Novinky - verzia HV 13.02

Novinky - verzia HV 13.02.26, vydaná 10.12.2019

Evidencie - rozšírenie

Formulár na zapisovanie Evidencií je rozšírený o pole ostatný popis v rozsahu 1000 znakov. V prehľade Reporting - evidencie je pridané tlačidlo Popis. Tlačidlo slúži na zobrazenie popisu bez možnosti editácie.

Generovanie variabilného symbolu

Pri internátoch sú platby za ubytovanie párované v CDH, a to pomocou importov výpisu zo štátnej pokladne. Jedným z párovacích znakov je variabilný symbol. V prípade, že hosť nemá pridelené UOČ Univerzitné osobné číslo, bude VS generovať CDH. V systéme HOREC je v stálych hosťoch rozšírená karta hosťa o pole Var. symbol. Pole nie je editovateľné. Pri vytváraní nového hosťa sa VS sťahuje z CDH.

Služby naťažované mesačne

Formulár Objednávka - Objednané služby - je rozšírený o atribút periodicita - denne/mesačne. Parameter je využiteľný pri dlhodobom bývaní, napr. ubytovanie zamestnancov. V prípade nastavenia mesačnej peroidicity sa služba naťaží na účet prvý deň trvania služby a potom rovnaký deň každý mesiac trvania pobytu.

Novinky - verzia HV 13.02.22, vydaná 25.11.2019

Uzamknutie izby

Funkcia Uzamknutie izby slúži na uvedenie izby do stavu Obsadená, v prípade, že izba nie je plne obsadená. Funkcia slúži hlavne pre používateľov, ktorí ponúkajú ubytovacie služby internátneho typu a ubytovne. Pri využití funkcie Uzamknutie izby má hosť možnosť voľby:

• chce byť sám na dvojlôžkovej izbe
• chce byť sám na trojlôžkovej izbe
• chcú byť dvaja na trojlôžkovej izbe
  

Izba v týchto prípadoch bude mať stav čiastočne obsadená, ale bez súhlasu ubytovaného nie je možné ubytovať ďalšieho hosťa, pri pokuse uložiť ďalšieho hosťa, systém upozorní, že izba je uzamknutá. Pri uzamknutí izby systém upozorní používateľa, že je potrebné zmeniť cenový profil. Systém ponúkne na zmenu iba cenové profily, ktoré majú na záložke Účtovanie potvrdený check box Ceny pre uzamknutú izbu.

Postup uzamknutia izby:

1. vo formulári Vyhľadávanie izieb - vo formulári je pridané tlačidlo Uzamknúť, a pridaný je stĺpec Uzamknutá pre príznak, či je izba uzamknutá. Po ubytovaní hosťa, ktorý chce byť na izbe sám, používateľ potvrdí tlačidlo Uzamknúť. Počet voľných lôžok uzamknutej izby sa zmení na 0. Pri uzamknutí izby systém upozorní používateľa, že je potrebné zmeniť cenový profil: Zmenil sa stav izby, prosím nastavte na izbe správne cenové profily. Ak používateľ označí kurzorom uzamknutú izbu, tlačidlo sa zmení na Odomknúť. Potvrdením tlačidla je možné izbu odomknúť.

1. v číselníku izieb - je pridaný check box Uzamknutá, potvrdením ktorého je možné izbu uzamknúť. Príznak uzamknutia je zobrazený na formulári Vyhľadávanie izieb.

Vylepšenia Dolores2

1. Pridanie metódy na vrátenie verzie Dolores
2. Pridanie metódy na vrátenie verzie Horca
3. Rozšírenie návratovej štruktúry - booking9 - o cenu objednávky

Novinky - verzia HV 13.02.13, vydaná 08.10.2019

Zmena v zostave D47 a M72 - Hostia neplatiaci miestny poplatok

V dennej a mesačnej zostave, ktoré informujú o hosťoch, ktorí neplatia miestne poplatky, je dopracovaná zmena v stĺpci Dôvod. V stĺpci Dôvod sa pôvodne zobrazoval údaj zadaný na pobyte hosťa v poli tel. číslo. Od verzie 13.02.13 sa v stĺpci Dôvod zobrazuje názov miestneho poplatku, ktorý je vybraný v pobyte na hosťovi a zároveň tento miestny poplatok nie je zadefinovaný ako hlavný v nastaveniach systému Servis - Špeciálne služby - Nastavenia systému Horec - Pobyt/objednávka - Miestne poplatky. Postup ako zadať hosťa neplatiaceho miestny poplatok:

• V číselníku služieb pridať záznam typ služby Miestny poplatok a do názvu napísať dôvod oslobodenia, napr.: ZŤP oslobodený, cenu zadať 0,00.

• Vo formulári pobytu hosťa alebo objednávky v poli Miestny poplatok vybrať miestny poplatok s dôvodom oslobodenia
• V zostavách v stĺpci dôvod je zobrazený názov miestneho poplatku

V prípade, že používateľ nezadá na formulári pobytu žiadny miestny poplatok, a bude vyplnené tel. číslo, bude toto aj naďalej zobrazené v stĺpci dôvod v zostave D47 a M72

Poznámka: Používatelia, ktorí využívali pole tel.číslo na uvedenie dôvodu neplatenie miestneho poplatku, budú môcť vytlačiť tieto zostavy aj spätne. Zmena sa prejaví na zostavách až pri hosťoch zadaných do systému po update na verziu 13.02.13.

Novinky - verzia HV 13.02.10, vydaná 16.09.2019

Čiastočný príchod hosťa

Do systému Asseco HOREC je zavedený nový druh pobytu - Hosť v čiastočnom príchode. Čiastočný príchod hosťa je možné využiť v prípade, ak objednaný hosť nenastúpi na pobyt v deň začiatku pobytu. V prípade, že hosť nenastúpi na pobyt, je táto objednávka pri dennej uzávierke zmazaná. Pri využití funkcie Čiastočný príchod je rezervácia v systéme zachovaná a hosť môže byť spríchodovaný kedykoľvek v období, ktoré je potvrdené rezerváciou.
Postup zadania Čiastočného príchodu:

• Pre využitie funkcie Čiastočný príchod je potrebná mať evidovanú objednávku
• Čiastočný príchod je možné zadať cez:
  • Hlavné menu: Príchod - Čiastočný príchod - Výber

• • Formulár izieb - Pobyt - Čiastočný príchod

Po potvrdení čiastočného príchodu sa objednávka na Mape prehľadu obsadenia izieb zobrazí ako štandardný pobyt, t.j. ružovou farbou alebo oranžovou farbou. Po vykonaní funkcie Čiastočný pobyt nad jedným z hostí z objednávky systém nastaví stav Čiastočný pobyt všetkým hosťom v objednávke.
Hostia v Čiastočnom pobyte sú zobrazení v prehľade Zmena pobytu v Hostia - Pobyt zelenou farbou. Hostia v Čiastočnom pobyte sú v systéme evidovaní ako štandardne ubytovaní hostia.

Postup zadania Skutočného príchodu:

• Skutočný príchod je možné zadať v prehľade Zmena pobytu v Hostia - Pobyt - Výber. Po potvrdení tlačidla Výber sa otvorí formulár Oprava pobytu hosťa. Potvrdením tlačidla Súhlas sa hosť štandardne spríchoduje. Skutočný príchod je potrebné vykonať jednotlivo nad všetkými hosťami z objednávky.

• Skutočný príchod je možné zadať v prehľade Hľadanie hostí potvrdením tlačidla Príchod. Prehľad Hľadanie hostí je v pravom hornom rohu obrazovky.

Evidencia v systéme:

• Domová kniha – v prehľade Reporting - domová kniha pribudol nový atribút Skutočný príchod

Hromadná blokácia izieb

Hromadná blokácia izieb je nová funkcia vo prehľade Vyhľadávanie izieb. Funkcia funguje hromadne nad označenými záznamami alebo jednotlivo nad označeným záznamom, v stave izby voľná alebo blokovaná.

Popis parametrov formulára:

• Dátum od/dátum do - dátum od-do, kedy je izba blokovaná. Dátumy je možné meniť. Ak je blokácia dlhšia a používateľ ju potrebuje skrátiť tak, aby bolo izbu možné používať v aktuálny pobytový deň, blokáciu je potrebné vymazať.
• Popis - popis, prečo je izba blokovaná, zobrazuje sa na mape prehľadu izieb, pri podržaní kurzora na mape
• Označenie - popis, ktorý sa zobrazí v prehľade Vyhľadávanie izieb v stĺpci Blokácia. Tento popis môže slúžiť na podrobnejšie označenie dôvodu blokácie a slúži na filtrovanie záznamov pre potreby editácie alebo zrušenie, napr.: Popis - Oprava balkónov, označenie - B sever 1. poschodie, B sever 2. poschodie
• Vyradiť z aktívnych izieb - check box áno/nie
• Názov stavu - výber z číselníka Stavy izieb. Momentálne nemá význam, je v pláne úprava, aby sa zvolená farba stavu zobrazila na mape prehľadu obsadenosti izieb.
• Číslo a typ izby - vybrané izby v hromadnej blokácii.

Novinky - verzia HV 13.02.04, vydaná 15.08.2019

Zmeny v prepojení systémov BLUEGASTRO a HOREC

Z dôvodu fiškalizácie eKasa je potrebné prestať používať prepojenie cez súbory (adresáre). Prepojením cez súbory sa do systému HOREC dostávajú záporné položky bez referencie. Používatelia, ktorí používajú prepojenie cez súbory musia vykonať zmenu nastavenia vo svojich systémoch na priamu komunikáciu. Pokiaľ používatelia aj naďalej chcú prenášať účty ako sumárnu čiastku za účet (resp. sumár podľa sadzieb DPH) je možné toto nastavenie vykonať aj pri prepojení cez priamu komunikáciu.

Nastavenie Priamej komunikácie v systéme BLUEGASTRO

• Servis - Externé systémy - HOREC - Oprava - Záložka Všeobecné:
  • Typ komunikácie Priama, host a port vyplní pracovník AssecoSolutions, a.s.
  • Položkový prenos - default potvrdený - účty budú prenesené do HORCA po jednotlivých položkách ako tomu bolo doteraz pri priamom type komunikácie. V Záložke Pokladne je potrebné príslušné pokladne povoliť, a v prípade využívania funkcie Čerpanie služieb , označiť príslušnú pokladňu. V prípade, že bude označené Čerpanie služieb a služba nebude v systéme HOREC definovaná v účte hosťa, pri vystavení účtu na ubytovaného hosťa na KASE, systém upozorní používatelia toastom Horec nie je dostupný... Pri nepotvrdenom check boxe Položkový prenos sa priama komunikácia bude správať ako komunikácia cez súbory, t.j. účet bude prenesený na účet hosťa ako jedna čiastka za príslušnú sadzbu DPH. Záložka Pokladne nebude prístupná.
  • Pokladne - Konfigurácia pokladní - Pokladne - Oprava - Záložka Predaje hosťom zo systému Horec:
• Cez Servisný mód je potrebné nastaviť kódy tovarov systému Horec. V číselníku služieb v systéme HOREC je potrebné nastaviť službu určenú pre prenos účtov zo systému BLUEGASTRO, napr.: Stravovanie. Službu je potrebné vyplniť pre všetky sadzby DPH.
  

Pri zmene typu komunikácie je potrebné najprv potvrdiť tlačidlo Import. Potvrdením sa naimportujú aktuálne služby z číselníka služieb. Služby, ktoré sú načítané v prehľade Výber tovaru pred vyvolaním importu, sú služby zo súboru.

• Po nastavení kódov potvrdiť check box Povolené predaje hosťom zo systému Horec. Pri opačnom poradí úkonov sa check box vymaže.

Nastavenie Priamej komunikácie v systéme HOREC

V systéme HOREC je potrebné zmeniť typ komunikácie v Servis - Špeciálne služby - Externé systémy - Gastro - Oprava: Typ komunikácie: Priama, host a port vyplní pracovník AssecoSolutions, a.s.

Účtenka s nulovou jednotkovou cenou

Pri nastavení systému na novú fiškalizáciu e Kasa nie je možné tlačiť účty, ktoré majú iba položky s nulovou cenou. V prípade, že používateľ chce takéto účtenky tlačiť, je potrebné v Servis - Číselníky - Pracovné stanice - Oprava - Účty potvrdiť check box Nuly na účte.

Formulár Výber objednávaných služieb

Pri objednávaní služieb do objednávky alebo pobytu hosťa, je vylepšený formulár Výber objednávaných služieb. Formulár má formu Gridu, v ktorom je možné filtrovať podľa:

• Kódu
• Názvu
• Jednotkovej ceny
• Rastru
• Segmentu
• Účtovného druhu

Ďalšou funkciou je, že použitý filter zostáva uložený pri otvorení formuláru pri ďalšom pobyte alebo objednávke.

Kópia fiškálneho dokladu

Pri nastavení fiškalizácie eKasa je možné tlačiť kópiu dokladu pri každom spôsobe platby. Nastavenie je potrebné urobiť v Servis - Číselníky - Platby - Spôsoby platieb - Oprava - potvrdiť check box Tlačiť kópiu fiškálneho dokladu.

Posielanie účtenky mailom

Pri nastavení fiškalizácie eKasa je možné posielať účtenku mailom. Pri uzatváraní účtu cez tlačidlo Platba je potrebné zadať e-mail, respektíve je tento e-mail dotiahnutý z pobytu hosťa. Na uvedený e-mail je možné zaslať originál alebo kópiu účtenky. V prípade, že používateľ chce účtenku posielať e-mailom, vyberie možnosť Áno. Prednastavená je možnosť Nie. Nastavenie, či posielať originál alebo kópii účetenky sa robí v ASSECO Print Manager

Kategorizácia izieb

Od verzie GV 13.02.04 je použiť dvojstupňovú kategorizáciu izieb. V Servis - Číselníky - Marketing - Marketingové kategorizácie je pridaný parameter Izby a Nadradený typ.

Na obrázku je znázornený nasledovný scenár:

• Kategorizácia Typ osoby obsahuje kategórie Študent a Zamestnanec. Kategorizácia Fakulta obsahuje kategórie Fakulta 1 a Fakulta 2.
• Kategória Študent je nadradená kategórii Fakulta 1 a Fakulta 2. Kategória Zamestnanec je nadradená kategórii Rektorát.

Uvedené členenie kategorizácii používateľovi dovolí začleniť konkrétnu izbu pre nadradenú kategóriu Typ osoby Študent a ponúkne na výber z podradených kategórii Fakulta - Fakulta 1 a Fakulta 2

V číselníku izieb je odstránené previazanie izby na Kategóriu hosťa a pridané previazanie na marketingové kategórie. Na záznam izby sú pridané dva parametre:

• Nadradená kategória
• Kategória

Zároveň je funkcia Hromadné zmeny rozšírená o možnosť zmeny Nadradená kategória a Kategória a vo formulári Vyhľadávanie izieb sú doplnené stĺpce Nadradená kategória a Kategória.

Formulár Stály hosť - rozšírenie pre potreby CRŠ

V systéme HOREC je formulár Stáleho hosťa doplnený o tieto parametre:

• ID CRŠ
• rodné priezvisko
• štát narodenia
• štátna príslušnosť
• služobný mail
• IBAN

Rovnako je doplnený formulár Hosťa v centrálnej databáze hostí.

Formulár Hľadanie hostí - doplnenie

Vo formulári Hľadanie hostí sa už zobrazujú aj externí hostia. Nad externým hosťom sú aktívne nasledujúce operácie:

• Oprava pobytu hosťa
• Účet hosťa
• Odchod hosťa

Rozšírenie formuláru Objednávky o informácie z centrálnej databázy

V prípade, že používateľ využíva Centrálnu databázu hostí, môže odteraz vidieť informácie z CDH aj vo formulári objednávky, pokiaľ je táto objednávka naviazaná na hosťa evidovaného v CDH. Vo formulári pribudla ikona pre zobrazenie štatistiky o hosťovi z CDH, rovnako ako vo formulári pobytu hosťa.

DOLORES - Nový parameter pre odosielanie obsadenosti

Systém HOREC odosiela pre externý systém DOLORES - Traveldata aktuálne obsadenosť na 7x31 dní dopredu. Ak je rezervácia na čas, ktorý presahuje 217 dní, externý systém sa dopýta systému HOREC na aktuálnu dostupnosť. Ak u používateľa vznikne požiadavka na zvýšenie počtu dní obdobia, za ktoré sa posiela obsadenosť do externého rezervačného systému, je možné toto obdobie predĺžiť. Do externého systému Dolores- Traveldata je pridaný nový parameter Počet dní. Počet dní je potrebné zvýšiť na 217 + počet dní na predĺženie obdobia na zasielanie obsadenosti. Pri generovaní dostupnosti voľných kapacít sa systém riadi týmto nastavením. Nastavenie sa nachádza v Servis - Špeciálne služby - Externé systémy - Dolores Traveldata