Centrálna databáza hostí

Úvod

Centrálna databáza hostí CDH je aplikácia, ktorá pracuje nad systémom ASSECO Horec, presnejšie nad dvoma alebo viacerými databázami systému ASSECO Horec. Aplikácia je vhodná pre ubytovateľov, ktorý prevádzkujú viac hotelov. Slúži ako centralizované úložisko dát o stálych hosťoch, a zároveň ako centrálny nástroj na ich správu a marketingové účely. CDH je inštalovaná v internej sieti zákazníka.

Základný popis

Systém ASSECO Horec už obsahuje modul s názvom Stáli hostia, ktorá tvorí základ pre vytvorenie Centrálnej databázy hostí.

Principiálne, lokálna databáza hostí je tvorená všetkými hosťami bývajúcimi v Hoteli, centrálna databáza bude obsahovať iba vybranú časť hostí.

Lokálna databáza obsahuje všetky detaily o pobyte hosťa a jeho položkách, dokonca Horec vie rozoznať, ktoré položky vytvoril hosť, a ktoré len zaplatil.

Do centrálne databázy sa detaily o hosťovi prenášajú len v agregovanej podobe, na základe vybranej kategórie služieb.

Popis základných procesov Príchodu stáleho hosťa: Základné informácie o hosťoch sa zadávajú cez systém Horec, zadáva ich recepcia hotela pri príchode hosťa. Údaje sa prenášajú na centrálu a tam sú k dispozícii všetkým hotelom. V prípade potreby je možné ich na centrále editovať. Nad databázou hostí na hoteloch, ale aj na centrále je k dispozícii funkcia na zlučovanie hostí a vyhľadávanie duplicít. Popis procesu: • Pri príchode sa hosť buď preukáže jednou z akceptovaných typov kariet, alebo dokladom • Horec po zapísaní čísla karty, alebo niektorých základných identifikačných údajov urobí dopyt na centrálnu databázu • Centrálna databáza vráti Horcu Profil stáleho hosťa, ten obsahuje okrem iného aj zľavový profil

Platba účtu, odchod hosťa: Každý hosť má priradený profil, v ktorom je definovaná zľava poskytnutá na recepcii, prípadne v reštaurácií. Zľavy sa definujú v lokálnych systémoch, čiže každý hotel, prípadne reštaurácia, vie hosťovi definovať vlastné zľavy. Zľavy je možné definovať až na kategóriu tovaru, resp. služby, napríklad, je možné poskytnúť inú zľavu na ubytovanie a inú na wellness služby. Vlastnosti: • Pri otvorení účtu hosťa sa automaticky vypočíta zľava podľa nastavení v zľavovom profile • Po odchode hosťa sa odošle do centrálnej databázy informácie o pobyte

Nastavenie CDH v systéme ASSECO Horec

Nastavenie používateľ vykoná v menu Servis - Špeciálne služby - Externé systémy - TITAN - Stáli hostia.

• Povolený : Áno
• Link : url adresa na miesto inštalácie CDH
• Test : test spojenia
• Celková synchronizácia : po potvrdení prebehne synchronizácia číselníka Stáli hostia na CDH, nie je povinné
• Súhlas : po kladnom teste spojenia, používateľ nastavenie potvrdí, v tomto momente prebehne synchronizácia firiem, aktuálne ubytovaných hostí a objednávok

V centrálnej databáze sa uchovávajú

   Identifikačné údaje hosťa:
       Meno,
       Priezvisko,
       ...
   Firmy
   Histórie pobytov
   História účtu

Funkcie Centrálnej databázy hostí

   Hromadné zasielanie e-mailov vybranej skupine hostí – funkcia na odosielanie informačného e-mailu vybranej skupine hostí.
   REPORTING – základná sada reportov
   Pravidla pre zmenu profilu hosťa – funkcia po splnení kritérií automaticky zmení profil stáleho hosťa
   Vyhľadávanie duplicít – vyhľadávanie duplicitných záznamov