Horec - Skupiny - Príchod

Neobjednané

Funkcia umožňuje zrealizovať príchod neobjednanej skupiny hostí. Funkcia je dostupná cez menu Skupina -> Príchod -> Neobjednané, cez klávesovú skratku Shift+Ctrl+Palebo ako ikona v nástrojovej lište.

Upozorňujeme: Pri realizácii príchodu neobjednanej skupiny nie je možné zapísať údaje jednotlivých hostí, všeci hostia skupiny sú zapísaní pod údajmi vedúceho skupiny. Následne treba údaje jednotlivých hostí zmeniť cez funkciu Zmena skupiny hostí.

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí formulár príchodu skupiny. Podrobný popis formulára, jeho funkcií ako aj nastavenia spoločné pre všetky druhy príchodov sú spracované v tejto kapitole.

Realizáciu príchodu neobjednanej skupiny je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.

Výber izieb skupiny

Bez zadania izieb nie je možné realizovať príchod skupiny. Pred samotným výberom izieb je potrebné mať vyplnený správny dátum odchodu. Systém predplňa dátum odchodu na hodnotu o jeden deň vyššiu ako je dátum nástupu. Dátum odchodu je základným kritériom, ktoré systém zohľadňuje pri výbere voľných izieb. Pri nevyplnení správneho dátum odchodu môže nastať situácia, že niektorá zo zvolených izieb bude v požadovanom termíne obsadená. Izby pre zápis príchodu je potrebné zvoliť cez tlačidlo Izby.

Základné údaje o skupine a službách

Formulár príchodu skupiny sa štandardne otvára prázdny - neobsahuje žiadne údaje o hosťoch, umožňuje však prístup do zoznamu bývalých hostí. Pre vykonanie príchodu skupiny je potrebné zadať údaje skupiny a jej vedúceho, a to jedným z nasledovných spôsobov:

• výber hosťa z bývalých - v prípade, že vedúci skupiny bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov zo zoznamu bývalých hostí. Zoznam bývalých hostí je dostupný po stlačení tlačidla Bývalí.
• manuálne zadanie údajov - pokiaľ hosť-vedúci nebol nikdy v zariadení ubytovaný, je potrebné zadať jeho údaje zápisom do jednotlivých polí. Pre realizáciu príchodu sú nutné iba povinné polia priezvisko a štát, v závislosti od ubytovacieho zariadenia však sa tieto údaje môžu líšiť podľa nastavenia systému.

Medzi nepovinné polia patria Číslo a názov sk., ktoré umožňujú rýchle dohľadanie skupiny v zoznamoch. Názov skupiny sa taktiež zobrazuje v pomocných textoch na mape prehľadu.

Kedykoľvek počas pobytu skupiny je možné zadané údaje doplniť alebo zmeniť pomocou funkcie Zmena pobytu skupiny.

Pri príchode skupiny je možné objednať aj služby, ktoré budú hostia zo skupiny počas pobytu čerpať a to cez tlačidlo Služby. Cena za ubytovanie aj miestny poplatok (pokiaľ hostia majú tento platiť) je naťažovaný automaticky. Takisto nie je potrebné opätovne objednávať služby, ktoré sú ako balík súčasťou cenového profilu.

Upozorňujeme: Po zapísaní príchodu skupiny už nie je možné meniť ani pridávať služby celej skupine hostí. V prípade potreby je nutné editovať služby jednotlivých skupinových hostí.

Po vyplnení formulára je príchod skupiny potrebné potvrdiť stlačením tlačidla Súhlas. Systém skontroluje, či sú vyplnené povinné položky a zvolené izby pre príchod, v opačnom prípade upozorní pracovníka recepcie varovným hlásením.

Realizácia príchodu

Pri zápise príchodu systém vyvolá formulár potvrdenia príchodu hostí na jednotlivé izby. Formulár obsahuje dva zoznamy hostí. Na ľavej strane je zoznam všetkých objednaných hostí zoradených vzostupne podľa čísla izby - tento sa nazýva objedané izby. Na pravej strane je zoznam hostí, ktorých príchod má byť v danej chvíli realizovaný - tento sa nazýva hostia na izbe. Po otvorení formulára je zoznam na pravej strane prázdny, zoznam na ľavej strane obsahuje zoznam zvolených izieb zapísaných na meno vedúceho skupiny.

Pre výber hosťa/hostí pre príchod je potrebné označit záznam v zozname objednaných izieb a následne stlačiť tlačidlo Súhlas, ktoré sa nachádza v strede medzi tabuľkami. Do zoznamu hostí na izbe sa zapíše tento hosť/hostia v takom počte ako bol počet lôžok v zozname objednaných izieb. Zpravidla dôjde ku odstráneniu záznamu v zozname objednaných izieb, okrem prípadu, kedy sa realizuje príchod na nižší počet lôžok ako je objednané pre konkrétnu izbu. Po označení hosťa je možné ešte pred odsúhlasením vykonať nasledovné akcie:

• zmeniť izbu - po stlačení tlačidla vyberača pri čísle izby. Systém ponúkne zoznam voľných izieb rovnakého typu ako bola pôvodne zvolená izba. Prepínače na spodnej strane zoznamu slúží na zmenu filtra vyberača izieb - je možné ponechať výber izieb rovnakého typu, vyberať izby na základe počtu lôžok alebo zvoliť zo všetkých dostupných typov izieb.
• zmeniť počet ložok - táto funkčnosť sa využíva najčastejšie v prípade, že skupinová objednávka neobsahuje rozpis hostí a je potrebné realizovať príchod na nižší počet lôžok ako je objednaný. Funkčnosť je možné využiť aj v prípade skupinovej objednávky s rozpisom, a to keď prichádza na izbu vyšší počet hostí ako bol pôvodne objednaný. V tomto prípade sa však hosť/hostia na ďalšie lôžka zapíšu s rovnakými údajmi ako sú údaje hosťa, pri ktorom bola táto funkčnosť využitá.
• zmeniť štát hosťa - rýchla zmena štátu hosťa, ktorá napomáha najmä v prípade, že skupinová objednávka nobsahuje rozpis hostí a prichádzajúci hostia sú z iného štátu ako vedúci skupiny. Takto je zabezpečené správne zaevidovanie hostí ako domácich alebo cudzincov pre štatistické zostavy priamo pri vykonaní príchodu.

Akonáhle je zvolený minimálne jeden hosť pre príchod aktivuje sa tlačidlo Súhlas v ľavom hornom rohu formulára a príchod je možné definitívne odsúhlasiť.

Pokiaľ nebol vykonaný príchod hostí na všetky izby, ktoré boli zvolené pre príchod, systém Horec tieto zvyšné izby ignoruje a zostávajú naďalej voľné.

Doplnenie hostí do skupiny je následne možné napr. cez funkciu Zmena pobytu hostí.

Objednané

Funkcia umožňuje realizovať príchod skupiny hostí z objednávky. Funkcia je dostupná cez menu Skupiny -> Príchod -> Objednané, prostredníctvom klávesovej skratky Ctrl+Shift+R alebo cez ikonu v nástrojovej lište. Táto funkcia umožňuje vykonať príchod všetkých hostí zo skupinovej objednávky naraz alebo po častiach.

Po vyvolaní funkcie sa zobrazi zoznam skupinových objednávok, ktoré majú dátum nástupu totožný s aktuálnym pobytovým dňom.

Zoznam skupinových objednávok je štandardne zoradený vzostupne podľa evidenčného čísla objednávky. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Príchod objednanej skupiny

Tento odsek popisuje realizáciu príchodu skupiny, ak z danej skupiny zatiaľ nie je ubytovaný žiadny hosť. V opačnom prípade je potrebné pokračovať tu.

Po zvolení skupinovej objednávky a stlačení tlačidla Výber sa otvorí formulár Príchodu objednanej skupiny.

Realizáciu príchodu objednanej skupiny je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.

Prezeranie objednávky

Tlačidlo Pozri na ľavej strane formulára slúží na prezeranie objednávky na konkrétnu izbu. Požadovanú objednávku je potrebné zvoliť na prvej strane formulára v zozname hostí označenom záložkou Objednané izby. Zvolená objednávka je v režime prezerania neaktívna - nie je na nej možné meniť údaje. Pokiaľ je potrebné zmeniť objednávku, je možné využiť funkciu Rozpis.

Údaje vedúceho a hostí zo skupiny, služby

Pri vykonávaní príchodu objednanej skupiny je možné upravovať údaje vedúceho skupiny. Tieto je možné prepísať manuálne priamo vo formulári príchodu alebo zvoliť hosťa z bývalých, v prípade, že hosť už bol niekedy v ubytovacom zariadení evidovaný.

Pokiaľ pred príchodom skupiny neboli k dispozícii údaje o jednotlivých hosťoch, je možné pre realizáciou príchodu zadať údaje jednotlivých hostí prostredníctvom tlačidla Rozpis. Ak nebudú pred príchodom tieto údaje nahraté, potom systém realizuje príchod všetkých hostí (ich počet na izbách sa riadi objednaným počtom lôžok) pod menom a údajmi vedúceho skupiny, tak ako je to aj pri príchode neobjednanej skupiny. Údaje jednotlivých hostí je samozrejme možné počas pobytu opraviť pomocou funckie Zmena pobytu skupiny.

Pri príchode skupiny je možné objednať aj služby, ktoré budú hostia zo skupiny počas pobytu čerpať a to cez tlačidlo Služby. Cena za ubytovanie aj miestny poplatok (pokiaľ hostia majú tento platiť) je naťažovaný automaticky. Takisto nie je potrebné opätovne objednávať služby, ktoré sú ako balík súčasťou cenového profilu. Upozorňujeme: Po zapísaní príchodu už nie je možné objednané služby skupiny meniť. Je ale možné upravovať individuálne služby jednotlivých hostí.

Realizácia príchodu

Vykonanie príchodu je potrebné potvrdiť stlačením tlačidla Súhlas. Po odsúhlasení systém vyvolá formulár potvrdenia príchodu hostí na jednotlivé izby. Tento formulár slúži na vyznačenie hostí, ktorým bude vykonaný príchod. Takto je možné realizovať príchod skupinovej objednávky "po častiach".

Formulár obsahuje dva zoznamy hostí. Na ľavej strane je zoznam všetkých objednaných hostí zoradených vzostupne podľa čísla izby - tento sa nazýva objedané izby. Na pravej strane je zoznam hostí, ktorých príchod má byť v danej chvíli realizovaný - tento sa nazýva hostia na izbe. Po otvorení formulára je zoznam na pravej strane prázdny, zoznam na ľavej strane obsahuje všetky objednávky. Jednotlivé záznamy sa môžu líšiť v závislosti od údajov, ktoré boli pre zvolenú skupinovú objednávku zadané.

• skupinová objednávka s rozpisom - ak boli do skupinovej objednávky zadané údaje všetkých hostí (tzn. toľkých hostí, koľko bolo objednaných lôžok pre skupinu), potom každému číslu izby prislúcha taký počet záznamov ako bol pôvodný počet objednaných lôžok, každý záznam je na iné meno hosťa a práve na jedno lôžko.
• skupinová objednávka bez rozpisu - pokiaľ neboli zadané údaje jednolivých hostí, počet záznamom objednávok je totožný s počtom izieb, všetky záznamy sú spravidla evidované na meno vedúceho skupiny a počet lôžok zodpovedá pôvodne objednanému počtu pre jednotlivé izby.

Samozrejme môže dôjsť aj ku kombinácii vyššie uvedených pravidiel.

Pre výber hosťa/hostí pre príchod je potrebné označit záznam v zozname objednaných izieb a následne stlačiť tlačidlo Súhlas, ktoré sa nachádza v strede medzi tabuľkami. Do zoznamu hostí na izbe sa zapíše tento hosť/hostia v takom počte ako bol počet lôžok v zozname objednaných izieb. Zpravidla dôjde ku odstráneniu záznamu v zozname objednaných izieb, okrem prípadu, kedy sa realizuje príchod na nižší počet lôžok ako je objednané pre konkrétnu izbu. Po označení hosťa je možné ešte pred odsúhlasením vykonať nasledovné akcie:

• zmeniť izbu - po stlačení tlačidla vyberača pri čísle izby. Systém ponúkne zoznam voľných izieb rovnakého typu ako bola pôvodne zvolená izba. Prepínače na spodnej strane zoznamu slúží na zmenu filtra vyberača izieb - je možné ponechať výber izieb rovnakého typu, vyberať izby na základe počtu lôžok alebo zvoliť zo všetkých dostupných typov izieb.
• zmeniť počet ložok - táto funkčnosť sa využíva najčastejšie v prípade, že skupinová objednávka neobsahuje rozpis hostí a je potrebné realizovať príchod na nižší počet lôžok ako je objednaný. Funkčnosť je možné využiť aj v prípade skupinovej objednávky s rozpisom, a to keď prichádza na izbu vyšší počet hostí ako bol pôvodne objednaný. V tomto prípade sa však hosť/hostia na ďalšie lôžka zapíšu s rovnakými údajmi ako sú údaje hosťa, pri ktorom bola táto funkčnosť využitá.
• zmeniť štát hosťa - rýchla zmena štátu hosťa, ktorá napomáha najmä v prípade, že skupinová objednávka nobsahuje rozpis hostí a prichádzajúci hostia sú z iného štátu ako vedúci skupiny. Takto je zabezpečené správne zaevidovanie hostí ako domácich alebo cudzincov pre štatistické zostavy priamo pri vykonaní príchodu.

Akonáhle je zvolený minimálne jeden hosť pre príchod aktivuje sa tlačidlo Súhlas v ľavom hornom rohu formulára a príchod je možné definitívne odsúhlasiť.

Expresný príchod

Systém Horec umožňuje aj tzv. Expres príchod skupiny. V tomto prípade sa objednávka zmení na pobyt s takými údajmi ako boli v pôvodnej objednávke zadané. Pri takomto expresnom príchode nie je možné meniť žiadne údaje, počet lôžok a služby ani manipulovať s objednanýmmi izbami. Následne po vykonaní takého príchodu je potrebné opraviť údaje hostí cez funkciu Zmena pobytu skupiny. Realizáciu takého príchodu odporúčame najmä v prípade, že je potrebné v krátkom časovom úseku realizovať príchod celej skupiny.

Príchod objednanej skupiny - doplnenie ďalších hostí

Tento odsek popisuje realizáciu príchodu skupiny v prípade, že časť hostí zvolenej skupiny je už ubytovaná. Po zvolení skupinovej objednávky a stlačení tlačidla Výber systém otvorí formulár, v ktorom je možné zvoliť, či ide o príchod objednaných hostí do ubytovanej skupiny alebo o príchod novej skupiny. Týmto systém Horec umožňuje rozdelenie pôvodnej skupinovej objednávky do viacerých skupín.

Formulár obsahuje všetky ubytované skupiny, ktoré majú rovnaký dátum príchodu a odchodu ako zvolená skupinová objednávka. Jednotlivé skupiny v zozname je možné prezerať po stlačení tlačidla Pozri.

Príchod hostí do už ubytovanej skupiny

Po zvolení konkrétnej ubytovanej skupiny už nie je možné upravovať zvolenú skupinu, tak ako je to v prípade, že je funkcia Príchod objednanej skupiny vyvolaná pre konkrétnu skupinu prvýkrát. Systém otvorí formulár Potvrdenia príchodu hostí na jednotlivé izby. Práca s týmto formulárom je podrobne popísaná vyššie. Základnym rozdielom je to, že môže nastať situácia, kedy niektoré príp. dokonca všetky záznamy v zozname objednaných izieb sú zapísané červeným písmom, zvýraznené zelenou farbou a neobsahujú číslo izby - ide o tzv. objednávky na typ izby.

Táto situácia nastane za podmienky, že na danú izbe už bol vykonaný príchod minimálne jedného hosťa a zároveň pre túto izbu zostala aj minimálne jedna objednávka. Systém Horec neumožňuje, aby pre jednu izbu bola zároveň zapísaná objednávka a ubytovanie hosťa.

Pri výbere takéhoto hosťa pre príchod je potrebné zadať číslo izby:

• manuálne - zapísaním čísla izby do poľa. Týmto spôsobom je možné zvoliť aj izbu, ktorá bola požadovaná v objednávke pôvodne.
• voľbou zo zoznamu - po stlačení tlačidla vyberača , systém ponúkne zoznam voľných izieb rovnakého typu. Prepínače na spodnej strane zoznamu slúží na zmenu filtra vyberača izieb - je možné ponechať výber izieb rovnakého typu, vyberať izby na základe počtu lôžok alebo zvoliť zo všetkých dostupných typov izieb.

Ak takýto spôsob nie je vyhovujúci, potom odporúčame využiť funkciu Príchod doplnením na izbu, ktorá je dostupná cez mapu prehľadu na konkrétnej objednávke.

Príchod hostí do novej skupiny

Pokiaľ je požiadavka ubytovať objednaných hostí do novej skupiny, potom je potrebné vo formulári výberu skupinovej objednávky pre zaradenie stlačiť tlačidlo Ins Nová.

Systém otvorí formulár príchodu novej skupiny, údaje o skupine a jej vedúcom skopíruje z existujúcej objednávky a to vrátane evidenčného čísla skupiny. S týmto formulárom je možné pracovať rovnako, ako je popísané v prvej časti tejto stránky.

Avšak platí tu aj pravidlo, že nie všetky objednávnky budú zapísané priamo na číslo izby - môže nastať situácia, že niektoré objednávky budú zapísané na typ.