Horec - Skupiny - Objednávka

Funkcia Objednávka umožňuje evidenciu prijímanej objednávky (rezerváciu) na jednu a viac izieb - pre skupinu hostí. Evidencia objednávky je jednoduchá a možno ju neskôr doplňovať alebo zmeniť.

Objednávka sa zaeviduje len v prípade existujúcej ubytovacej kapacity v danom termíne.

Po výbere funkcie Objednávka sa zobrazí vstupná maska s nasledujúcimi položkami:

- dátum nástupu,

- dátum odchodu,

- počet nocí,

- počet hostí,

- číslo skupiny,

- názov skupiny,

- priezvisko, meno, titul vedúceho skupiny,

- adresa a kontaktné údaje,

- hodina nástupu,

- v akej mene bude vedený účet

- rezervované do,

- kategória,

- cenový profil,

- spôsob platby,

- poznámka.

Dátum nástupu a dátum odchodu sa vyplňuje vždy a je vzájomne kontrolovaný, aby nemohlo prísť ku spätnej alebo zápornej objednávke. Pri chybnom alebo nevyhovujúcom dátume je hlásená chyba "Chybný dátum alebo čas". Dátum odchodu je možné zadať dvomi rôznymi spôsobmi:

a/ Zápisom, prípadne prepisom dátumu odchodu.

b/ Zápisom počtu nocí.

Počet nocí sa vypočítava rozdielom dátumu odchodu a dátumu nástupu.

Počet hostí udáva sumárny počet objednaných hostí skupiny a vyplní sa po zadaní jednotlivých izieb s požadovanými počtami lôžok.

Číslo skupiny je povinné a určuje evidenčné číslo skupiny (číslovanie je nezávislé - podľa fyzických objednávok). Dovolené sú ľubovoľné znaky.

Názov skupiny je nepovinný a len informačne určuje skupinu hostí.

Priezvisko vedúceho skupiny je povinné a je to priezvisko, na ktoré budú evidované jednotlivé vety objednávok skupiny v knihe objednávok. Ak je povolená kontrola na výskyt v zozname nežiaducich hostí, je prípadne nájdený odpovedajúci záznam zobrazený na výstupe.

Ďalším povinným údajom je Štát, odkiaľ hostia zo skupiny pochádzajú. Ďalej možnosť doplniť ďalšie podrobnejšie údaje adresy a kontaktné údaje

Hodina nástupu je hodina dokedy sú izby v skupinovej rezervácii rezervované. Po tejto hodine je možné dané izby obsadiť inými hosťami.

Údaj Účet vedený v mene je predvolený na domácu menu. V prípade požadovanej platby účtu v inej mene je možnosť výberu meny, tá bude predvolená pri vystavovaní účtu.

V položke Rezervované do je možné zapísať do kedy je objednávka rezervovaná. Štandardne je zápis nastavený na hodnotu dátumu nástupu. Táto hodnota slúži na evidenciu potreby potvrdenia objednávky (objednávka je rezervovaná do ...). Upozornenie o prekročení daného termínu je signalizované automaticky v zostave záverečnej uzávierky alebo si takúto zostavu možno vyhotoviť osobitne. Prekročenie termínu nemá vplyv na samotnú objednávku a jednoznačne slúži iba na upozornenie.

Kategória je marketingovým údajom, slúži na rozlíšenie jednotlivých objednávok a pobytov podľa požiadavky ubytovacieho zariadenia.

Cenovým profilom volíme spôsob určenia ceny za ubytovanie a zároveň naťaženie služieb do objednávky ak sú v nastavení cenového profilu zadefinované.

Pre údaj Spôsob platby môžme predplniť požadovaný spôsob platby účtu a tento spôsob bude pri vystavovaní účtu predvolený.

Pre potrebu plánovania ďalších služieb, je možné pomocou tlačítka Služby naplánovať poskytovanie služieb (ich objednávku) pre každého hosťa skupiny. Takýmto službám hovoríme spoločné skupinové služby. Neskôr vo funkcii Skupiny-Zmena objednávky je možné v rozpise tieto spoločné služby doplňovať individuálnymi službami pre každú izbu zvlášť.

Voľbou Izby pridávame požadované izby do objednávky. V ľavej časti okna je rozpis jednotlivých typov izieb a im prislúchajúcej počty voľných izieb (stĺpec Dovol.) v požadovanom termíne rezervácie. Vyberanie požadovaných izieb je možné viacerými spôsobmi.

A) Voľbou Automat aj je povolený automatický výber izieb v nastaveniach systému. V stĺpci Žiadané vyberieme požadované počty izieb z jednotlivých typov izieb a stlačíme voľbu Automat. Systém automaticky vyberie konkrétne izby podľa ich ročného percentuálneho obsadenia a vyplní pravú časť okna "Vybraté izby". V tejto časti máme ešte možnosť upraviť počet lôžok na konkrétnych izbách.

B) Druhou možnosťou je poloautomatický výber izieb z jednotlivých typov izieb. V pravej časti okna navolíme počet žiadaných izieb z daného typu a kliknutím na čiernu dvojšípku sa vyberú konkrétne izby z požadovaného typu. Opäť máme možnosť upraviť počet lôžok v jednotlivých izbách. C) Treťou možnosťou je výber konkrétnych izieb zo strednej časti okna Dovolené izby, na výber izby použijeme voľbu čiernej šípky.

Čierne šípky opačného smeru slúžia na odstránenie izieb z Vybraných izieb

Modrými šípkami vieme hore popísanými spôsobmi vytvoriť objednávky na typy izieb, tzn. bez konkrétneho určenie čísla izby.

Výber izieb nie je potrebné potvrdzovať, pokračujeme voľbou Zatvoriť.

Voľbou Bývalí máme možnosť za vedúceho skupiny vybrať akéhokoľvek bývalého hosťa z ponúknutého zoznamu.

V ľavej spodnej časti sa nachádzajú ďalšie údaje formulára, ktorých prezeranie alebo zadávanie volíme zaškrtnutím požadovanej voľby:

Poznámka - predvolená vo formulári, je to pole, ktoré slúži na zapísanie údajov, ktoré nie je možné zapísať do iných polí.

Ostat. popis - možnosť doplniť ďalšie informácie v podobe textového poľa, napr. mailovú komunikáciu a pod.

Služby - zobrazuje už objednané služby

Marketing -