Horec - Hostia - Účet - Ostatné účty
Obsah
Objednávkový účet
Táto funkcia umožňuje prácu s účtom objednávky. Funkcia je dostupná pre aktívne objednávky kedykoľvek prostredníctvom menu Hostia -> Účet -> Objednávkový účet.
Po vyvolaní funkcie sa zobrazí zoznam všetkých aktívnych objednávok. Tento zoznam je primárne zoradený vzostupne podľa očakávaného dátumu príchodu následne podľa čísla izby. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.
Vyhľadávanie objednávok v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie viacerých hostí poďla dátumu očakávaného nástupu. Konkrétnu objednávku je možné dohľadať je možné dohľadať na základe evidenčného čísla alebo priezviska hosťa Takisto je možné filtrovať objednávky na základe toho, či ide o objednávky skupinové alebo sólo. Prednastavené je zobrazenie všetkých. Navyše systém Horec umožňuje dohľadať aj objednávky so sumou zálohy. Tieto filtre sú vo forme checkboxov (začiarkavacích poličok) na ľavej spodnej strane formulára. Po nastavení filtrov je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.
Význam stĺcov:
- Atr. - atribút daného hosťa. V prípade, že stĺpec obsahuje *, hosť má na účte nevyplatené položky. Symbol + označuje hosťa, ktorý je ubytovaný na prístelke.
- Skupina - evidenčné číslo skupiny, ktoré môže zadať obsluha pri vytváraní objednávky alebo príchodu skupiny.
- Č.skup. - poradové číslo skupiny pridelované automaticky systémom.
Po označení konkrétneho hosťa je možné stlačením tlačidla Pozri prezrieť informácie o danom hosťovi. Informačný formulár o hosťovi je v režime prezerania, položky nie je možné opravovať. Podrobný popis položiek formulára je dostupný na tejto stránke.
Prácu s objednávkovým účtom je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Súhlas.
Výber hostí pre účet, označenie vlastníka
Objednávkový účet je možné vyhotoviť iba pre jednu izbu. V závislosti od toho, či je zvolená objednávka obsahuje záložky (v objednávke sú zapísané údaje všetkých hostí) alebo neobsahuje záložky (v objednávke sú zapísané iba údaje jedného hosťa) systém postupuje pri vystavovaní účtu.
Po vyznačení a odsúhlasení hosťa tlačidlom Výber, systém prekontroluje hostí zapísaných v objednávke. Ak je objednávka bez záložiek, systém rovno otvorí formulár účtu. V prípade, že sú v objednávke zapísaní viacerí hostia systém otvorí formulár výberu vlastníka účtu so zoznamom všetkých hostí zapísaných v objednávke.
Vo tomto formulári je možné cez tlačidlo Ins Vlastník označiť hosťa, ktorý bude vlastníkom účtu - položky účtu budú zapísané na jeho meno. Vlastník účtu je v tomto zozname označený príznakom "fajky" v poslednom stĺpci. Cez tlačidlo Del Vymazať je možné hosťa zo zoznamu odstrániť. Vystavovaný účet sa zrušeného hosťa nebude týkať. Následne pri výpočte zálohy, systém vypočíta maximálnu odporúčanú výšku zálohu zo sumy predpokladaných tržieb iba tých hostí, ktorých sa týka vystavovaný účet.
Upozorňujeme: Záloha je vždy zapísaná na vlastníka účtu a to aj v prípade, že sú zadaná údaje viacerých hostí. Pokiaľ má byť záloha rozdelená na jednotlivých hostí, potom je potrebné účtovať túto zálohu na daných hostí po častiach.
Pre ukončenie práce so zoznamom hostí vybraných pre účet a pokračovanie vo vyhotovení účtu je potrebné stlačiť tlačidlo Súhlas.
Práca s účtom a nastavenia účtu
Pri výbere jedného hosťa pre zúčtovanie alebo po odsúhlasení zoznamu hostí systém Horec zobrazí formulár účtu. Celý formulár je podrobne popísaný na tejto stránke.
Pred samotným vystavením účtu systém Horec umožňuje s účtom pracovať. Podrobný popis práce s účtom je dostupný na tejto stránke. Kedže funkčnosť objednávkového účtu je oproti účtu ubytovaného hosťa obmedzená, odporúčame pre bližší popis funkcií využiť rýchly prístup po kliknutí na konkrétnu funkciu zmienenú v texte nižšie.
Práca s objednávkovým účtom sa navyše líši podľa toho, či bola alebo nebola na konkrétneho hosťa v účte zapísaná záloha.
Účet bez zálohy
Ak žiadny hosť zahrnutý vystavenia účtu nemá zapísanú zálohu, potom je formulár účtu dostupný len s veľmi obmedzenou funkčnostou. Po otvorení formulára sú aktívne len dve tlačidlá:
- tlačidlo Záloha, prostredníctvom ktorého je možné zaúčtovať prijatú zálohu. Po vyvolaní funkcie záloha, systém navrhne maximálnu možnú výšku zálohy a po odsúhlasení umožní vykonanie platby.
Pri predaji služieb alebo tovarov, po zaúčtovaní zvolenej služby/tovaru, systém aktivuje tlačidlá na ďalšiu prácu s touto položkou. Je možné:
Účet so zálohou
Ak je na účte aspoň jedného hosťa zapísaná záloha, potom sa formulár účtu poskytuje možnosť pracovať s touto zálohou ako s inými položkami na účte. Na pravej strane formulára sú dostupné tlačidlá, ktoré umožňujú:
- presúvať položky na iných hostí
- vyňať položky z aktuálneho zúčtovania
- manuálne jednorazovo doťažiť a následne realizovať predaj služieb alebo tovarov
- stornovať zaúčtované položky - zálohu nie je možné stornovať prostredníctvom tejto funkciu. Je možné len jej vyplatenie.
- prezerať a tlačiť náhľad výsledného účtu
- zaúčtovať prijatú zálohu
- zvoliť spôsob platby prípadne ich kombináciu a tým vyhotoviť účet - v prípade zálohy je jej vyplatenie zároveň vrátením hosťovi. Týmto spôsobom je záloha odstránená z účtu.
Pomocou tlačidiel v stavovej lište je možné:
- cez parametre účtu meniť nastavenia zobrazenia konkrétneho účtu. Nastavenia parametrov účtu majú prioritu pred systémovými nastaveniami.
- do poľa poznámka zapísať ľubovolný krátky text, ktorý sa zobrazí v poznámke na účte.
- do popisu účtu zadať vlastný popis, ktorý nahradí popis vygenerovaný systémom Horec v hlavičke účtu A4 a v pätičke fiskálneho dokladu.
Vo formulári účtu je taktiež možné meniť náhlaď na položky účtu podľa potreby pracovníkov recepcie. K dispozícii je niekoľko náhľadov na zaučtované položky. Tieto náhľady je možné prepínať pomocou záložiek na ľavej strane zoznamu položiek.
Vyhotovenie účtu
Ukončenie práce s účtom a jeho vystavenie je podmienené zadaním platby cez príslušné tlačidlá. Nezáleží, či ide o vyplatenie zálohy alebo služby/tovaru. Platbu hotovosťou je možné zapísať priamo cez tlačidlo Hotovosť. Platbu iným spôsobom alebo kombináciu viacerých spôsobov platby je potrebné manuálne zadať po stlačení tlačidla Platba.
V ďalších krokoch je správanie systému Horec odlišné, a to v závislosti od zvoleného druhu dokladu pri platbe.
- Bežná faktúra
Systém Horec vystaví fiskálnu účtenku a následne ponúkne vystavenie účtu vo formáte A4 a to cez predvolenú alebo vlastnú šablónu. Ponuka sa zobrazí ako submenu pri tlačidle Výpis. Po kliknutí na príslušný systém zobrazí náhľad na účet. Tento je možné následne vytlačiť. Účet je automaticky uložený. Pri opätovnom náhľade na tento účet je možné meniť zobrazenie položiek ako aj popis cez parametre účtu.
Pokiaľ nie je potrebné vystaviť A4 účet, po stlačení tlačidla Zrušiť v spodnej časti formulára je práca s týmto účtom ukončená.
Systém Horec následne uzavrie formulár účtu alebo sa vráti do účtu, ak boli niektoré položky odložené. V druhom prípade je možné ďalšiu prácu s účtom prerušiť tlačidlom Zrušiť.
- Odberateľská faktúra
Systém Horec pri tomto spôsobe platby rovno vygeneruje a zobrazí dodací list. Tento je možné priamo vytlačit po stlačení tlačidla Tlač alebo využiť inú funkciu zo submenu dostupného po kliknutí na tlačidlo Tlač pravým tlačidlom myši. Takto je možné napríklad uložiť zostavu do súboru alebo odoslať mailom. Práca s dodacím listom je ukončená po stlačení tlačidla Zatvoriť. Pri platbách hotovosťou, kreditom alebo šekom je podľa nastavení systému vystavená buď fiskálna účtenka alebo príjmový pokladničný doklad - platí iba pre hotovosť. Riadnu faktúru je možné vytvoriť cez funkciu Faktúry, a to aj v prípade, že bol vystavený fiskálny doklad.
Po zatvorení dodacieho listu resp. príjmového dokladu sa systém Horec vráti do formulára účtu, ktorý je neaktívny a zobrazuje práve vyplatené položky. Cez tlačidlo Výpis je možné opätovne vyvolať náhľad na dodací list. Po stlačení tlačidla Zrušiť je práca s účtom ukončená.
Systém Horec následne uzavrie formulár účtu alebo sa vráti do účtu, ak boli niektoré položky odložené. V druhom prípade je možné ďalšiu prácu s účtom prerušiť tlačidlom Zrušiť.
Poskytnutie hotovosti
Táto funkcia je dostupná cez menu Hostia -> Účet -> Poskytnutie hotovosti. Pomocou tejto funkcie je možné zapožičať hosťovi zvolenú sumu v hotovosti a zároveň je táto suma zapísaná na jeho účet.
Pri záverečnom zúčtovaní je poskytnutá hotovosť súčasťou účtu. Ubytovacie zariadenie môže využitím tejto funkcie ušetriť najmä zahraničným hosťom drahé poplatky za výber hotovosti z bankomatu. Hosť môže kedykoľvek počas pobytu poskytnutú hotovosť "vyplatiť" akýmkoľvek z dostupných spôsobov platby. Poskytnutá hotovosť je evidovaná ako hotovostná fiskálna platba v mínusovej hodnote s nulovou DPH.
S touto funkciou súvisia následovné zostavy:
- Zostava M67 - prehľad všetkých nezúčtovaných poskytnutých hotovostí - aktuálny stav - ku" zobrazuje zoznam všetkých hostí, ktorí využili službu poskytnutie hotovosti a zároveň ešte poskytnutú hotovosť nevyplatili.
- Zostava M68 - prehľad zúčtovaných poskytnutých hotovostí v rozsahu hotel.dní" zobrazuje zoznam všetkých hostí, ktorý vo zvolenom intervale poskytnutú hotovosť vyplatili.
