytlačiť v menu Uzávierky stredísk – Archívne uzávierky – Mesačné uzávierky stredísk alebo Firmy

Archív - mesačné uzávierky stredísk

V mesačných uzávierkach stredísk sa nachádzajú všetky archívne uzávierky, ktoré ste vytvorili. Použitím filtrov na mesiac alebo stredisko ľahko nájdete žiadanú uzávierku. Z mesačnej uzávierky je možné vytlačiť zostavy o pohyboch za tovary (so stavom na začiatku, súčtom všetkých príjmov a výdajom a konečným stavom), alebo zostavu o za finančné obraty v jednotlivých skladových pohyboch. Pri tlačení mesačnej zostavy za stredisko postupujte nasledovne:

• Zvoľte príslušnú funkciu v menu Uzávierky stredísk – Archívne uzávierky – Mesačné uzávierky stredísk
• Otvorí sa vám okno „Archívne mesačné uzávierky stredísk“ kde uvidíte zoznam existujúcich uzávierok
• Kurzorom sa nastavte na žiadanú uzávierku strediska
• Stlačte tlačidlo „Výber“ v ľavej časti okna a vyberte žiadanú zostavu
• Otvorí sa vám príslušné okno, kde uvidíte údaje. Ak si želáte zostavu vytlačiť, stlačte tlačidlo „Výpis“

Mesačnú uzávierku je možné stornovať, v prípade že potrebujete niečo doplniť. Stornovať je možné vždy poslednú mesačnú uzávierku strediska t.j. (ak je posledná mesačná uzávierka za mesiac 6, nieje možné stornovať uzávierku za 5 mesiac. Najprv musíte stornovať 6 až potom 5). Upozorňujeme na skutočnosť, že pri stornovaní mesačnej uzávierky je veľká pravdepodobnosť, že po opätovnom vygenerovaní sa čísla zmenia (hlavne keď do stornovaného mesiaca dopĺňate doklady). Ak mesačné uzávierky odovzdávate do účtovníctva po každom stornovaní a opätovnom vygenerovaní by ste si mali zostavy prekontrolovať. Pri stornovaní mesačnej uzávierky postupujte nasledovne:

• Zvoľte príslušnú funkciu v menu Uzávierky stredísk – Archívne uzávierky – Mesačné uzávierky stredísk
• Otvorí sa vám okno „Archívne mesačné uzávierky stredísk“ kde uvidíte zoznam existujúcich uzávierok
• Kurzorom sa nastavte na žiadanú uzávierku strediska
• Stlačte tlačidlo „Storno“ v ľavej časti okna
• Ak storno prebehlo úspešne systém vás upozorní hlásením

Archív - mesačné uzávierky firmy

V mesačných uzávierkach firmy nájdete zoznam všetkých uzávierok za firmu, ktoré ste vytvorili. Mesačná uzávierka firmy je v podstate súčet mesačných uzávierok za stredisko. Vytvorenie mesačnej uzávierky za firmu nieje možné ovplyvniť, vytvára sa automaticky (po vygenerovaní poslednej mesačnej uzávierky za stredisko). Pri vytváraní mesačných zostáv za firmu postupujte nasledovne:

• Zvoľte príslušnú funkciu v menu Uzávierky stredísk – Archívne uzávierky – Mesačné uzávierky firmy
• Po zvolení sa vám otvorí okno Mesačné uzávierky firmy
• Žiadanú mesačnú uzávierku vyberiete tak, že za pomoci filtra na vrchnej strane okna vyberiete mesiac s príslušným rokom
• Potom stačí zo zoznamu vybrať zostavu ktorá vás zaujíma, stlačte „Pozri“
• ak sa vám zostava zobrazí na obrazovke pre vytlačenie stlačte „Výpis“

V mesačných uzávierkach za firmu nájdete zostavy pre colný úrad (hlásenie o príjme a stave zásob spotrebiteľských balení liehu). Zostavu o rozdelení pohybov na tovary a materiál pre účtovníctvo a pod.

Archív - štatistické zostavy

Funkcia štatistické zostavy slúži na definovanie vlastných štatistických zostáv, pričom užívateľ si sám zvolí obsah, parametre a závislosti medzi jednotlivými údajmi (stĺpcami).

Nastavené štatistické zostavy je možné exportovať a následne importovať do systému. Export a import je zabezpečený prostredníctvom xml. súboru.

Samotné naplnenie vyhotovenej zostavy je možné automatizovať ak zostave určíte, že sa má automaticky generovať pri mesačnej uzávierke stredísk. Takáto zostava je potom uložená v menu Uzávierky stredísk – Archívne uzávierky – Štatistické zostavy. Pri vytváraní vlastnej štatistickej zostavy postupujte nasledovne:

• Novu zostavu pridáte pomocou tlačidla „INS nový“ na ľavej strane okna.
• Otvorí sa vám prázdne okno štatistickej zostavy. Po otvorení zadajte názov „názov zostavy“. Názov zostavy bude tvoriť hlavičku zostavy.
• Nastavte formát strany:

• normal znamená zobrazenie zostavy na výšku
• landscape znamená zobrazenie zostavy na šírku

• Určite či sa má mesačná zostava generovať automaticky pri vykonaní mesačnej uzávierky. Ak bude príslušný check box označený, tak sa zostava bude automaticky generovať.
• Určite poznámku do zostavy. Pre poznámku je možné určiť či sa má tlačiť na zostave alebo nie. Stačí označiť nastavenie „zobrazovať poznámku na zostave“.
• Pomocou tlačidla „INS nový“ na ľavej strane okna budete pridávať jednotlivé stĺpce zostavy. Je vhodné, aby prvý stĺpec obsahoval číselník (t.j. strediská, pokladne, úseky a pod.). Podľa stĺpca číselník sa budú zobrazovať všetky nasledujúce údaje.
• Pri zadávaní stĺpca platia nasledujúce pravidlá:

• stĺpec musí obsahovať názov stĺpca, z dôvodu identifikácie
• typom stĺpca sa menia možnosti vo vyberači hodnota. Typ stĺpca môže byť „číselník“ (je možné vyberať zo stredísk, pokladní, úsekov a pod.), „údaj“ (po výbere je možné zobrazovať stav zásob, príjem, výdaj, súčet spôsobov platieb alebo skladových pohybov v nákupných respektíve predajných cenách), „vzorec“ (obsahuje iba možnosť zadať vzorec t.j. určiť vzťah medzi stĺpcami).
• ak zvolíte do vyberača hodnota číselník, tak na pravej strane formuláru treba označiť, ktorá položka z číselníku sa má zobrazovať. Položky z číselníka sa budú zobrazovať v takom poradí v akom sa nachádzajú na pravej strane formuláru
• ak zvolíte do vyberača hodnota údaj tak sa budú zobrazovať údaje prislúchajúce jednotlivým položkám z číselníka (zoradené podľa prvého stĺpca). Ak zvolíte údaj druh pohybu tak na pravej strane treba označiť tie druhy pohybu, ktoré sa majú zobrazovať v danom stĺpci pre príslušné strediská. Ak označíte viacej druhov pohybu tak sa v danom riadku zobrazí súčet daných pohybov. To isté platí ak vyberiete spôsob platby. Pri spôsoboch platby je možné zobraziť v nákupných alebo predajných cenách (vyberte pod políčkom hodnota). Taktiež je možné určiť či sa má suma zobrazovať s DPH alebo bez DPH a to označením príslušného check boxu.
• ak zvolíte do vyberača vzorec, tak na pravú stranu formuláru napíšte vzor (vzťah medzi jednotlivými stĺpcami). Viacej o tvorbe a pravidlách pre vytváranie vzorcov v štatistických zostavách sa dozviete na konci tejto kapitoly.
• nastavte šírku stĺpca. Hodnota sa určuje ako počet milimetrov.
• nastavte zaokrúhlenie pre stĺpec. Je možné nastaviť zaokrúhlenie až na 3 desatinné miesta. V prípade, že necháte vo vyberači hodnotu 0, tak hodnoty v stĺpci budú zaokrúhlené na celé čísla. o nastavte vytváranie sumárov. Ak označíte príslušné políčko tak sa bude pre daný stĺpec vytvárať sumár na konci zostavy
• nastavenie zobrazenia stĺpca. Ak označíte príslušné políčko, stĺpec sa bude zobrazovať na zostave. V prípade, že stĺpec využívate ako pomocný t.j. obsahuje iba pomocný vzorec pre výpočet iného stĺpca a nieje dôležité, aby sa na zostave zobrazoval, tak označenie zrušte.
• ak máte všetky stĺpce nadefinované vytvorenú zostavu zapíšte súhlasom.

Tvorba vzorcov:

Pri tvorbe vzorcov patria nasledujúce pravidlá: V prípade, že chcete vo vzorci využívať hodnotu z konkrétneho stĺpca tak stĺpec napíšte do hranatých zátvoriek. Napríklad: [2]

Ak potrebujete stĺpce násobiť, deliť, odčítavať, alebo sčítavať používajte príslušné matematické znamienka. Príklad násobenia: [2]*[3], príklad delenia: [2]/[4], príklad odčítavania: [2]-[5], príklad sčítavania: [2]+[3].

Ak je nutné vykonať vo vzorci matematický úkon, kde je vo vzťahu stĺpec a určitá číslica, tak číslicu nieje nutné dávať do zátvoriek. Príklad stĺpec 2 je vynásobený číslicou 3: [2]*3.

Ak je nutné vo vzorci v prvom rade niečo zrátať a až potom vynásobiť, tak vzorec nadefinujte napríklad takto: príklad stĺpec 2 ja najprv vydelený hodnotou 100 a potom vynásobený číslom 2. Takýto vzorec môžete využiť na výpočet %: ([2]/100)*2

Pri delení a násobení údajov zo stĺpca môže nastať situácia keď nejaký z údaj má hodnotu 0. V takomto prípade, by nebolo pri štandardnom zadaní vzorca možné zostavu vygenerovať. Preto musí vzorec obsahovať podmienku, čo má spraviť ak sa tam nulový údaj nachádza. Príklad stĺpec 4 je delený stĺpcom 2 pričom sa ráta s tým, že stĺpec 2 môže mať hodnotu nula a ak má hodnotu nula tak sa nahrádza číslom 1: ([4]/ if([2], 0, 1, [2]))

Po zadaní vzorca je vhodné, aby ste overili jeho správnosť. Správnosť vzorca sa dá skontrolovať tlačidlom validuj na pravej strane formuláru. Ak je stĺpec správny, tak systém oznámi, že stĺpec je validný.