Horec - Servis - Operácie pokladne
Systém Horec má zabudovanú pokladňu, ktorá je aktuálnym obrazom tržieb ubytovacieho zariadenia. Jej stav ovplyvňuje jednak vystavovanie účtov, storná, ako aj vlastné operácie pokladne. Tieto operácie umožňujú pokladničné transakcie pri medzistrediskových prevodoch v rámci ubytovacieho zariadenia. Zároveň ovplyvňujú stav pokladne, v závislosti od zvolenej operácie.
Prostredníctvom funkcií dostupných cez menu Operácie pokladne je možné vykonať príjem, výdaj a odvod pokladne.
Obsah
Pokladňa príjem
Funkcia príjem zvyšuje stav pokladne, v závislosti od zvolenej sumy a meny v tejto transakcii.
Postup
Po vyvolaní funkcie sa otvorí formulár príjmu do pokladne. V prvom kroku je potrebné z vyberača zvoliť kód strediska - druh pohybu, ktorý predstavuje identifikátor vykonávanej transakcie. Tieto druhy transakcií je možné modifikovať v číselníku služieb.
Po zvolení kódu strediska sa aktivujú ďalšie polia formuláru a je možné zvoliť z vyberača platbu - typ príjmu a následne sumu. V prípade, že je zvolený príjem vo valutách, je možné zvoliť aj zahraničnú menu.
Po stlačení tlačidla Zaúčtuj sa záznam o príjme zapíše do tabuľky v dolnej časti formulára. Následne je možné pokračovať v zadávaní ďalšej položky príjmu.
Po ukončení zadávania príjmu je nutné prácu ukončiť tlačidlom Zrušiť nad tabuľkou.
Od tohoto okamihu sú aktívne tlačidlá na ľavej strane formulára. Pomocou týchto tlačidiel je možné už zadané záznamy príjmu opravovať, vymazávať prípadne pridať nový záznam. Pred ukončením príjmu je možné zadať poznámku na doklad. Na ukončenie práce a zapísanie príjmu do pokladne slúži tlačidlo Súhlas.
Doklad
Po odsúhlasení je príjem zapísaný do pokladne a systém vygeneruje potvrdenie o medzistrediskovom prevode - príjme ako doklad ku tejto transakcii. Na doklade sú prehľadne zapísané jednotlivé typu príjmov, vrátane sumy v príslušnej mene. Pokiaľ ide o príjem vo valutách, suma je prepočítaná podĺa aktuálneho kurzu z kurzového lístka.
Celková suma je súčtom jednotlivých súm všetkých typov príjmu, prepočítaných do domácej meny.
V dolnej časti dokladu sa nachádza informácia o užívateľovi, ktorý príjem realizoval a taktiež poznámka, ak bola pri píjme zadaná.
Pokladňa výdaj
Funkcia výdaj znižuje stav pokladne, v závislosti od zvolenej sumy a meny v tejto transakcii.
Postup
Po vyvolaní funkcie sa otvorí formulár výdaja z pokladne. V prvom kroku je potrebné z vyberača zvoliť kód strediska - druh pohybu, ktorý predstavuje identifikátor vykonávanej transakcie. Tieto druhy transakcií je možné modifikovať v číselníku služieb.
Po zvolení kódu strediska sa aktivujú ďalšie polia formuláru a je možné zvoliť z vyberača platbu - typ výdaja a následne sumu. V prípade, že je zvolený výdaj vo valutách, je možné zvoliť aj zahraničnú menu.
Po stlačení tlačidla Zaúčtuj sa záznam o výdaji zapíše do tabuľky v dolnej časti formulára. Následne je možné pokračovať v zadávaní ďalšej položky výdaja.
Po ukončení zadávania výdajov je nutné prácu ukončiť tlačidlom Zrušiť nad tabuľkou.
Od tohoto okamihu sú aktívne tlačidlá na ľavej strane formulára. Pomocou týchto tlačidiel je možné už zadané záznamy výdajov opravovať, vymazávať prípadne pridať nový záznam. Pred odsúhlasením výdaju je možné zadať poznámku na doklad. Na ukončenie práce a zapísanie výdaju do pokladne slúži tlačidlo Súhlas.
Doklad
Po odsúhlasení je výdaj zapísaný do pokladne a systém vygeneruje potvrdenie o medzistrediskovom prevode - výdaji ako doklad ku tejto transakcii. Na doklade sú prehľadne zapísané jednotlivé typy výdajov, vrátane sumy v príslušnej mene. Pokiaľ ide o výdaj vo valutách, suma je prepočítaná podĺa aktuálneho kurzu z kurzového lístka.
Celková suma je súčtom jednotlivých súm všetkých typov výdajov, prepočítaných do domácej meny.
V dolnej časti dokladu sa nachádza informácia o užívateľovi, ktorý výdaj realizoval a taktiež poznámka, ak bola pri výdaji zadaná.
Pokladňa odvod
Odvod nuluje stav pokladne a odvádza nadbytočnú tržbu. V pokladni ostáva iba minimálna hotovosť. Odvod pokladne vychádza z nastavenej minimálnej hotovosti (nastavenia systému Horec), pričom systém automaticky vypočíta výšku odvodu hotovosti či domácej alebo zahraničnej meny pre odvod a generuje potvrdenie o odvode pre odovdávanie tržieb recepci väčšinou účtárni. Odvod sa vykonáva väčšinou raz za deň, pred samotnou dennou uzávierkou systému. Vtedy totiž dôjde v vynulovaniu pokladne a tým je pripravená na nový pobytový (účtovný) deň.
Touto operáciou je možné zároveň spustiť odvodovú uzávierku, ktorá generuje výstupné zostavy, ktoré sumarizujú tržby od predchádzajúceho odvodu. Tieto zostavy je možné voliteľne definovať (v Nastaveniach systému v časti xxx), pričom sú systémom archivované. V prípade, že uzávierka nebude spustené, odvod síce bude vykonaný, ale archívne zostavy nebudú dostupné.
Postup
Po vyvolaní funkcie sa otvorí formulár odvodu z pokladne. V prvom kroku je potrebné z vyberača zvoliť kód strediska - druh pohybu, ktorý predstavuje identifikátor vykonávanej transakcie. Tieto druhy transakcií je možné modifikovať v číselníku služieb.
Pri odvode odporúčame využiť pohyb "Odvod účtareň".
Po zvolení kódu strediska sa aktivujú ďalšie polia formuláru a je možné pokračovať v odvode dvoma spôsobmi.
- prvý spôsob predstavuje rýchlejší variant odvodu - stlačením tlačidla Doporučený odvod, systém sám vypočítá obnosy jednotlivých typov platieb, ktoré je možné odviesť v súlade s nastavením minimálnej hotovosti. Tieto obnosy zapíše do tabuľky...
- druhý spôsob umožňuje odviesť ľubovolnú sumu, ktoré je opätovne zhora limitovaná minimálnou hotovosťou nastavenou v systéme. Tento spôsob je vhodné využiť, napr. ak je potrebné odviesť tržby po jednotlivých pokladniach. V tomto prípade je potrebné manuálne zvoliť z vyberača platbu - typ výdaja/odvodu a následne sumu. V prípade, že je zvolený výdaj vo valutách, je možné zvoliť aj zahraničnú menu. Po stlačení tlačidla Zaúčtuj sa záznam o odvode zapíše do tabuľky v dolnej časti formulára. Následne je možné pokračovať v zadávaní ďalšej položky odvodu. Po ukončení zadávania odvodu je nutné prácu ukončiť tlačidlom Zrušiť nad tabuľkou.
Ďalej je postup spoločný pre oba predchádzajúce kroky. Tlačidlá na ľavej strane formulára sa aktivujú a pomocou týchto tlačidiel je možné už zadané záznamy odvodu opravovať, vymazávať prípadne pridať nový záznam. Pred odsúhlasením odvodu je možné zadať poznámku na doklad. Na ukončenie práce a zapísanie odvodu do pokladne slúži tlačidlo Súhlas.
Doklad
Po odsúhlasení je odvod zapísaný do pokladne a systém vygeneruje potvrdenie o medzistrediskovom prevode - výdaji ako doklad ku tejto transakcii. Na doklade sú prehľadne zapísané jednotlivé typy výdajov, vrátane sumy v príslušnej mene. Pokiaľ ide o výdaj vo valutách, suma je prepočítaná podĺa aktuálneho kurzu z kurzového lístka.
Celková suma je súčtom jednotlivých súm všetkých typov výdajov, prepočítaných do domácej meny.
V dolnej časti dokladu sa nachádza informácia o užívateľovi, ktorý výdaj realizoval a taktiež poznámka, ak bola pri výdaji zadaná.
Uzávierka
Na záver celého odvodu sa otvorí formulár tzv. odvodovej uzávierky. Táto uzávierka sa spúšťa, tak ako aj ostatné uzávierky, po dvojitom odsúhlasení. V prvom kroku je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas na zobrazenom formulári, v druhom kroku je spustenie nutné potvrdiť v dialógovom okne stlačením tlačidla Áno. Priebeh raportky je možné sledovať priamo vo formulári, kde sa zobrazuje informácia o práve vykonávanej činnosti a percento ukončených činností.
Po ukončení odvodovej uzávierky sa podľa nastavenia systému zobrazia možné výstupné zostavy:
- P01 - Malá štatistika izieb
- P02 - Stav pokladne
- P03 - Stav zásob tovarov
- P04 - Sumárny prehľad vyplatených položiek
- P05 - Prehľad naťažených tovarov a služieb
- P06 - Zoznam pokladničných zápisov
- P07 - Zoznam daňových dokladov
- P08 - Sumárny prehľad zaplatených položiek podľa rastrov
- P09 - Sumárny prehľad naťažených položiek podľa rastrov
- P10 - Zoznam príjmov a odvodov z pokladne
- P11 - Prehľad vyplatených skladových položiek
- P12 - Prehľad vydaných skladových položiek
- P13 - Zoznam kreditných platieb a ich provízie
- P15 - Detailný zoznam pohybov tovarov pre externý sklad
- P16 - Sumárny zoznam pohybov tovarov pre externý sklad
- P17 - Sumárny prehľad naťažených položiek podľa druhov
- P18 - Sumárny prehľad naťažených položiek podľa tried
- P19 - Sumárny prehľad zaplatených položiek podľa druhov
- P20 - Sumárny prehľad zaplatených položiek podľa tried
Zoznam požadovaných zostáv ako aj počet ich kópií je možné nastaviť cez menu Servis => Špeciálne služby => Nastavenia systému Horec => záložka "Zostavy". V prípade, že pri všetkých zostavách je zvolený nulový počet kópií, odvodová uzávierka sa ukončí bez výstupných zostáv.
V prípade, že je potrebné sa ku tejto uzávierke vrátiť, vygenerované odvodové uzávierky sú dostupné v archíve Servis => Uzávierky => Archívna => Priebežná. Dĺžku uchovávania archívnych uzávierok je možné nastaviť cez menu Servis => Špeciálne služby => Nastavenia systému Horec => záložka "Zostavy".
V prípade, že je odvodová uzávierka nebude spustené (stlačením tlačidla Zrušiť)zrušená, odvod síce bude vykonaný, ale archívne zostavy uzávierky nebudú dostupné. Doklady z odvodov budú uchované iba ako zápisy v pokladni.
