Horec - Servis - Uzávierky systémové

Priebežná

Priebežná uzávierka generuje uzávierku pokladne, stavu zásob tovarov a celého hotela za periódu od poslednej dennej uzávierky. Je vhodná najmä pri preberaní smien na recepcii. Počas dňa je možné spustiť túto uzávierku v ľubovoľnom počte opakovaní. Uzávierka ponúka zostavy, ktoré je možné vopred preddefinovať v nastaveniach systému.

Priebežná uzávierka je prístupná cez menu Servis => Uzávierky => Priebežná alebo prostredníctvom ikony v nástrojovej lište.

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí formulár priebežnej uzávierky. Priebežná uzávierka sa spúšťa, tak ako aj ostatné uzávierky, po dvojitom odsúhlasení. V prvom kroku je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas na zobrazenom formulári, v druhom kroku je spustenie nutné potvrdiť v dialógovom okne stlačením tlačidla Áno. Priebeh uzávierky je možné sledovať priamo vo formulári, kde sa zobrazuje informácia o práve vykonávanej činnosti a percento ukončenia.

Po ukončení raportky sa podľa nastavenia systému zobrazia výstupné zostavy:

Zoznam požadovaných zostáv ako aj počet ich kópií je možné nastaviť cez menu Servis => Špeciálne služby => Nastavenia systému Horec => záložka "Zostavy". V prípade, že pri všetkých zostavách je zvolený nulový počet kópií, priebežná uzávierka sa ukončí bez výstupných zostáv.

V prípade, že je potrebné sa ku tejto uzávierke vrátiť, nie je nutné spúšťať priebežnú uzávierku nanovo. Vygenerované priebežné uzávierky sú dostupné v archíve Servis => Uzávierky => Archívna => Priebežná. Dĺžku uchovávania archívnych uzávierok je možné nastaviť cez menu Servis => Špeciálne služby => Nastavenia systému Horec => záložka "Zostavy".

Raportka

Raportka je funkcia, ktorá generuje zoznam izieb s informáciami o ich stave v aktuálnom pobytovom dni. Ponúka vždy posledné informácie, teda po vykonaní zmien na izbách (presun objednávok, nové objednávky, zmeny v obsadení izieb a pod.) je potrebné vygenerovať raportku nanovo.

Obsahuje zoznam izieb rozdelený podľa rajónov (príslušnosť izby k rajónu sa definuje v číselníku izieb). Na základe nastavenia intervalu výmeny uterákov a bielizne (nastavenie typov izieb) vypočíta potrebu výmeny pre každú izbu samostatne. Zároveň nesie informáciu o tom, či je izba voľná alebo obsadená, či je očakávaný odchod alebo príchod, vrátane osobitného označenia počtu a prístelok.

Raportka je prístupná cez menu Servis => Uzávierky => Raportka.

Po vyvolaní funkcie raportka sa zobrazí formulár, ktorý infomuje o jej priebehu. Raportka sa spúšťa, tak ako aj ostatné uzávierky, po dvojitom odsúhlasení. V prvom kroku je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas na zobrazenom formulári, v druhom kroku je spustenie nutné potvrdiť v dialógovom okne stlačením tlačidla Áno. Priebeh raportky je možné sledovať priamo vo formulári, kde sa zobrazuje informácia o práve vykonávanej činnosti a percento ukončených činností.

Po ukončení raportky sa zobrazí výstupná zostava D62 - Hotelový výkaz izieb - Raportka.

V prípade, že je potrebné opätovne sa ku tejto zostave vrátiť, nie je potrebné nanovo spúšťať raportku. Všetky vygenerované raportky sú dostupné v archíve Servis => Uzávierky => Archívna => Raportka. Dĺžku uchovávania archivných raportiek je možné nastaviť cez menu Servis => Špeciálne služby => Nastavenia systému Horec => záložka "Zostavy".

Po vygenerovaní raportky je pre daný pobytový deň prístupná aj skrátená sumárna raportka I24 - Krátka raportka ku kalendárnemu dňu, kde sú informácie zosumované podľa rajónov.

Denná

Denná uzávierka je funkcia systému, ktorá ukončuje pobytový deň a začína nový, pričom naťažuje tržby ubytovaných hostí (ubytovanie a ostatné objednané služby), ruší nenastúpené objednávky a generuje voliteľné denné prehľady a výstupy. Viac informácii o základnej filozofii a princípe fungovania pobytového dňa nájdete v na stránke Pobytový deň.

Je povinnosťou vykonať dennú uzávierku každý deň, nakoľko zabezpečuje všetky vyššie uvedené činností. Uzávierka sa spúšťa okolo obeda, od 12:00 hod. začína užívateľa na potrebu jej vykonania upozorňovať v spodnej časti obrazovky. Východzí čas 12:00 hod. sa zvolil zámerne, pretože je to východzí bod v optimálnom fungovaní hotela.

Doobeda odchádzajú hostia, ktorí boli ubytovaný v predchádzajúcom dni (dňoch), pretože inak by im systém započítal aj nasledujúcu noc ak by ostali ubytovaní v čase dennej uzávierky. Vykonaním uzávierky sa uzatvorí predchádzajúci deň a zároveň sa začína nový, kedy prichádzajú noví hostia ktorým sa účtuje nasledujúca noc. Uvedený príklad popisuje optimálny scenár výmeny hostí hotela, ktorý nie je možné vždy z prevádzkových dôvodov dodržať. Preto v systéme Horec existujú dve funkcie, prostredníctvom ktorých je možné vysporiadať sa s týmito nezrovnalosťami.

Predčasný príchod je funkcia, ktorá umožňuje ubytovať hosťa do nového pobytového dňa aj napriek tomu, že nie je ešte vykonaná uzávierka. Príkladom môže byť skorý ranný príchod hosťa (napr. o 6 hod.) na voľnú izbu bez účtovania predchádzajúcej noci. Aby obsluha recepcie nemusela vykonávať kvôli tomuto hosťovi odchody ostatných hostí a následne dennú uzávierku, použije túto funkciu. Nastavenie času, od kedy môže recepcia predčasný príchod vykonať sa nachádza v nastaveniach systému, uvedené v časti xxx. Nastavenie definuje, od ktorej hodiny ráno je možné vykonať predčasný príchod až do vykonania dennej uzávierky. Použitie: Pri príchode hosťa systém štandardne doplní dátum príchodu aktuálny pobytový deň (v našom prípade starý pobytový deň). Pokiaľ by sme tento dátum ponechali, hosťa spríchodovali a urobili uzávierku, systém by mu účtoval ubytovanie aj za predchádzajúcu noc. Pokiaľ je toto nežiadúce, opravíme dátum príchodu – nový pobytový deň (teda pôvodný dátum plus 1). Systém považuje tohto hosťa za ubytovaného po dennej uzávierke a teda žiadne ubytovanie už za predchádzajúci deň neúčtuje.

Zmrazenie hostí je funkcia, ktorá sa používa v prípade, že je nutné vykonať dennú uzávierku ale v systéme sa nachádzajú ubytovaní hostia, ktorí majú odísť a navyše nemajú vyplatený svoj hotelový účet. Príkladom môže byť hosť, ktorý svoj účet požaduje vyrovnať až v poobedňajších hodinách (z dôvodu rokovaní, seminára a pod.) alebo je potrebné z nejakých dôvodov realizovať uzávierku v predstihu. Keďže nie je možné vykonať odchod hosťa bez toho, aby nemal vyplatený účet (a vystaviť sa nedá, pretože nie je známy spôsob platby) je vhodné použiť práve túto funkciu. Funkcia vykoná presunutie účtu hosťa mimo do tzv. zmrazených účtov, čím umožní jeho odchodovanie z izby. Denná uzávierka tieto zmrazené účty „obchádza“, teda nie je na ne už nič účtované ani naťažované. Použitie: Použijeme funkciu Odchod hostí. Vyberieme daného hosťa, pričom systém otvorí okno účtu, nakoľko nie je vyplatený. V okne účtu zvolíme tlačítko „Zmrazenie“. V tomto momente je účet presunutý medzi zmrazené a systém ponúka potvrdenie odchodu daného hosťa. V prípade, že je žiadúce sa vrátiť k účtu daného hosťa pre jeho vyplatenie, zmrazené účty sa nachádzajú v menu Hostia / Účet / Zmrazený účet. Upozornenie: Tržby za vyrovnaný účet prislúchajú vždy tomu pobytovému dňu, kedy bol účet vyrovnaný (resp. vyplatený).

Upozornenie: Po uzávierke nie je možné vykonávať žiadne operácie v už uzatvorenom pobytovom dni, takže pred jej spustením je vhodné porovnať stav objednávok, ubytovaných hostí a tržieb s realitou.

Po odkontrolovaní fyzického stavu hotela, tržieb a objednávok je možné spustiť dennú uzávierku. Odsúhlasením sa vykoná automaticky a zároveň vygeneruje príslušné denné zostavy.

V prípade, že existujú objednávky, ktoré nenastúpili, systém žiada od užívateľa odsúhlasenie ich zrušenia. Rovnako je to aj v prípade, že v systéme existujú hostia, ktorí mali odísť, no nebol vykonaný ich odchod. Systém od užívateľa žiada odsúhlasenie predĺženia ich pobytu o jeden deň. Takisto je to v prípade kolízie, kedy je na izbe ubytovaný hosť, ktorý mal odísť ale zároveň sa tam nachádza objednávka, ktorá má v novom pobytovom dni nastúpiť. Pri všetkých uvedených situáciách je žiadaný súhlas od užívateľa. V prípade odsúhlasenia sa daná operácia vykoná, v prípade neodsúhlasenia sa proces dennej uzávierky zruší, čím je umožnené užívateľovi ručné vysporiadanie danej situácie.

V prípade nutnosti je možné opätovne generovať zostavy dennej uzávierky za aktuálny pobytový deň prostredníctvom voľby „Zostavy denná uzávierka“. Pokiaľ je systém Horec prepojený s ekonomickým systémom, je možné ručné generovanie dávok do ekonomiky za voliteľný pobytový deň resp. obdobie cez voľbu „Export dát do ekonomického systému“.

Funkcie dennej uzávierky:

• vyradí nenastúpené objednávky,
• kontroluje kolízie medzi objednávkami a ubytovanými hosťami ktorí mali odísť,
• archivuje systém pred samotnou uzávierkou,
• automaticky predlžuje pobyt hostí, ktorí mali odísť no neboli zodchodovaní,
• pripíše ubytovanie na účty hostí za predchádzajúcu noc,
• pripíše ostatné objednané služby na účty hostí,
• preradí hostí z prístelky na uvoľnené pevné lôžko v rámci izby,
• uzavrie stav pokladne,
• uzavrie stav zásob recepcie,
• aktualizuje vnútorný kalendár a nastaví nový pobytový deň,
• generuje nastavené denné prehľady a štatistiky,
• archivuje systém po ukončení uzávierky.

Archívna

V menu Archívna je možné nájsť archív všetkých vykonaných uzávierok, ak je potrebné vrátiť sa ku vygenerovaným zostavám. Nachádzajú sa tu zostavy za tieto uzávierky:

• odvodová
• Priebežná uzávierka|priebežná
• Raportka|raportka
• denná
• mesačná
• ročná

V archíve je možné nájsť iba tie zostavy, ktoré boli v čase vykonania uzávierky zaradené do generovania.

Dĺžku archivovania jednotlivých typov uzávierok je možné nastaviť cez menu Servis => Špeciálne služby => Nastavenia systému Horec => záložka "Zostavy".