CS-Horec - Hosté - Příchod

Skupina funkcí Příchod poskytuje možnost ubytovat přicházející hosty. Příchod hostů je možné realizovat různými funkcemi a jejich rozdíl je ve vstupních podmínkách při samotném příchodu hosta.

Příchod je možné realizovat ze zaevidované objednávky, ze které se automaticky využijí vyplněné informace a host se při ubytovaní směřuje na objednaný pokoj, což nemusí být podmínkou.

Příchod hostů, kteří si předem neobjednali pokoj je klasifikován jako náhodný příchod. Ubytování v tomto případe je možné na volný pokoj vybraného typu. Také existuje možnost doplnit hosta k už ubytovanému hostovi, za předpokladu, že na daném pokoji existuje volná postel nebo přistýlka.

Funkce slouží i pro evidenci tzv. externích hostů, kteří využívají všechny služby zařízení kromě ubytování. V tomto případě se příchodem takových hostů otevírá jejich hotelový účet, na který je možné účtovat libovolné služby, zboží apod.

Systém spolupracuje s vybranými zámkovými systémy, což zabezpečuje plnoautomatické generování karet hostů po zaevidování jejich příchodu, bez dalšího zásahu obsluhy recepce.

Doplnění

Funkce Doplnění umožňuje evidenci příchodu hosta, který požaduje ubytování na částečně obsazeném pokoji. Tato funkce se většinou používá v případě příchodu partnera anebo spolupracovníka k již ubytovanému hostovi. Funkci Doplnění hostů na pokoj je možné využít pro zvolený pokoj opakovaně až do naplnění kapacity daného pokoje. Pomocí této funkce není možné ubytovat hosta na volný pokoj.

Funkce je dostupná jen prostřednictvím menu Hosté -> Příchod -> Doplnění anebo na mapě přehledu pokojů.

Po výběru funkce se zobrazí formulář příchodu hosta. Podrobný popis formuláře, jeho funkcí, nastavení, společné pro všechny druhy příchodů jsou zpracovány v této kapitole.

Doplnenie hosťa na izbu

Doplnění hosta na pokoj je kdykoliv možné přerušit stlačením tlačítka Zrušit.

Výběr vhodného pokoje

Systém při výběru pokojů nabízí jen ty pokoje, které vyhovují podmínce společného ubytování hostů. Před samotným výběrem pokoje je potřeba mít vyplněný datum odchodu. Systém přednaplňuje datum odchodu na hodnotu o jeden den vyšší než je datum nástupu. Správně vyplněný datum odchodu je kritériem, které systém zohledňuje při výběru volných pokojů.

Číslo pokoje je možné zapsat manuálně. Systém však kontroluje podmínku částečně obsazeného pokoje a pokud je zadané číslo pokoje, který tomuto kritériu nevyhovuje, systém upozorní varovným hlášením. Následně je potřeba zadat jiné číslo pokoje. Právě z tohoto důvodu doporučujeme používat vybírač pokojů.

Při zadávání čísla pokoje stačí stlačit tlačítko vybírače a systém nabídne seznam vyhovujících částečně obsazených pokojů, včetně informace o počtu obsazených a volných lůžek a zároveň příjmení prvního ubytovaného hosta na pokoji.

Výber čiastočne obsadených izieb

Tento seznam je možné zúžit, pokud je před samotným výběrem pokojů vyplněno pole Poschodí a/anebo Typ pokoje.

V případě, že není ve formuláři příchodu zadaná žádný pokoj, systém nedovolí příchod hosta odsouhlasit a pracovníkovi recepce je nabídnut seznam částečně obsazených pokojů.

Údaje o hostovi a službách

Formulář příchodu hosta se standardně otevírá prázdný - neobsahuje žádné údaje o hostovi, umožňuje však přístup do seznamu bývalých hostů anebo aktivních objednávek.

• výběr hosta z bývalých - v případě, že host byl už někdy v zařízení ubytovaný, systém umožňuje načítání jeho údajů ze seznamu bývalých hostů. Seznam bývalých hostů je dostupný po stlačení tlačítka Bývalí.
• výběr hosta z objednávky - v případě, že host má evidovanou objednávku, je možné tuto objednávku vyvolat přes tlačítko Objednávka.
• manuální zadání údajů - pokud host nebyl nikdy v zařízení ubytovaný a ani nemá evidovanou objednávku, je potřeba zadat jeho údaje zápisem do jednotlivých polí. Pro realizaci příchodu jsou nutné jen povinné pole příjmení a stát, v závislosti na ubytovacím zařízení se však tyto údaje mohou lišit podle nastavení systému.

Kdykoliv po dobu pobytu hosta je možné zadané údaje doplnit anebo změnit pomocí funkce Změna pobytu.

Při příchodu hosta je možné objednat i služby, které bude host po dobu pobytu čerpat a to přes tlačítko Služby. Cena za ubytování i místní poplatek (pokud jej má host platit) je natěžovaný automaticky. Taktéž není potřeba opětovně objednávat služby, které jsou jako balík součástí cenového profilu.

Po vyplnění formuláře je příchod hosta potřeba potvrdit stlačením tlačítka Souhlas. Systém zkontroluje, zda jsou vyplněny všechny povinné položky a následně zapíše hosta mezi ubytované.

Externí

Funkce Příchod externího hosta umožňuje evidenci náhodného příchodu externího hosta. Jdee o speciální příchod hosta, který může užívat všechny hotelové služby, obyčejně však bez ubytování. Externí hosté nejsou počítáni do oficiální statistiky přenocováni (pro Statistický úřad ČR), jsou však uvedení v hlášení pro policii a v interních statistikách. Příklad využití takového hosta je např. otevření účtu pořadatele banketu, převzetí zálohy do depozitu, příchod hosta na mimořádnou přistýlku atd.

Funkce je dostupná prostřednictvím menu Hosté -> Příchod -> Externí, pomocí klávesové zkratky Ctrl+E anebo přes ikonu v nástrojové liště.

Po výběru funkce se zobrazí formulář příchodu hosta. Podrobný popis formuláře, jeho funkcí a nastavení, společné pro všechny druhy příchodů, jsou zpracovány v této kapitole.

Příchod externího hosta

Realizaci příchodu externího hosta je kdykoliv možné přerušit stlačením tlačítka Zrušit.

Výběr pokoje

Při ubytování externího hosta systém nabízí číslo fiktivního pokoje. Fiktivní čísla pokojů začínají hodnotou "X0001" a vyšší, až do "X9999". Ručně je možné zadat maximální hodnotu čísla fiktivního pokoje až "XWWWW". Ve formuláři je neaktivní pole Typ pokoje - toto pole má přednastavenou hodnotu "extern". Toto pole slouží i jako identifikátor externího hosta. V souvislosti s neaktivním typem pokoje je neaktivní i Cenový profil, protože cena ubytování se řídí přímo typem pokoje. Navíc při externím hostovi ve většině případů není potřeba natěžovat ubytování.

Údaje o hostovi a jeho službách

Externí host má všechny vlastnosti a užití jako běžně ubytovaný host. Rozdíl je jen v tom, že služby, které mají nabíhat na jeho účet, je potřeba explicitně objednat. Toto se týká i ubytování a místního poplatku - toto je taktéž třeba objednat.

Pro realizaci příchodu externího hosta je potřeba zadat minimálně povinné údaje. Přednastavenými hodnotami jsou pole příjmení a stát, v závislosti na ubytovacím zařízení se tyto údaje mohou lišit podle nastavení systému. Kdykoliv v průběhu pobytu externího hosta je možné údaje doplnit nebo změnit pomocí funkce Změna pobytu.

Formulář příchodu hosta se standardně otevírá prázdný - neobsahuje žádné údaje o hostovi, umožňuje však přístup do seznamu bývalých hostů anebo z aktivních objednávek.

• výběr hosta z bývalých - v případě, že host byl už někdy v zařízení ubytovaný, systém umožňuje načítání jeho údajů ze seznamu bývalých hostů. Seznam bývalých hostů je dostupný po stlačení tlačítka Bývalí.
• manuální zadání údajů - pokud host nebyl nikdy v zařízení ubytovaný a ani nemá evidovanú objednávku, je potřeba zadat jeho údaje zápisem do jednotlivých polí. Pro realizaci příchodu jsou nutné jen povinné pole příjmení a stát, v závislosti na ubytovacím zařízení se však tyto údaje mohou lišit podle nastavení systému.

Při příchodě externího hosta je možné objednat i služby, které bude host po dobu pobytu čerpat a to přes tlačítko Služby. Upozorňujeme, že tímto způsobem je potřeba objednat ubytování a místní poplatok, pokud mají být externímu hostovi tyto služby účtovány.

Po vyplnění formuláře je příchod hosta potřeba potvrdit stlačením tlačítka Souhlas. Systém zkontroluje, zda jsou vyplněny všechny povinné položky a následně zapíše hosta mezi ubytované.

Neobjednaní

Funkce Příchod neobjednaného hosta umožňuje realizovat náhodný příchod hosta, který neměl zaevidovanou objednávku. Tento host je ubytován na volný pokoj. Pokud má být host ubytován k jinému, tj. jde o doplnění na částečně obsazený pokoj, je potřeba realizovat příchod přes funkci Doplnění hosta na pokoj anebo přímo přes mapu přehledu.

Příchod neobjednaného hosta je možné realizovať přes menu Hosté -> Příchod -> Neobjednaní, prostřednictvím klávesové zkratky Ctrl+P anebo přes ikonu v nástrojové liště.

Po výběru funkce se zobrazí formulář příchodu neobjednaného hosta. Podrobný popis formuláře, jeho funkcí jako i nastavení společné pro všechny druhy příchodů jsou zpracovány v této kapitole.

Doplnění hosta na pokoj

Realizaci příchodu neobjednaného hosta je kdykoliv možné přerušit stlačením tlačítka Zrušit.

Výběr vhodného pokoje

Systém při výběru pokojů nebízí jen volné pokoje. Před samotným výběrem pokoje je potřeba mít vyplněný správný datum odchodu. Systém přednaplňuje datum odchodu na hodnotu o jeden den vyšší než je datum nástupu. Datum odchodu je základním kritériem, které systém zohledňuje při výběru volných pokojů.

Číslo pokoje je možné zapsat přímo (ale musí odpovídat volnému pokoji) anebo kliknutím na tlačítko systém vyvolá seznam volných pokojů. Pokoje jsou vždy setříděny podle jejich čísla. Nabídka pokojů obsahuje číslo pokoje a typ. Ten buď obsahuje všechny volné pokoje, anebo je filtrovaný na základě zvoleného poschodí případně typu pokoje. Vhodný pokoj ze seznamu je potřeba potvrdit tlačítkem "Výběr". Po výběru příslušného pokoje se z nabídky automaticky přebere i typ pokoje a číslo poschodí.

V případě, že není zvolen žádný pokoj, systém nedovolí příchod hosta odsouhlasit a pracovník recepce je upozorněn varovnou hláškou.

Údaje o hosťovi a službách

Formulár príchodu hosťa sa štandardne otvára prázdny - neobsahuje žiadne údaje o hosťovi, umožňuje však prístup do zoznamu bývalých hostí alebo aktívnych objednávok. Pre vykonanie príchodu je potrebné zadať údaje hosťa a to jedným z nasledovných spôsobov:

• výber hosťa z bývalých - v prípade, že hosť bol už niekedy v zariadení ubytovaný, systém umožňuje načítanie jeho údajov zo zoznamu bývalých hostí. Zoznam bývalých hostí je dostupný po stlačení tlačidla Bývalí.
• výber hosťa z objednávky - v prípade, že hosť má evidovanú objednávku, je možné túto objednávku vyvolať cez tlačidlo Objednávka.
• manuálne zadanie údajov - pokiaľ hosť nebol nikdy v zariadení ubytovaný a ani nemá evidovanú objednávku, je potrebné zadať jeho údaje zápisom do jednotlivých polí. Pre realizáciu príchodu sú nutné iba povinné polia priezvisko a štát, v závislosti od ubytovacieho zariadenia však sa tieto údaje môžu líšiť podľa nastavenia systému.

Kedykoľvek počas pobytu hosťa je možné zadané údaje doplniť alebo zmeniť pomocou funkcie Zmena pobytu.

Pri príchode hosťa je možné objednať aj služby, ktoré bude hosť počas pobytu čerpať a to cez tlačidlo Služby. Cena za ubytovanie aj miestny poplatok (pokiaľ hosť tento má platiť) je naťažovaný automaticky. Takisto nie je potrebné opätovne objednávať služby, ktoré sú ako balík súčasťou cenového profilu.

Po vyplnení formulára je príchod hosťa potrebné potvrdiť stlačením tlačidla Súhlas. Systém skontroluje, či sú vyplnené všetky povinné položky a následne zapíše hosťa medzi ubytovaných.

Viacposteľová izba a ďalší hosť

Po zápise príchodu hosťa systém v prípade viacposteľovej izby ponúkne ďalší formulár príchodu - pre prípadného ďalšieho hosťa, ktorý prichádza súčasne s prvým a obaja majú byť ubytovaní spoločne na jednej izbe.

• ak takýto prípad nenastal, tento formulár je možné jednoducho odmietnúť pomocou tlačidla Zrušiť. Zrušenie tohto formulára nijako neovplyvní už ubytovaného hosťa.

• ak takýto prípad nastal, je možné do formulára zapísať údaje ďaľšieho hosťa. Pri zápise sú už niektoré polia neaktívne - dátum príchodu, dátum odchodu a číslo izby. Dátum odchodu a aj číslom izby je možné zmeniť ihneď po realizácii príchodu pomocou funkcií... Zároveň systém skopíruje do formulára príchodu všetky údaje podľa prvého ubytovaného hosťa. Výnimkou sú polia - priezvisko, meno, titul, dátum narodenia a číslo cestovného dokladu. Hodnoty v týchto poliach systém vymaže. Táto vlastnosť urýchľuje zapísanie údajov ďaľšieho hosťa. Taktiež platí, že pre ďalšieho hosťa sa kopírujú služby, ktoré má objednané prvý hosť. Po doplnení údajov je potrebné príchod hosťa potvrdiť tlačidlom Súhlas.

Systém bude opakovane ponúkať formulár príchodu ďalšieho hosťa do naplnenia kapacity danej izby alebo do okamihu odmietnutia.

Objednaní

Funkcia umožňuje spríchodovať hostí z objednávky. Funkcia je dostupná cez menu Hostia -> Príchod -> Objednaní, prostredníctvom klávesovej skratky Ctrl+R alebo cez ikonu v nástrojovej lište.

Po vyvolaní funkcie systém zobrazi zoznam objednávok, ktoré majú nástup v aktuálny pobytový deň. Zoznam sólo objednávok hostí je štandardne zoradený vzostupne podľa očakávaneho evidenčného čísla objednávky. Tak ako v ostatných zoznamoch, aj v tomto je možnosť zoradiť záznamy na základe iného kľúča. Jednoduchým kliknutím na hlavičku stĺpca sa záznamy v tabuľke zoradia zostupne alebo vzostupne podľa zvoleného stĺpca.

Pri otvorení formulára je prednastavené zobrazenie všetkých sólo objednávok. Vyhľadávanie objednávok v zozname je možné uľahčiť využitím filtrov. Filter je možné využiť na dohľadanie sólo objednávok podľa evidenčného čísla alebo podľa priezviska hosťa. Po nastavení filtrov je potrebné stlačiť tlačidlo Obnova pre načítanie nového zoznamu.

Tlačidlo Pozri na ľavej strane formulára slúží na prezeranie zvolenej objednávky zo zoznamu. Objednávka je v režime prezerania neaktívna - nie je na nej možné meniť údaje. Pokiaľ je potrebné zmeniť objednávku, je možné využiť tlačidlo Zmena po výbere objednávky.

Realizáciu príchodu objednaného hosťa je kedykoľvek možné prerušiť stlačením tlačidla Zrušiť.

Príchod objednaných hostí

Po zvolení objednávky a stlačení tlačidla Výber sa otvorí formulár Príchodu objednávky. Tento formulár slúži na zvolenie spôsobu na ubytovanie, príp. na zmenu objednávky.

Systém ponúka tri spôsoby realizácie príchodu hostí

• príchod jednotlivca - tento spôsob odporúčame, pokiaľ hostia prichádzajú na izbu jednotlivo alebo v prípade objednávky na jednolôžkovú izbu. Po stlačení tlačidla Jeden systém otvorí formulár príchodu hosťa. Všetky polia sú aktívne, ich podrobný popis nájdete na tejto stránke. Povinné polia sú vyznačené žltou farbou. Po vyplnení údajov stačí potvrdiť príchod stlačením tlačidla Súhlas. Údaje ubytovaného hosťa je možné kedykoľvek meniť prostredníctvom funkcie Zmena pobytu.

• príchod viacerých hostí z objednávky - tento spôsob odporúčame, pokiaľ prichádza naraz viacej hostí na izbu. Postup je rovnaný ako pri príchodu jednotlivca. Po stlačení tlačidla Všeci systém otvorí formulár príchodu hosťa. Všetky polia sú aktívne. Po vyplnení údajov stačí potvrdiť príchod stlačením tlačidla Súhlas. Avšak v tomto prípade systém po odsúhlasení príchodu hosťa, ponúkne formulár na realizáciu príchodu ďalšieho hosťa. Túto akciu systém opakuje až do naplnenia maximálnej kapacity izby (pozn. parameter nastavenia systému) alebo pokiaľ pracovník neukončí príchodovaní hostí stlačením tlačidla Zrušiť po otvorení nového formulára príchodu.

Pokiaľ je potrebné neskôr niektoré údaje ubytovaných hostí zmeniť, je možné využiť funkciu Zmena pobytu.

• expresné ubytovanie hostí - tento spôsob predstavuje rýchly spôsob ubytovania jedného alebo viacerých hostí. Systém na základe údajov z objednávky zapíše hostí ako ubytovaných, od pracovníka recepcie vyžaduje iba súhlas s expresným zápisom objednávky. Následnu zmenu údajov ubytovaných hostí je potrebné vykonať prostredníctvom funkcie Zmena pobytu.

Pri expresnom príchode je potrebné uvedomiť si, že:

• počas vykonávania príchodu hosťa do systému nie je možné upravovať alebo dopĺňať jeho údaje. Nakoľko legislatíva nariaďuje evidenciu osôb, je potrebné doplniť údaje hostí z expresného príchodu neskôr.
• pokiaľ nie je v objednávke upravený počet lôžok podľa potreby, systém zaeviduje počas vykonávania príchodu taký počet hostí, ako je maximálna kapacita izby.
• pokiaľ je objednávka zapísaná iba na jedného hosťa, potom všeci expresne ubytovaní hostia na danej izbe budú mať totožné údaje.

Zmena objednávky

Po stlačení tlačidla Zmena systém otvorí formulár editácie objednávky. V tomto formulári je možné doplniť údaje o objednaných hosťoch. Viacej informácií o zmene objednávky sa nachádza na tejto stránke.

Zrušení

Funkce Zrušení umožňuje stornovat příchod hosta, který krátce po nástupu odchází bez využití služeb ubytovacího zařízení. Takové zrušení je možné uskutečnit jenom v čase, kdy host ještě nemá na svém účtu žádnou položku a zároveň od příchodu neuplynul delší čas jako je nastavený v servisních nastaveních systému Horec!

Po vyvolání funkce systém zobrazí seznam ubytovaných hostů, kteří nastoupili v aktuální pobytový den. Seznam hostů je standardně seřazený podle čísla pokoje, následně podle čísla hosta. Externí hosté jsou řazení na konec seznamu. Tak jako v ostatních seznamech, i v tomto je možnost seřadit záznamy na základe jiného klíče. Jednoduchým kliknutím na hlavičku sloupce se záznamy v tabulce seřadí sestupně nebo vzestupně podle zvoleného sloupce.

Při otevření formuláře je přednastavené zobrazení všech hostů příchozích v aktuální pobytový den. Vyhledávání hostů v seznamu je možné ulehčit využitím filtrů. Filtr je možné využít na dohledání hostů podle příjmení hostů nebo čísla pokoje. Po nastavení filtrů je potřebné stisknout tlačítko Obnova pro načtení nového seznamu.

Význam sloupců:

• Atr. - atribut, který značí stav účtu hostů. Hodnota * je příznak nevyplacených položek na účtu hostů.
• Skupina - evidenční číslo skupiny, které může zadat obsluha při vytváření objednávky nebo příchodu skupiny.
• Č.skup. - pořadové číslo skupiny přidělované automaticky systémem.

Prohlížení informaci o konkrétním hostu je možné po označení daného hosta a stisknutí tlačítka Prohlédni. Informační formulář o hostu je v neaktivním režimu(pole jsou šedá), to znamená, že položky není možné opravovat. Podrobný popis položek formuláře najdete teto stránce.

Rušení příchodu je kdykoliv možné přerušit stisknutím tlačítka Zrušit.

Zrušení příchodu

Po zvolení hosta a stisknutí tlačítka' 'Výběr otevře se formulář Zrušujícího příjezdu. Údaje v tomto formuláři není možné editovat, formulář slouží pouze na zobrazení informací o zvoleném hostu. Pro potvrzení zrušení příjezdu je třeba stisknout tlačítko' 'Souhlas.

Prostřednictvím této funkce lze zrušit příchod pouze jednomu konkrétnímu hostu. Pokud je třeba zrušit příchod několika hostů (i z jednoho pokoje), postup je nutné zopakovat.

Pokud dojde ke zrušení příjezdu všech hostů z pokoje, pokoj je označen jako prázdny.

'Upozorňujeme:' Použití této funkce je třeba dělat s rozvahou, protože takovýmto způsobem se neúčtují žádné služby za použití pokoje.

Pokud není možné provést zrušení, systém upozorní varovnou hláškou. Nejčastěji je to v případě, že host má naťaženú nějakou položku na účtu - pultový prodej ale i záloha. Druhý případ je časové omezení zrušení příjezdu. Toto omezení se řídí nastaveními systému Hořec. V obou případech je možný jen předčasný odchod s řádným vyúčtováním.